第46章 掌握技艺猛虎添翼 (2)

　　第8章第三节掌握技艺猛虎添翼 (2)

　　小标题告诉读者，作者要说的问题。它们就好像路标，指引方向，标定地域。一篇好的备忘录、信函或报告应包含副标题，尤其当他们长于一页时更应如此。小标题很容易添加：通常它们就是你打提纲时拟定的要点。

　　最重要的是副标题让读者的工作变得容易。比如，读者可以打开书本的这一章，快速地翻阅整个章节来寻找任何让他感兴趣的小标题。然后他就可以只阅读那些他感兴趣的话题。其他小标题下的材料可以跳过、浏览或稍后再读。

　　读者喜欢的作者，是他的作品易让人读懂的作者。小标题可以把任何备忘录、信函或报告分割为可以一口吃下去的部分。可以说，它们是快餐，还易消化。加小标题确实是一种很有效的、容易应用的写作技巧。

　　9精彩的视觉效果

　　创作最优秀的报告、信函或备忘录，如果打印到纸张上后不能显得很简洁有力，也会失去它的光彩。格式应用是非常重要的。要尊重各种公文、报告的即定格式，使你的“作品”在映入眼帘之际就向人宣布它是有价值的，可看的东西。这并不难，遵循以下几点建议：

　　前后一致。这包括使用前后一致的空格、段落、缩进、小标题、页码等。

　　检查拼写、语法、标点。少做任何一点都能让你显得不专业、未受过教育、懒散、漫不经心，或者具有所有这些缺点。这类错误能马上给许多读者留下印象，包括那些能左右你事业成败的人们。

　　采用现实的边限。典型地，页面每边空254厘米(1英寸)。如果要装订，左边留381厘米(15英寸)通常足够。

　　掌握企业上网的技艺

　　联入Internet，是企业向全世界展示形象的第一步，也是网络时代必不可少的一步。“网”罗天下，运筹帷幄，决胜千里，是每一位成功者开创事业的先决条件。

　　一般企业联入Internet采用的是以下两种方式。

　　SLIP或PPP联网方式，你公司的计算机局域网可与Internet网直接联用，并享有Internet全部联通特性。

　　线路出租方式，可提供高达1544兆的Internet网速度。

　　下面就对这两种联网方式分别加以介绍。

　　SLIP是Serial Line Internet Protocal的缩写，PPP是Point to Point Protocal的缩写。SLIP和PPP这两种服务都允许用户通过电话线连接，作各种TCP\/IP连接的选择。

　　SLIP和PPP联网有许多优点。首先，你可以同时使用多种Internet工具。例如：一旦你有了一个PPP账户，且建立了一个成功的连接后，你就可以在一个窗口中使用Web浏览器，在另一个窗口中进行一次Telnet会话，而在第三个窗口中读收到的电子邮件。SLIP和PPP联网的另一优点是你可使用像Mosaic或Netscape那样复杂而易操作的图形软件界面，从而只要选择鼠标，轻轻一点获得大量信息。

　　线路出租联网也即常说的专线连接，专线账户与拨号账户之间的主要区别是用户们何时访问Internet。拨号账户允许用户在需要时拨号并使用Internet,如果认为自己经常需要拨号，或者如果办公室中有许多人都常要拨号，那么专线连接是一个较好的选择。这就像打电话一样，对于拨号方式，这根电话线是大家共用，所以出现占线情况在所难免，尤其是使用高峰期，但如果这是一条专用的电话线，那就不会出现这种情况了。拥有专线后，你的公司可将自己的局域网挂到Internet上，从而使你的雇员可随时进入Internet，完成任何任务。

　　企业选择联入方式的同时，还要选择Internet服务提供商。

　　企业选择Internet服务提供商应该谨慎考虑多方面因素。

　　在决策前应先确定你的Internet要求，你应回答如下几个问题：

　　你的通信对象是什么?一个人，一小群人，一个大部门或公司；

　　你感兴趣的Internet服务器类型是什么?电子邮件、WWW、Telnet、FTP、Usenet新闻组；

　　你希望你的企业向其他Internet用户传播哪些信息，例如广告；

　　你的公司是否只需简单的信息沟通网络世界；

　　你是否打算进入有图形的超媒体World Wide Web?电子邮件和Usenet是否可以完全满足你的需要?

　　上述几个问题是需要每一位接入者必须考虑的。除此之外，个人可根据具体情况来考虑一些问题，诸如企业的发展规模，上网费用等。

　　一旦你清楚所希望服务的类型后，那么你就可以着手选择服务提供商了。选择一个服务提供商时，你应考虑以下七个关键因素：

　　1用户服务与支持

　　尽管Internet入网正迅速商品化，但Internet服务提供商的服务却差别很大，如有的提供商提供全套Internet工具和功能，包括WWW、FTP、Gopler、Telnet、Archie等，有的则只提供Internet电子邮件和一小部分newsgroups。所以你应了解清楚，该提供商是否能满足提供增加需要的服务，它是否提供完全的Internet访问。它是否有与Internet高容量连接，(因为如果它拥有的只是低容量连接，那在高峰时段，就会出现网络响应时间显著变慢的问题。)

　　2网络可靠性

　　对于从事商业活动的人来说，网络可靠性是一个非常重要的因素。你可以想像一下，当你的计算机系统瘫痪，或因某些原因引起你的电源或电话线损坏时会出现什么场面?——公司运作完全停止，这还是好的，如果信息系统破坏，那是很严重的。而Internet联网也可能发生同样的事情。

　　3网络性能

　　所谓网络性能是指你的Internet服务提供商传递电子邮件和你要发送的其他数据的速度。它受两方面因素制约：你与Internet服务提供商连接的速度以及你的服务提供商与Internet联网的速度。

　　4费用情况

　　该Internet服务提供商对于自己所需服务的收费情况如何?有无任何隐蔽的或提前的收费?是否收取其他服务费用?

　　5网络安全

　　如果你采用专线连接入网方式，那么，考虑到网络安全性，你应选择一位能与你一起建立防火墙、口令及其他网络安全措施的Internet服务提供商。如果你打算在网上出售产品或服务，你还应考虑如何安全地传送信用卡信息，要知道万一你的信用卡号及密码被黑客窃取，那你的损失可能就惨重了。

　　6网络访问

　　如果打算使用拨号服务，那么该提供商是否有足够的拨号端口也是需要考虑的问题。

　　7网络限制

　　Acceptable User Policy(一般写作AUP)是Internet服务提供商对用户使用网络活动的限制。在你同一位入网权提供者开始协作之前，应先确定它拥有进入允许商业活动的网络的权利。

　　了解了Internet服务提供商所能提供服务的基本情况后，就可以根据自身需要选择提供商了。目前中国的Internet服务提供商很多。以下仅向各位推荐两家：

　　中国公用Internet网：ChinaNET ChinaNET可提供Internet所具有的全部功能，如电子邮件(Email)、交谈(Talk)、多人聊天(Chat)、远程登录(Telnet)、文件传输(FTP)、查询网上用户状态(Finger)、查询(Archive、WAIS)全球新闻网(Usenet)等。

　　中国信息技术有限公司。中国提供服务包括：电子邮件、Telnet远程登录、FTP文件传送、BBS电子论坛、WWW服务。

　　以上简要介绍了企业联入Internet的一些具体方法、考虑因素、选择方案等。个人可根据自身情况为企业量身定做。占有信息量的多少将是未来商战中决定胜负的关键因素。Internet正是一个信息的海洋，利用网络，善用网络将成为每一位创业者的共识!

　　掌握主持高效会议的技艺

　　组织一场卓有成效的会议，不仅听起来、看起来，而且也可以感觉得到很重要。但是，要想创造这样精巧构思的事情，一个组织者到底需要做些什么呢?答案是两方面的。第一个答案非常笼统、简短，第二个答案更具体、更详细。会议组织者要在此基础上明确召开高效务实的成功会议需要落实五个步骤：会议计划；会议组织；会议主持；会议结束；会议后续工作。现在来逐一分析一下：

　　1会议计划

　　会议主持者首先必须简洁明了地决定会议要完成什么任务。就是说，会议的目的或希望的最终结果是什么?例如：会议目标可以是信息共享，也可以是项目规划。

　　其次，主持者组织规划会议的参加者。如果可能，只邀请那些能够帮助完成会议目标的人参加。你可以把会议通知“抄送”给未被邀请但想了解该会议的人，或者你也可以问问他们，看他们是否想参加。

　　确定参加会议的人员后，撰写通知。保持通知简短，但一定要包括如下内容：

　　与会人员名单；

　　会议的目标；

　　起止时间；

　　要做的准备；

　　议程；

　　2议程组织

　　召集会议后，主持者必须起草议程。对主持者来说，会议在会议开始前就已经开始了。只要心中牢记会议目标，议程唾手可得。只需列出要讨论的问题和时间范围即可。

　　3会议主持

　　对主持者来说，每次实际主持会议都像一头扎入游泳池中，毫无选择。要么下沉，要么游泳。

　　因为没有几个主持者会淹死，问题就是游得怎么样了，也就是说，会议有多大效果。因为精明的主持者能够掌握并利用四个会议要素，这就是：

　　物理环境；

　　基调或气氛；

　　主持者的角色；

　　会议的种类。

　　主持人在控制会议议程的过程中，要善于激发和控制别人的参与。

　　这通常很简单。毕竟，在好的会议上只有能做出贡献的人才会被邀请。考虑到这一点，主持者就能用几种方法来鼓励他人的参与。这简单的办法就是让别人说话。主持者不能一味痴迷于自己的嗓音，不让别人插嘴。另外，主持者应该通过恭维、认可或表现出赞许来加强别人的参与积极性。主持者还可以要求进行讨论。主持者可以问一些无确定答案的问题，如“你们大家怎么想的”或“我们应采取什么样的行动”，来诱使别人作答。此外，一个最基本的方法，主持者可以在会议开始时声明，“球场规则”是参加者必须参加讨论。

　　如果说激发听众的参与常常是小菜一碟的话，控制听众的参与就可能引起些小麻烦，除非做到机智圆滑。为此，会议主持者必须总是控制着会议。或者换种说法，会议主持者必须不能失去对会议的控制。主持者才是掌权人。即使当会议几乎要变成出谋划策、人人有份式的大讨论或者其他积极热烈的参与形式时，主持者也必须总是控制着整个局势。

　　当某个与会者试图接管对会议的控制时就会出问题。比如：某个与会者可能会专横跋扈、喋喋不休，或者试图让会议的讨论围着他转。当这种古怪行径出现时，主持者必须估计一下会议是否会达到最初的目的。如果答案是否定的，主持者必须控制住会议。有几个一般很有效的方法。例如，主持者可以站起来。这个策略很有效，因为通常一个房间里个头最高的人能控制这个房间。如果试图控制会议的人站着而主持者坐着，主持者就会变得被动。因高度能产生权力。

　　4会议结束

　　结束会议并不难。它只需几个步骤。熟练的主持者忠实地遵循着它们。不那么熟练的会议主持者则不能及时意识到他必须采取具体的行动来结束会议。

　　首先，主持者总结会议成果。清楚明白地宣布会议在什么程度上完成了初步目标。

　　然后，灵活的会议主持者要清楚地、毫不含糊地叙述会议通过的与会者必须采取的行动，这样才会搞好后续工作。

　　5会议后续工作

　　会后，主持者仍有重要的工作要做。

　　例如，反馈情况。比如询问：“你觉得会议怎么样?”或“你对会议有什么想法?”这类寻求反馈的问题有两个目的。①与会者让主持者了解什么是正确的，以便将来可以坚持；另外，主持者可以发掘出一些主意，以便今后的会议召开得更有成效。②主持者能再一次树立自己真正关心与会者的想法、需要、感觉和反应的形象。这样做，在将来开会时，受到关心的与会者会更加同心协力帮助主持者来主持卓有成效的会议。

　　有时，随后写些备忘录或信件也会对主持者有所帮助：

　　总结会议的成果；

　　计划下一次会议；

　　亲自与在会议上接受了任务的与会者进行联系。