刘辉是一名“海归”，曾在美国一家知名公司做经理助理，工作相当出色，回国后被一家软件公司聘请做总裁助理。在这里，他充分运用了在国外养成的工作习惯，使得工作进展得非常顺利。同时，他也看到公司的员工在工作任务的规划上存在着极大的弊病，那就是做事不分主次，不分轻重缓急。他常常看到很多员工下班之后依然在焦头烂额地工作，而白天的时候这些人并没有怎样忙碌。对于这个现象，他觉得很是不解，他认为员工的工作任务其实并没有那么重，但他们为什么总是喜欢在下班之后工作呢？难道是白天的时间真的不够吗？他决定在公司举办一堂“如何正确安排工作并更好地执行计划”的讲座，以教给这些可怜的“加班族”不再加班的诀窍。
刘辉在讲座时开始就问：“我想问一问大家，你们觉得每天加班有必要吗？”大家都说：“当然有必要了，不然完不成任务呀！”
“真的吗？”刘辉接着说，“我有一个方法可以让大家从此摆脱加班的枷锁。我会在10分钟后给你们一样东西，这东西能把公司的业绩提高50％。”之后，他递给每人一张白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”
大家很快在5分钟内写完了。刘辉接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和公司的重要性次序。”这又花了5分钟。
刘辉说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事情是把纸条拿出来，做第1项最重要的事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止，如果只做完第一件事，那不要紧，你没有耽误最重要的事情。”
最后，刘辉说：“只要每一天都这样做，你们就可以摆脱加班的命运了。如果你们觉得这个方法可行，不妨运用到工作中去，我想大家不会失望的。”
一周之后，刘辉又开了一次会，他想知道那堂讲座是否起到了作用。结果，所有的人都表示，他们从此再也不用加班了，他们的工作轻松了很多，而且也快乐了很多。
一年之后，公司效益大幅度上升，总裁认为这里面有刘辉很大的功劳，因为他告诉了大家一个很重要的工作方法，那就是如何分清事情的轻重缓急。
其实，任何工作，只要找到了窍门，找对方法，做起来就会得心应手。
优秀的职业人会根据实际情况合理安排每一个任务，懂得该把哪个任务放在第一时间完成，也懂得该把哪个任务放在最后完成。他们具有良好的判断力，能够审时度势，安排好优先顺序，先做最重要的事。
思考与训练
1.为什么说任何事情都要分清轻重缓急？
2.刘丽的故事对你有什么启发？
3.工作中你是先处理要事还是先处理急事呢？
第一次就把工作做到位
错误是不可避免的，但是要尽力一次性把工作做到位，这是公司对员工最基本的职业要求。
但在工作中，有时即使是最简单的工作，还是有人一再出错。
曾有一家广告公司的员工就犯过这样的一个错误，在为客户制作宣传广告时，将客户的联系电话中的一个数字弄错了。当他们把制作的宣传单交给客户时，由于客户时间紧，第二天就要在产品的新闻发布会上使用它，所以没有详细审核就接收了。直到新闻发布会结束后，在整理剩下的宣传单时，才发现关键的联系电话有错误，而此时这样的宣传单已发放了5000多份。
客户一怒之下，向广告公司要求巨额赔偿。由于错在己方，再加上客户召开新闻发布会的费用的确巨大，无奈之下，广告公司只好按照客户的要求进行了赔偿。然而，事情并没有就此结束，这件事情传开后，广告公司便在客户中失去了信誉，渐渐没有生意可做了，因为没有人敢把自己的业务再交给他们去做，害怕再出差错给自己带来麻烦和造成损失。这就是小事情没做好埋下的祸根。
这样一次看似小小的失误，就把一家本来极有前途的广告公司击垮了。我们不妨设想一下，假如广告公司的员工在工作时能细心点，能一次就把工作做好，做到位，那么，结局可能是完全不同的。
也许有人会说：“第一次没做到位不要紧的嘛，我可以做第二次、第三次。”是的，第一次没做到位是可以做第二次，甚至是第三次，但是这样做既浪费时间又浪费精力，假如没有及时发现错误，就会像上文中的广告公司那样，给自己和他人都造成巨大的损失，那我们还有第二次机会吗？
其实，不仅仅是员工应该树立“第一次就把工作做到位”的观念，公司的经营者同样也应该重视这个观念。无论是在做一件普通的工作，还是像经营一个企业这样的大事，都要抱着这样的态度，唯有如此，才能尽量避免错误发生。
不少员工认为这个要求太苛刻，不近情理，因为“我们都是凡人，怎么可能不犯错误呢”。有的员工甚至认为在工作中出现一点小错误，是很正常的。比如，生产工人认为一个零件不合格，对公司并不能造成什么明显的损失，没有必要小题大做。
但是，在很多成功的公司里，“第一次就把工作做到位”不仅是可能的，而且是必须的。
在麦当劳，炸鸡腿、鸡翅的时间都是用秒来控制的。多一秒，鸡肉会变老；少一秒，鸡肉没熟透。也就是说，无论多一秒还是少一秒，都会影响鸡肉的口感。因此，每个麦当劳员工都必须第一次就把工作做对，因为顾客还在服务台前等着呢。
福特公司也如此要求员工。在整条流水生产线上，每一个零配件生产出来之后，马上就被送去组装。因为没有库存，任何一个环节出了问题，都会导致全线停产，所以必须要求第一次就把工作做对，对此，没有任何回旋的余地。
不过，我们在力求“第一次就把工作做到位”时，也应多注意一些细节，比如在分工合作时，用词一定要准确，切忌含糊、笼统，否则，模糊的语言就有可能影响工作的有效执行。
在一次工程抢险中，技术员小刘和同伴们在紧张地工作着。这时，他急需一把螺丝刀，于是便对离自己最近的小张喊道：“快，去拿一把螺丝刀来。”小张飞奔而去。但小刘等了很久，小张才气喘吁吁地跑了回来，他手里拿着一把小号的螺丝刀，“我认为你最需要的是这把，所以就拿来了。”
小刘接过来一看，生气地说：“谁让你拿小号的，我是要最大号的！你怎么连这都不知道呢？”
小张没有申辩，但显然地，他心里很不高兴。此时小刘突然意识到，自己让小张去拿螺丝刀时，并没有明确地告诉他自己需要多大号的。小刘知道出现错误的根源在自己，于是，小刘便缓和了语气，抱歉地对小张说：“我要的螺丝刀是工具箱内最大号的那把！”这次，小张很快地就拿着小刘要用的螺丝刀回来了。
从这件事情可以看出，工作中，如果我们要想一次就把工作做对，只靠某个员工的努力是不行的，还需要整个团队成员之间的相互配合。比如尽量使用具体的、准确的工作语言等，然后再加上全体成员的努力，第一次把工作做对这一目标才能成为现实。
思考与训练
1.广告公司的案例说明了什么？
2.你觉得在工作中不犯错误是否现实？
3.你觉得怎样才能第一次就把工作做到位？
把复杂的工作简单化
同一件事情，让不同的人去做，做出来的结果也不一样。
有的人能在很短的时间内，用很简单的方法就完成任务；有的人则借助各种工具，借鉴各种资料，用了很长的时间但还没有解决问题。这又是为什么呢？其中最关键的因素就是两者的思维方式不同：前者遇事喜欢简单化，喜欢用最简单、最快捷的方式去解决问题；而后者则拘泥于形式，以为复杂就是完美，就是智慧。其实不然，只有将复杂的工作简单化，学会砍削与本质无关的工作，抓住问题的根本，用最简略的方式解决问题，才是每一个职业人最应该具备的工作技能。
有一个大家都很熟悉的故事：
一次，爱迪生让助手帮助自己测量一个梨形灯泡的容积。事情看上去很简单，但由于灯泡不是规范的图形，而是梨形，因此测量起来就不那么容易了。
助手接过后，立即开始了工作。他一会儿拿标尺测量，一会儿计算，又运用一些复杂的数学公式，可几个小时过去了，他忙得满头大汗，还是没有测量出来。就在助手又搬出以前学过的几何知识，准备再一次计算灯泡的容积时，爱迪生进来了。他看到助手面前的一叠稿纸和工具书，立即明白了是怎么回事。于是，爱迪生拿起灯泡，朝里面倒满水，递给助手说：“你去把灯泡里的水倒入量杯，就会得出我们所需要的答案。”
助手这才恍然大悟：原来所有的工作不都是自己想象中的那么复杂，也许最简单的解决方法就是最高效的！
一个很简单的故事，却能给职场人士一些重要启示：第一，凡事应该探究“有没有更简单的解决之道”。
在着手从事一项工作时，要先动脑，想想这件事情能不能用更简单的方法去做，而不是急急忙忙去动手，以致白白忙碌了半天，却解决不了任何问题。在一些人的印象中，思维方法总是与复杂联系在一起的。他们凡事总往复杂的地方想，而且认为解决问题的方式越复杂就越好，以致钻进“牛角尖”
里。事实上，学会把问题简单化，才是一种大智慧。
某大学的一个研究室里，研究人员需要弄清一台机器的内部结构。这台机器里有一个由100根弯管组成的密封部分。要弄清内部结构，就必须弄清其中每一根弯管各自的入口与出口，但是当时没有任何相关的图纸资料可以查阅，这显然是一件非常困难和麻烦的事。大家想尽办法，甚至动用某些仪器探测机器的结构，但效果都不理想。后来，一位在学校工作的老花匠，提出一个简单的方法，很快就将问题解决了。
老花匠所用的工具，只是两支粉笔和一只香烟。他的具体做法是：点燃香烟，吸上一口，然后对着一根管子往里喷。喷的时候，用粉笔在这根管子的入口处写上“1”。这时，让另一个人站在管子的另一头，见烟从哪一根管子冒出来，便立即也用粉笔写上“1”。照此方法，不到两个小时便把100根弯管的入口和出口全都弄清了。
第二，合适的才是最好的。在工作中遇到问题时，一部分人错误地认为，想得越多就越深刻，写得越多就越能显示出自己的才华，做得越多就越有收获。他们却不知道，只有“合适”的才是最好的。否则，再多，不合适，又有什么意义呢？
美国独立之前，人们推举富兰克林和杰弗逊起草《独立宣言》，由杰弗逊执笔。杰弗逊文才过人，最不喜欢别人对自己的东西品头论足。
杰弗逊将文件交给委员会审查时，在会议室中等了好久都没回音，于是非常急躁。这时富兰克林给他讲了个故事：一个决定开帽子店的青年设计了一块招牌，写着“约翰帽店，制作和现金出售各种礼帽”，然后请朋友提意见。
第一个朋友说，“帽店”与“出售各种礼帽”意思重复，可以删去；第二位和第三位说，“制作”和“现金”可以省去；第四位则建议将约翰之外的字都划掉。
青年听取了第四位朋友的建议，只留下“约翰”两个字，并在字下画了顶新颖的礼帽。帽店开张后，大家都夸招牌新颖。
听了这个故事，杰弗逊很快就平静下来了。后来公布的《独立宣言》，的确是字字珠玑，成为享誉世界的传世之作。
可见，“多”不一定就是好。很多时候，“多”是累赘，“多”是画蛇添足，“多”只会使你更忙，更没有章法。因此，凡事“合适”即可，不要盲目求多、贪多，否则，事情就有可能搞成一团乱麻，理不出头绪。
在工作中，我们也应该学会把复杂的问题简单化，这样在更好地解决问题的同时，又大大地提高了工作效率，何乐而不为呢！
思考与训练
1.爱迪生的故事说明了什么？
2.你如何理解“越简单的方法就越是高效”这句话？
3.你是怎样去解决工作中复杂的问题的？
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