第13章 采购管理(1)

　　学习目标

　　理解釆购的含义及其作用。

　　掌握市场调查与预测的方法。

　　识别供应商管理的基本环节。

　　掌握釆购计划的实施与釆购流程。

　　3.1采购管理概述

　　1.采购的定义

　　一般认为，商品采购是指单位或个人基于生产、销售、消费等目的购买商品或劳务的交易行为。根据人们取得商品的方式、途径不同，商品采购可以从狭义和广义两方面来理解。狭义的商品采购就是企业根据需求提出采购计划、审核计划，选好供应商，经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的全过程。广义的商品采购是指为了满足某种特定的需求，以购买、租赁、借贷、交换等各种途径，取得商品及劳务的使用权或所有权的活动过程。按照《中华人民共和国政府采购法》的定义，采购是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。采购的方式可以是批发或零售，可以是公开招标采购或网上电子采购，也可以是供需双方面对面的直接交易采购。采购是需方为获得货物、技术、信息或服务进行的一种交易活动，在流通活动中属于商流，货物、技术、信息所有权已发生转移与服务的完成意味着采购的完成。

　　2.采购的作用

　　在现代企业的经营管理中，采购已显得越来越重要。一般情况下，企业产品的成本中外购部分占了比较大的比例。因此，零部件及原材料的采购成功与否在一定程度上影响着企业的竞争力大小，采购与采购管理已经成为企业竞争优势的来源之一。采购的主要作用有下列几点。

　　(1)采购在成本控制中的作用。有资料表明，在企业的产品成本构成中，采购的原材料及零部件成本占企业总成本的比重随行业不同而不同，大约在30%-90%之间，平均水平在60%以上。从这个比例我们可以看出，采购成本是企业成本控制中的主体和核心部分，采购成本控制是企业成本控制中最有价值的部分。

　　(2)采购在供应中的作用。从商品生产和交换的整体供应链中我们可以看出，每一个企业都既是顾客又是供应商。企业只有将供应商纳人自身的生产经营过程，将采购及供应商的活动看作是自身供应链的一个有机组成，才能力卩快物料及信息在整体供应链中的流动，从而可以将顾客所希望的库存成品向前推移为半成品，进一步推移为原材料，这样既可以减少整个供应链的物料及资金负担，又可以及时将原材料、半成品转化为最终产品以满足客户的需要。在整体的供应链管理过程中，“即时生产”是既能缩短生产周期、降低成本和库存，同时又能以最快的速度交货满足顾客需求的有效做法，而供应商的“即时供应”则是开展“即时生产”的主要内容。因此，从供应的角度来说，采购是整体供应链管理中“上游控制”的主导力量。

　　(3)采购在企业经营中的作用。随着现代经济的发展，许多企业都将供应商看作自身企业产品开发与生产的延伸，从而与供应商建立合作伙伴关系。在自己不用直接进行投资的前提下，充分利用供应商的能力为自己开发生产产品。这样一方面可以节省资金、降低投资风险，另一方面又可以利用供应商的专业技术优势和现有的规模生产能力以最快的速度形成生产能力、扩大产品生产规模。现在很多企业对供应商的利用范围逐渐扩大，从原来的局限于原材料和零部件扩展到半成品甚至是成品。由此我们可以了解到，采购对于一个企业不仅仅是买东西，而且是企业经营的核心环节，是企业获取利润的主要资源，采购对企业的产品开发、质量保证、整体供应链及经营管理都起着极为重要的作用。因此，我们现在认识的采购已不是传统意义上的采购。

　　(4)采购在项目管理中的作用。我们知道任何项目的执行都离不开采购活动，采购工作是项目实施中的重要环节，而且也关系到项目建设的成败。如果采购工作出现失误，例女口采购方式不当或者管理不到位，所采购的货物、辅助工程和相关服务就达不到项目要求，这样不仅会影响项目的顺利实施，而且还会影响项目的预计效益，甚至会导致项目的失败。

　　3.采购的主要任务

　　(1)提高质量。通过不断改进采购过程及力卩强对供应商的管理，以提高采购原材料的质。

　　(2)控制成本。采购成本的高低是衡量采购是否成功的重要指标。因此，在采购过程中必须控制和减少包括以直接采购成本和间接采购成本为主的采购相关成本。直接采购成本的减少是指对原材料、零部件等的采购价格的控制和降低。间接采购成本则可以通过包括缩短供应周期、增加送货频次、减少原材料库存、实施来料免检、循环使用原材料包装、合理利用相关的政策、避免汇率风险、供应商参与产品开发和过程开发等在内的方法来降低。

　　(3)建立供应配套体系。企业的采购任务包括建立可靠、最优的供应配套体系。一方面要减少供应商的数量，使采购活动尽量集中，降低采购成本；另一方面又要避免依赖独家供应商，防止供应商借助垄断提高价格。

　　(4)与供应商建立合作关系。企业的采购还有一个重要任务是充分利用供应商的专业优势，让其积极参与产品开发或过程开发，将供应商纳人企业自身的整体经营中。

　　(5)树立企业形象。企业需通过采购工作建立和维护本企业的良好形象。因为采购是企业的对外工作，同销售工作一样，采购在很大程度上对外代表着企业的形象。因此，采购部门必须以公正良好的态度发展企业同供应商的关系，树立企业的优秀形象。

　　(6)信息管理。企业采购还有管理、控制与采购相关的文件和信息的任务。从采购管理的角度来讲，其职责是制定并实施采购的方针、策略、目标及改进计划并进行采购及供应商绩效衡量，建立供应商审核及认可、考核及评估体系，开展采购体系的自我评估，同其他单位的采购水平进行比较，借以不断提高整体采购水平，建立培养稳定且有创造性的专业采购队伍，与其他单位共享采购资源和信息等。

　　3.1.2采购管理的原则

　　随着采购理念和模式的转变，人们逐渐认识到，采购的职能是寻找资源，而不仅仅是采购，采购由客户需求拉动，由为库存而采购转变为为订单而采购，从对采购商品的管理转变为对供应商的管理。好的采购不仅仅是满足对物资的需求，还要满足资源有效利用的要求，即在适当的时间以适当的价格从适当的供应商、适当的地点购进适质、适量和适交（适当交货）、适易（交易条件）的物料。

　　1.适当的采购时间

　　采购部门的主要任务不但要配合实际的需要决定在何时购人物料，而且为了经济利益的目的，更应在激烈的市场竞争中注意价格的变化，并在经济趋势分析中做出正确的判断，以期在最有利的时机买到最适宜的物料。

　　在现代企业经营管理中，较为流行的采购理论是基于零库存和准时制。也就是在不对生产和客户造成任何影响的前提下，大量减少库存的持有量。这样一来，为确保采购计划的完成，减少和杜绝“窝工待料”，及时库存就是零库存的最好补充。这就需要在最适当的时候进行采购。人们一般通过临时采购、周期采购、合约采购等来实现适时采购。

　　2.适当的采购价格

　　价格为物料采购时签订采购合同条件中最重要的条款。就采购方而言，物料成本占企业总成本的比例很高，是影响产品竞争力与企业利润的主要因素，而物料成本中，采购价格是否合理非常重要。以往有人总以为一般物料的采购越便宜越好，其实并非如此，如果价格过低而使供应商有损失，供应方会设法偷工减料以劣质品或不符合规格品抵充交货，有时因价格过低而拖延交货，降低供应服务质量，因此采购方所受的损失可能会更大。所以，采购价格应以达到“适当价格”为最高目标。为此，采购员必须根据市场行情，分析物资的质量状况和价格的变动情况，选择适宜的物料进行购买。

　　3.适当的采购品质

　　质量与规格是采购物料的基本要素。所有物料的采购必须事先依据所要求的性能或质量列出技术要求，依据技术要求寻找供应源’再作价格比较与决定包装！运输等方式。采购物料的质量直接关系到产品的质量。

　　一般来说，采购人员或物料管理部门无权自行决定采用何种质量的原材料，必须根据技术要求的原材料质量进行采购。但实际采购时，市场情况或供应商的情况会经常发生变动，如何选择最适合的物料，采购人员需要做出恰当的采购决策。

　　4的如何决定“适当采购数量”是采购部门的一项重要决策任务。采购量的大小决定生产与销售的顺畅与资金的调度。物料采购量过大造成过高的存货储备，使资金积压，成本上升；物料采购量过小，则采购成本提高。因此，分析影响采购数量的因素，采取经济订购量等方式，适当的采购量是非常重要的。

　　5.适宜的采购交货时间

　　自请购（由采购物料使用者提出的采购请求）订购开始，经制造、运输！交货及验收等作业称为物料前置作业，所延续的时间为交货提前期或物料前置作业时间。最理想状态是交货时刻正好是计划中的使用日期。人们总希望交货提前期尽可能短，并且希望准时交货，这就要求在注意自己内部物料请购程序与手续完备的基础上，供需双方彼此间要建立合理化的采购作业程序。

　　6.适宜的采购地点

　　通过对物料的数量、品种、价格等的选择后，很重要的一项是供应商的确定，这直接影响最终交货地点、交货时间、交易合同等的确定。通常企业会利用“群集效应”和“准时制”理论，同时考虑沟通方便、处理事务快捷便利、建立供应商引进制度、寻求优良供应商等方式降低采购成本，综合考虑选择最佳供应商、最佳供货地点、最佳合同交易成本。

　　3.2采购的市场调查

　　3.2.1市场信息

　　1.市场信息的特点

　　人们通常认为信息就是从客观现象中提炼出来的各种知识、消息、情报和资料的总称。市场信息就是在一定时间内，由市场各组成要素发出的、被人们理解和认识并经过加工整理的、从事市场活动所需的消息、情报、数据和资料等。市场信息具有社会性、实用性、扩充性和压缩性、连续性和流动性、可分享性和信息实体与信息载体的不可分性。

　　2.市场信息对采购的作用

　　市场信息是采购决策的源泉和基础。采购正是根据所取得的市场信息，经过分析判断，才能制定正确的米购策略。市场柄息是控制米购效果的有效工具（是米购组织各个层面、各个环节相互沟通的神经系统）是采购能够直接获得经济效益的重要根源，是推动采购工作努力进取的动力。

　　3.采购信息系统

　　企业要建立信息系统，注重对市场信息的收集、处理与使用。

　　采购信息系统是由人、机器和程序组成的为采购决策收集、挑选、分析、评估、及时准确地提供有价值信息的系统。通过采购信息系统，可以迅速、及时、准确地收集适用、经济的信息，然后对大量的原始信息进行筛选、分类排序、比较和计算、去粗取精、去伪存真，使之系统化、条理化并经过加工处理和论证后以供采购决策使用。

　　1.采购市场调查的定义与作用

　　采购市场调查是指企业运用科学的方法，有目的、系统地对过去和当前市场情况进行搜集、记录、整理、分析研究，了解市场现状及其发展趋势，为市场预测提供客观正确的资料。

　　采购市场调查具有如下的作用。

　　(1)采购市场调查是企业进行决策的基础。正确的市场调查可以增强市场预测的科学性，有助于减少采购决策的失误，使采购的市场预测和决策真实可靠。

　　(2)采购市场调查是调整和矫正采购计划执行情况的重要依据。在决策和计划执行过程中，由经常性市场调查取得的情报资料可以检验决策和计划是否可行、有哪些问题和变化，从而根据实际情况，对决策和计划进行修改、补充和完善。

　　(3)采购市场调查是改善企业经营管理的重要工具。企业可以根据市场调研资料，分析研究产品的生命周期，确定新产品开发、制定价格策略等，使企业在竞争中获取更多的赢利。

　　2.采购市场调查的程序

　　(1)确定调查目标。调研人员首先应搜集企业内外部有关情况的资料，进行初步分析，确定调查的目的、范围和要求，如调查什么问题、解决什么问题等。

　　(2)确定调查项目。在认真研究调查目标的价值、资料获得难易程度和所需费用多少的基础上，经过对比分析后，确定具体的调查项目。

　　(3)确定调查方案。调查方案涉及调查方法，即采用什么方法进行调查（普查、重点调查、典型调查和抽样调查）调查地点，即在什么地方进行调查；调查时间，即什么时候调查最合适；调查次数，即一次调查或多次调查。

　　(4)设计调查表格。根据调查主题的要求，确定有关指标，设计各种不同的统计表格和调查。

　　(5)收集调查资料。企业采购市场调查收集的资料一般分为两种：一种是第一手资料，又称为原始资料；另一种是第二手资料，也叫间接资料，它是其他机关或个人搜集而且经过加工整理的现实资料，如政府公报、有关单位的海报等。

　　(6)分析整理资料。对市场调查所得的大量信息资料系统地加以整理分析、严格筛选、去粗取精、去伪存真，以保证资料系统完整和真实可靠。对资料的分析整理主要包括检查、核实与核对、分类编号、统计计算、分析并得出结论。

　　(7)编写调查报告。在综合分析的基础上，做出结论，提出建议，写成调查报告供决策者参考。

　　3.采购市场调查的方法

　　(1)询问法。询问法是指调查者用被调查者愿意接受的方式向其提出问题，得到回答，获得所需要的资料。询问法主要有问卷调查法、面谈调查法、电话调查法。

　　问卷调查法的基本做法是在制订好调查提纲的基础上，设计出简明易填的调查问卷，并将问卷交给或邮寄给被调查者，请其自行填写答案后交回或寄回；面谈调查法的基本做法是走出去或请进来，由调查人员直接与调查对象见面，当面询问或举行座谈会，引导启发，从而了解历史和现状，搜集信息，取得数据；电话调查法的基本做法是调查人员根据抽样规定或样本范围用电话询司对方的意见。

　　(2)观察法。观察法是指调查人员在现场对调查对象进行直接观察并记录，取得第一手资料的种调查方法。

　　(3)实验法。实验法是把调查对象置于一定的条件下，了解其发展趋势的一种调查方法。

　　4.采购市场调查报告的内容

　　(1)引言。引言包括标题和前言。

　　(2)主体报告。主体报告的内容包括：调查目的、详细的解析方法、调查结果的描述和、调查结论与结论要、和议。

　　(3)附件。附件包括样本的分配、图表及附录。

　　3.3供应商管理

　　3.3.1供应商管理的概念、意义与目标

　　1.供应商管理的概念