第37章 商务活动礼仪--不打无准备的仗(1)

　　签约仪式的准备--签约前需要的四个事项

　　签约仪式，在商务交往中是个非常重要的活动，在举办之前，一般需要精心的准备，才能确保合同的则和能够使签署，具体的细节较多，但以下几方面的准备，通常都需要做好。

　　一：签字人员的服装要得体。按照商务礼俗，签字人员，以及随从人员，在出席签字仪式时应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、中山装套装或西装套裙，并且配以白色衬衫与深色皮鞋。男士还必须系上单色领带，以示正规。在签字仪式上露面的礼仪人员、接待人员，一般要穿工作服，或是旗袍等礼仪性质的着装。

　　如果是和外商签署商务合同，还需在签字桌上插放有关各方的国旗。插放国旗时，在其位置与顺序上必须按照礼宾序列而行。例如，签署双边性涉外商务合同时，有关各方的国旗须插放在该方签字人坐椅的正前方。

　　二：安排好宾主座次。在正式签署合同时，各方代表对于礼遇均非常在意，因此商务人员对于在签字仪式上最能体现礼遇高低的座次问题上应当认真对待签字时各方代表的座次是由主方代| 为先期排定的。合乎礼仪的作法是：在签署双边性合同时，应请客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。双方各自的助签人I 应分别站立于各自一方签字人的外侧， 以便随时对签字人提供帮助。双方其他的随员可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可以依照取位的高低，依次自左至右（客方）或是自右至左（主方）地列成一行，站立于己方签字人的身后。当一行站不完时，可以按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例排成两行、三行或四行。原则上，双方随员人数应大体上相近。在签署多边性合同时，一般仅设一个签字椅。各方签字人签字时，须依照有关各方事先同意的先后顺序，依次上前签字。他们的助签人应随之一同行动。在助签时，依\"右高左低\"的规矩， 助签人应站立于签字人的左侧。与此同时，有关各方的随员应按照一定的顺序，面对签字桌就座或站立。

　　三：签字现场要合理布置。签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置的总原则是要庄重、整洁、清静。一间标准的签字厅.应当室内满铺地毯，除了必要的签字用桌椅外，其他一切的陈设都不需要。正规的签字桌应为长桌，其上最好铺设深绿色的台布。

　　按照仪式礼仪的规范，签字桌应当橫放于室内。在其后，可摆放适量的坐椅。签署双边性合同时，可放置两张坐椅，供签字人就座。签署多边性合同时， 可以仅放一张桌椅，供各方签字人签字时轮流就座；也可以为每位签字人都各自提供一张坐椅。签字人在就座时，一般应当面对正门。在签字桌上，循例应事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。

　　四：要预备好待签的合同文本。依照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由举行签字仪式的主方负赍准备待签合同的正式文本。它应当是正式的、不再进行任何更改的标准文本。负责为签字仪式提供待签的合同文本的主方，应会同有关各方一道指定专人，共同负责合同的定稿、校对、印刷与装订。按常规，应为在合同上正式签字的有关各方均提供一份待签的合同文本。必要时，还可再向各方提供一份副本。

　　签署涉外商务合同时，比照国际惯例，待签的合同文本应同时使用有关各方法定的官方语言，或是使用国际上通行的英文、法文。此外，亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。使用外文撰写合同时，应反复推敲， 字斟句酌，不要望文生义或不解其意而乱用词汇。待签的合同文本应以精美的白纸制作而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料，如真皮、金厲、软木等，作为其封面。

　　签约仪式程序--安排客人先退场

　　签约仪式始终非常正规的仪式，因此在程序上都有严格的规定，基本上可以分为以下几个步骤：

　　首先：签约双方代表及特约嘉宾，要按时进入签字仪式现场。

　　其次：签约双方代表在签约台前入座，双方助签人员分别站立在自己签约者的外侧。其他随从人员分为主客，各自站在自己所属的一边，按其身份自里向外依次由高到低，列队于各自签约者的座位之后。

　　第三：个签约仪式开始后，助签人员翻开文本，指明具体的签字处，由签字人签上自己的姓名，并由助签人员将己:^签了字的文本递交给对方助签人员，交换对方的文本再签字。

　　第四：双方保存的协议文本都签好字以后，由双方的签字人自己郑重地相互交换文本，同时握手致意、祝贺，双方站立人员同时鼓掌。

　　第五：协议文本交换后，服务人员用托盘端上香槟酒，双方签约人员举杯同庆，以增添合作愉快气氛。

　　最后：仪式结束之后，双方可共同接受媒体采访。退场时，可安排客方人员先走，主方送客后自己再离开。

　　签约仪式的礼仪--签约双方身份要对等

　　签约仪式上，双方气氛显得轻松和谐，也没有了洽谈时的警觉和自律，但签约仪式礼仪仍不可大意。具体要注意以下几个方面：

　　一：签约者的身份和职位双方应对等， 过高或过低都会造成不必要的误会。其他人员在站立的位置和排序上也应有讲究，不可自以为是。在整个签约完成之前，参加仪式的双方人员都应平和地微笑着直立站好，不宜互相走动谈话。

　　二：签约仪式上，谈判双方的全体人员都要出席，共同进入会场，相互致意握手，一起入座。双方都应设有助签人员， 分立在各自一方代表签约人外侧，其余人排列站立在各自一方代表身后。

　　三：签字应遵守\"轮换制\"的国际惯例。也就是，签字者应先在自己一方保存的文本左边首位处签字，然后再交换文本，在对方保存的文本上签字。这样可使双方都有一次机会首位签字。在对方文本上签字后，应自己亲自与对方签字者互换文本，而不是由助签者代办。

　　四：助签人员要协助签字人员打开文本，用手指明签字位置。双方代表各在自己方的文本上签字，然后由助签人员互相交换，代表再在对方文本上签字。

　　五：签字完毕后，双方应同时起立，交换文本，并相互握手，祝贺合作成功。其他随行人员则应该以热烈的掌声表示喜悦和祝贺。

　　新闻发布会的准备--七个事项需要提前准备

　　新闻发布会是指将有关的新闻媒体召集起来，进行宣布重要信息的一种会议形式。在举办新闻发布会的时候，一般要注意这几个事项：

　　一：选定发言人和主持人。与其他会议有所不同的是，新闻发布会的主持人、发言人的选择非常重要，选择是否得当，往往直接关系到会议的成败。因此，新闻发布会的主持人大都由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任，而且应该是仪表堂堂、反应灵敏、语言流畅、善于把握大局、长于引导提问、对主持会议具有丰富经验的人。而发言人通常由本单位的领导人担任，因为领导人对本单位的方-针、政策及各方面情况比较了解，由他们回答记者提问更具有权威性。对发言人的基本要求还应包括思想修养好、学识渊博、思维敏捷、能言善辩等等。

　　二：确定邀请记者的范围。新闻发布会主要是面向新闻记者发布消息，所以记者是主宾。邀请哪些记者参加应根据发布会的性质而定。如果是为扩大影响和知名度，可以多种类、多层次地广邀记者参加；如果只在一定范围内进行宣传、解释，则邀请面可小些。邀请的记者名单确定后，应提前3 ~4天将请柬或邀请信送到新闻单位或记者本人手中， 并及时利用电话联系，落实记者的出席情况。

　　三：确定新闻发布会的主题。新闻发布会的主题是会议的中心议题，主题确定是否得当，往往直接关系到本单位的预期目标能否实现。一般来讲，新闻发布会的主题大致有说明性主题和解释性主题两种类型。说明性主题主要是为了向外宣布决定，如，企业推出新产品、企业的经营方针有所改变等；解释性主题主要是对所发生的事件进行解释，如， 企业产品质量出现了问题，企业出现了重大事故等。

　　四：准备会议材料。新闻发布会前，主办单位通常安排专人准备好如下四个方面的主要材料：发言人的发言稿；回答提纲；报道提纲；其他辅助材料，如图片、实物、模型、录像、光碟等。

　　五：选定新闻发布会举行的时间。时间选择是否理想，对新闻发布会的效果有着重要影响。选定时间时要注意，避开节曰与假曰；避免与重大社会活动相冲突；防止与新闻界的宣传报道重点撞车等。但有些事件发生后，时效性极强， 拖延时间可能会失去意义，此时，应马上组织召开新闻发布会。

　　六：确定新闻发布会举行的地点。新闻发布会举行的地点，可以考虑本单位所在地，事件的发生地，当地较有名气的宾馆、会议厅等等。发布会的现场还应考虑交通是否方便，采访条件是否优越，扩音、录音、录像设备是否完好，座位是否够用等等。

　　七：辅助准备工作。新闻发布会前除做好以上准备工作外，还应做好会场的布置、音响设备的调试、礼品的准备、座次的安排、工作人员胸卡的制作以及与会人员的仪态举止训练等等。

　　发布会礼仪要求--安排人员主动接待对方

　　在举行新闻发布会时，会议程序要安排得详细、紧凑，要遵循严格的礼仪规范，以免造成。避免出现冷场和混乱局面等负面影响。

　　首先：新闻发布会的入口处要设立签到处，安排专人负责签到、分发材料、引入会场等接待工作。接待人员要热情、大方、举止文雅。

　　其次：主持人将召开新闻发布会的目的、将要发布的消息或要公布的事情经过、真相作一简要介绍。主持人应根据会议主题调节好会议气氛，当记者的提问离会议主题太远时，要善于巧妙地将活题引向主题，当会议出现紧张气氛时，能够及时调节、缓和。切实把握好会议的进程和时间。

　　第三：领导人在会上发言时，要突出重点，具体而恰到好处，语言要生动、自然，吐字要清晰，切忌冗长啰唆。

　　第四：领导人在回答记者提问时，要准确、自如，不要随便打断记者的提问。对于不愿透露或不好回答的事情，不应吞吞吐吐，要婉转、幽默地向记者做出解释。遇到不友好的提问， 应该保持冷静，礼貌地阐明自己的看法，不能激动发怒，以免引出负面报道。

　　最后：新闻发布会结束后，主办人员要向参加者一一道别，并感谢他们的光临。对于个别记者有特殊要求时，有关人员还应耐心地予以答复。

　　展览会的组织工作原则--事先需要大力宣传

　　所谓展览会，就是展出物品供人参观﹑欣赏的集会活动。在举办展览会的时候，一般要做以下要求：

　　一：事前宣传。展览会前，主办单位应设计好展览会的会徽、会标及相关的宣传标语，结合展览会的主题、内容、时间、地点做广泛的宣传，吸引各界人士的注意和兴趣。除此之外，主办单位还应成立一个专门的新闻发布组织，负责与新闻界的联系、提供有价值的新闻资料，以扩大影响范围，增强展览会的效果。

　　二：现场规划与布置。对展览会的组织者来讲，展览现场的规划与布置是非常重要的事情。具体包括展位的合理分配，文字、图表、模型与实物的拼接组装，灯光、音响、饰件的安装，展版、展台、展厅的设计与装潢等。布展的效果应达到展出的物品合理搭配、互相衬托、相得益彰，以烘托展览会的主题，给人一种浑然一体、井然有序的感觉。

　　三：邀请参加单位。当展览会的主题、时间、地点确定后，就要对拟参展的单位发出正式邀请或向社会发布招商广告。邀请函或广告中应明确展览会的宗旨、举办展览会的时间和地点、报名参展的具体时间和地点、咨询有关问题的联络方法、参展单位要负担的基本费用等等，以便对方决定参展与否。在确定参展单位时，要注意不能以任何方式强加于对方，要做到两厢情愿。

　　四：其他组织工作。展览会的组织者除做好以上的具体工作外，还应为大会提供其他的相关服务，如，展品的运输、安装与保险，车、船、机票的订购，通讯联络设备的准备，展览会的安全保卫以及公关、服务人员的选拔与培训等等。

　　五：明确主题。任何一个展览会都应有一个鲜明的主题，才能明确展览会的对象、展览会的规模、展览会的形式等问题，并以此来进行展览会的策划、准备和实施，使展览会的宗旨和意图更加突出。