第15章 时间管理，让你效率提高10倍 (5)

　　假使你利用好这段时间，你会省下更多的时间来做更多事情。（6）学会分权和分工，不要一个人包打天下 一个人在其他优秀人士的帮助下往往更容易成功，而这也是节约时间、提高效率的有效方法。懂得分工和合作是一个领导者必须具备的才能。这就要求对别人有一个较准确的认识，能够洞察他人的长处和短处，这样就能够较合理地分配工作，让每个人发挥自己的优势。当然，你应该尽可能地提供给被委托者工作所需的条件。这实际上是一种双赢的局面。（7）应对偶发的延误 当事情出现了我们意料之外的情况，我们往往会陷入抱怨却又无能为力的状态，此时能做的似乎只有等待。但是你知道吗？等待也可以变得有价值。虽然我们不能阻止意外和延误，但是你可以提前作好准备，安排好要做的工作。比如外出时带着工作，如果航班延误对你也是没有什么影响的。

　　我有一个朋友，他每次出门旅行都会带上一大堆的工作，就算出现再多次的延误，也不会束手无策，眼看着时间被耽误。即使在市内乘交通工具，他也要带点小活干，比如只拿一本书，遇到交通堵塞的时候他也不会浪费时间。后来他有了自己的事业，他总喜欢边开车边听广播或放录音带。回家的路上他会用电话指示工作，每当有突发的想法他都会用录音机录下来。看吧，偶发的延误不但没有耽误工作，相反，事前准备把本来会失去的时间转化为可以利用的有效时间。正如亨利·福特所说：“大多数人是在别人浪费掉的时间里取得成就的。”（8）粗心大意的人要培养的技巧 你发现没有？我们的时间有很多浪费在了找东西上：那些乱堆乱放的信件和报告，经常不被用到的书本和论文，还有一些收据、发票之类。虽然这是大家都在犯的一个毛病，但是很少有人去想它的解决办法。那么，如何避免这些麻烦呢？对于粗心大意的人，可以试试如下的计划：

　　①物品的摆放合理，物归原处

　　把日常用的笔、钥匙、眼镜等小东西放在同一个地方，并且每次用完都提醒自己放回原处；档案、论文、书籍等纸质文本，按类别排放好，用完后同样记得物归原处；随身携带的东西有规律地放进口袋，比如一个口袋放钱包，另一个口袋放小记事簿。另外一点，放置物品的地点必须合理，不要把重要的东西放在很难想到的地方，最后很可能自己都找不到了。比如把眼镜放在书桌上就是很合理的做法。

　　②不要藏东西

　　有些人为防止自己的隐私被人发现，或出于预防小偷的目的，把珍贵的东西放在一些难以想象的偏僻处，以至于自己也忘记了藏在哪里。这些找不到的东西和丢了有什么区别呢？

　　③借助于记性好的朋友

　　选择一个记忆力佳并且信得过的朋友，在聊天的时候告诉他你把某本书籍、某个档案放在了什么地方，希望下次需要的时候得到他友好的提醒。当然，这个人必须是记性好而且善解人意的。

　　④在贵重物品上写上姓名住址、电话号码，并且提供奖赏

　　这个方法似乎太过有趣，不过它确实很管用。如果你的文件丢在了飞机上或旅馆里，假使它是被装在一个写好地址的大信封中，那找回来的机会就会比较大。

　　⑤细心地标示档案与文件夹

　　为你保存的文件或档案命名，不然很容易弄丢或者在用的时候难以找到，特别是当你把它们放在电脑中的时候，要知道那里面到处都是一串串的档案文件。

　　⑥多准备一份

　　你最好能准备个备份，那耽误不了几分钟。而且最好放在不同的地方，比如一份放在电脑里，一份打印出来随身携带。

　　⑦三思而后行

　　如果你需要快速离开一个地方，请静下心来以最短的时间想想你最重要的东西是什么。机场的房间里有不少贵重失物，全都是因为没有被想到而遗失了。

　　⑧利用笔记和提示物

　　当你到了一个陌生的环境，在停车场停车时，记下你周围标志明显的建筑物或者道路名称。这些可以帮助你很快地回忆起自己的位置，就像汽车上的电话可以帮你记下随时出现的灵感。

　　★不要让别人浪费你的时间

　　1. 认识并避开时间大盗

　　史考特·亚当斯出版过一本卡通画《迪尔柏特》，画中的迪尔柏特要撰写一本企管书。其中有一章叫做“时间管理”，提到了这样一个建议：“延后与浪费时间的白痴开会。”

　　很多成功人士确实做到了这一点，他们不只懂得延迟与浪费时间的人开会，很多时候，他们会避免这种会议。斯坦利·马库斯曾说：“我一定会准时，因为我的时间很重要，别人的时间也很重要。如果我发现有人不打算持有同样的态度，我就会想办法另找人打交道。”这是很多行业顶尖人物所遵循的共同原则。一位在业内非常优秀的业务员告诉我：“真正好的业务员不会让别人等他们。”可悲的是，我们很多人都成了别人等待的对象。作为一个业务人员，你可能一刻不差地赶到买主的接待室，而他却待在办公室迟迟不肯出来，他甚至不会在乎你不打招呼离开。假使这人是你的重要客户，除了等待你毫无办法。但是时间并不会白白地流失，你可以看一本营销书，可能某个点子在下一刻就能派上用场了。

　　当然应对这种情形也可以采取比较积极的办法。有一位经理讲：“我不会让自己等得太久，如果是去看医生，我会等15分钟，然后告诉挂号人员，医生已经好了吗？我约的时间是3点钟，如果他还有别的事，我要重新安排时间，因为我另外有约会——他们通常都会让我进去。”

　　有一位负责学校行政工作的人员说：“如果我的同事在开会期间制造太多的干扰，比如说不停地接电话，我就会给他一张纸条：‘我看你很忙，请有空时再叫我。’然后我就离开了。”没有时间观念的人总是不那么受欢迎的。

　　2. 学会说“不”

　　当脱口秀明星拉里·金被问到什么是他认为最浪费时间的事，他毫不犹豫地回答：“无聊的午餐……跟自己不喜欢的人一起。”紧接着说：“我发现在生命中得到的愈多，不论是职业上或金钱上，你就可以愈挑剔，我现在已经没有那种非去不可的午餐了。”

　　那些会管理自己时间的人，总是能想办法避免各种浪费时间的活动，比如无聊的会议、和不喜欢的人约会，以及没有意义的社交活动。但是对于一些例行活动，我们通常是无法躲避的，这时候他们会积极地想办法应对。如果是可以不参加的活动，他们会选择找人代替。假使有朋友想与你实施一个计划，而你手头的任务已经相当庞大，或者是你根本就对那个计划毫无兴趣。那么，一个善于管理时间的人会这样作出反应：“很抱歉，我想我现在没有更多的时间去做手头以外的事。”

　　◎当勤奋成为一种习惯

　　★找出隐藏的时间

　　1. 善用等候与空当的时间

　　就像去拜访客户的时候拿一本书，这样你就不必在等待的时候懊恼和沮丧。不管在什么地方，只要是有可能存在时间误差的情况，你都应该提前准备点什么东西带去，可以是任务，也可以只是一本小说。

　　安妮·索恩是一名总裁助理，她总是在车里放着一把用来拆信的刀子，开车时便会带上一沓信件，每当车子需要等红灯，她就利用这个时间来看信。她说里面有一半的信件都是无用的，她只是做了个简单筛选。等她到达办公室的时候，她只要把那些垃圾信件丢掉，留下有价值的就好了。

　　即使你是一个很注重效率的人，也总会遇到让你等待的人和事，这些不是你所能掌控的。你可能错过地铁和公交车，也可能被困机场，但是你是否想过这个问题：那些成功人士此刻在做什么？我可以告诉你，他们在看书，写点东西，检查一下信件，打电话部署工作，或者修改工作报告。

　　2. 比赛节省时间

　　凯西在佐治亚公司上班，这是一家办公室用具公司，生意做得相当成功。她在工作中有一个诀窍：“我进办公室第一件事就是看收件箱，并将所有文件依重要性、难易度分类，在心里规定每一件事情完成的时间，尽量在仅有的时间内完成需要做的每一件事。通常情况下，我最后所做到的事情要比计划中多得多。”

　　许多优秀运动员的成功也与这一点有很大关系。他们的竞争对手不仅是其他运动员，最重要也是最难对付的对手其实是他自己。他必须超越先前的自己，并在有限的时间内尽可能提高自己的技能。

　　在这场节省时间的比赛中，每个人，只要参与就是赢家，那些躲得远远的人，注定不可能优秀。

　　3. 善用杠杆的力量：想办法偷懒

　　历史上的伟大发明家，他们的原始意图是什么？其实不过是为了寻找一些比较简单有效的做事方法。爱迪生在当电报操作员时被炒了鱿鱼，原因是他发明了一种可以在工作的时候偷懒打盹的装置。世界知名的汽车制造商亨利·福特发明了各种简化工作的装置。他在工厂装上输送带，以使工人省去来回取零件的时间。之后他又发现装配线太低使得工人弯腰工作，这样会增加疲劳而且不够安全，于是他改进了装配线，将它们提高了8英寸。仅仅是一个简单微小的改变，却大大提高了工厂的生产力。

　　原始社会的人们依靠自己的力量单打独斗，最终不能获得长久的生存。据人类学家的研究，他们中的成人平均能量还达不到一匹马的10%。如今的人类之所以保全到现在而不畏疾病和灾害，是因为他们懂得开发自己的能量，用一些窍门来提高社会的生产水平。而造物主眷顾这样的人和社会。

　　不要认为偷懒都是应该被否定的，当一个懒汉这样问自己：“有没有更简单的方法呢？”他可能正在构思一项伟大的计划。要知道，忙碌并不等同于效率。一个企业职员的白日梦可能产生很大的生产力。

　　一个过于忙碌的人不会有时间思考他所做的事，也许会有更加有效的方法来完成工作。如果你想让自己更轻松一点，那么放低一下工作量，花时间去反省你刚刚完成的工作。“我这样做有意义吗？”“如何才能花更少的时间做得更好？”当然你所思考的内容应该包括如何与他人更好地合作，以及你对现有资源的利用状况。

　　当你把注意力的一小部分拿出来放在其他领域，你会发现它们对你目前所从事的事同样有影响。只在自己的小领域里作研究，得出的结论必定是狭隘的。那么，你应该为自己争取更多的时间来学习其他知识或者他人做事情的窍门。不然的话，永远不可能产生什么新办法。

　　当你肯花时间思考问题的时候，你解决问题的能力也会随之提升，相信你的大脑吧，它真的力量巨大。实际上，那些新技术的产生几乎全是建立在已有观念和技术的基础上，发明家们只是把它们重新排列组合。汽船就是罗伯特·富尔顿将蒸汽引擎和造船技术结合在一起而制造出的。有一点你应该想到，他应该是对两种已存在的技术都有了解，不然便无法将它们融合。当然，最主要的是，他拿出时间来思考了。

　　作曲家狄米奇·肖斯塔科维奇曾被问到为什么他作曲的速度这么快，他的回答是：“因为我已经思考很久了。”

　　★养成良好的习惯

　　你一定听到过这样一句富有震撼力的话：习惯形成性格，性格决定命运。因此，如果你想取得成功，千万不要忽视习惯的力量。当然，事实上思考能力一般的人就完全可以认识到这一点。但糟糕的是，人们往往让习惯阻碍了进步，而不去想办法发挥它的真正作用。一旦坏的习惯养成，它就会像一个残暴的君主一样强迫你去做你并不希望发生的事，但是你又没有力量去违背他，那你就只有牺牲自己的意愿。你不应该任由邪恶势力摆布，而要学会控制和利用它。去支配你的习惯，让它为你的成功服务，而不要忍着抱怨成为它的奴隶。

　　心理学家给了我们一个肯定的答案，习惯是完全可以被指挥和利用的，我们应该避免被习惯阻碍，良好的个性和成功的行动得益于好习惯。已经有很多人让这条论证得到证实，发挥了习惯的强大功能。

　　也许你要经过的一片草地并没有路，你每从那里经过一次，这条路就会更加明显。这就如同我们的习惯，习惯就是通往你心灵的路径，我们当然都希望这条路径是顺畅没有阻碍的。当你经过一片森林，你一定会选择最干净清晰的小路通过，因为那是被很多人走过的一条道路，已经被踩得相当结实了，方向也更加明确。没有人会愚蠢到从杂草丛穿越。

　　简单地说，习惯就是由一次次的重复创造出来，并付诸外在的表现形式。一个人开门的动作、与人交谈的方式，以及处世技巧的养成，这些事情无论事关紧要还是无足轻重，都受到习惯的影响。即使是一张无生命的纸，你把它多次折叠，就会出现明显的痕迹，并且不会自动复原。手套被长时间戴着，也会变旧变破。水总是聚在低洼的地方，并且积聚的水会越来越多。关于习惯的法则处处可见。

　　现在你应该清楚习惯到底有怎样的重要性，那么，请用它来改进自己，完善自己。记住这一点：清除坏的习惯，培养好习惯，这是对习惯最好的利用方式。旧的习惯也许在你身体里存在已久，一时半会儿难以把它赶走，那么，用新的好的习惯来替代它，它便会站不住脚，垂头丧气地离开。

　　要相信新鲜事物所具有的强大生命力，好的习惯一旦养成，你的每一次行为都会加深它。当你的这条心灵路径变得又深又宽，你在上面行走起来的感觉一定也是十分舒适的。