第21章 合理安排时间

　　我们每个人都应该只做有用功，抛弃无用功。换句话说，就是要集中精力在能获得最大回报的事情上，别花费时间在对成功无益的事情上。

　　在现代社会中，许多人都在苦苦寻觅着机会，希望自己的未来能够一帆风顺，希望能够找到希望之光。但是，想要在如此大的竞争之中脱颖而出，是件非常不容易的事。

　　那么，我们所能够做的事情就是：抓住现在、不要沉湎于过去。

　　但如何才能抓住现在呢？这就需要我们对时间有一个合理的安排。

　　要想安排好自己的时间，我们就要为自己所做的事情制订出先后顺序来。

　　你要清楚，你日程表里的所有工作都不是同等重要的，不能平等地对待它们。因为，事情都是有轻重缓急的。这一点，也正是许多号称时间策略专家的人会误入歧途的地方：他们会尽职地列出日程表，但当他们开始进行表上的工作时，却未按照事情的轻重缓急来处理，而导致了成效不明显。

　　列出自己最需要做的事情，但要注意：限制数量；制成两张表，一张短期计划，一张长期计划。你还可以在自己最重要的事情前面加上序号或是英文字母A、B、C等。

　　当你确定了自己需要做的事情之后，就要按照它们的轻重缓急开始行动。大部分人根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。成功人士不能这样工作。如何按优先程度开展工作呢？以下是两个建议：

　　1 每天都为自己列一张先后表

　　伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普承认曾会见过效率专家艾维利。会见时，艾维利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普承认他自己懂得如何管理，但事实上公司不尽如人意。可是他说需要的不是更多知识，而是更多行动。他说：应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理范围之内价钱由你定。

　　艾维利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能把他的公司的业绩提高至少50％。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。过了一会又说：现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。这花了大约5分钟。艾维利接着说：现在把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第五件事，那不要紧。你总是做着最重要的事情。艾维利又说：每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样做。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，认为值多少就给我多少。整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。后来有人说，5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂，艾维利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯·舒瓦普赚得1亿美元。

　　但生活中，大多数人都有盲目办事的特点，他们大多不会顾及到事情的顺序。多数人宁可做令人愉快或是方便的事。但是没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。试用这个方法一个月，你会见到令人惊讶的效果。人们会问，你从哪里得到那么多精力？但你知道，你并没有得到精力，你只是学会了把精力用在最需要的地方。

　　2 把事情按先后顺序写下来定个进度表

　　把自己要做的事列出来，并制作一个进度表，这对你的工作是非常有帮助的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好，也是同样重要的。这样做给你一个整体方向，使你看到自己的宏图，有助于你达到目的。每个月开始，都坐下来看本月的日历和主要任务表。然后把这些任务填入日历中，再定出一个进度表。自从这样做之后，你就不会无意中错过一个最后期限或忘记过一项任务。

　　3 写出你的目标

　　有名的旅馆业者康拉德·希尔顿将他的成功全归功于目标的魔力。但在达成目标之前，希尔顿不只是写出他做事的优先顺序而已，以下就是他的故事。

　　经济萧条打击了希尔顿。自1929年股币大崩盘后，没有人想要旅行，就算有，他们也不会住进希尔顿在20年代中收购的那些旅馆。到了1931年，他的债主威胁要撤销抵押权。不但他的洗衣店被典当，他甚至还被迫向门房借钱以糊口。在这潦倒之际，希尔顿偶然看到了沃尔多夫饭店的照片：6个厨房、200名厨师、500位服务生、2000间房间，还有附属私人医院与位于地下室旁的私人铁路。他将这张照片剪下来，并在上面写上“世界之最”

　　希尔顿事后形容1931年：那段迷失而混乱的日子真是连想都不敢想。但那张沃尔多夫饭店的照片自此就保存在他的皮夹里，一直激励着他努力奋斗。当他再度拥有自己的书桌后，他便将照片压在书桌的玻璃板下，随时看着它。在事业渐有起色而且买了新的大桌子后，他仍把那张珍贵的照片放在玻璃板下面。18年后，1949年10月，希尔顿买下了沃尔多夫饭店。那张照片使得希尔顿的梦想有了具体的雏形，让他有一种可以全力以赴的目标。那张照片就像是一张提示卡，如同格利布朗放在桌上的杂志一样，不断地激励他们向目标迈进。

　　荷马赖斯同希尔顿一样，也是一个因目标而成功的人。荷马赖斯是乔治亚科技大学黄夹克队的常驻运动总监。因为赖斯的成就斐然，美国全国大学运动协会的同僚们以他的名字设立了一个奖项，每年颁发给全国最优秀的运动总监。赖斯发迹于肯塔基的乡下中学，后来转到一间较大的中学，继续他的教练生涯。在那儿，他缔造了辉煌的记录：101胜、9负、7平，7季全胜，50场连胜以及连续5年的冠军。之后他更上一层楼，当上了大学教练、专业教练和大学的运动总监。

　　他是如何做到的呢？一开始，赖斯读遍了所有能找得到有关成功的书，他发现许多书都建议读者写下希望达成的事：你的渴望、目标及梦想。年轻的赖斯教练便依样画葫芦，并且在旁边写出达成目标的日期，以及达成目标的计划。像奇迹一般，赖斯一步步地完成了他所订下的目标。他对这种结果非常满意，因此也教他的队员们这么做。多年以来他仍乐此不疲。

　　赖斯有时会被邀去发表演讲。有一次，他给同学们看一组3乘5大小的卡片，然后告诉同学们：上面都是我的目标，一张一个，我都随身带着。当我等着登机时，就会将卡片拿出来温习。而且真正的乐趣在于实现这些目标。他相信目标应该要清楚而明确，而且每天至少大声念出两次，必有助于将这些目标融入潜意识里。他说：有耐心，放轻松，保持信心，该是你的，自然跑不掉。

　　4 多用脑就可以少用脚

　　小时候，你如果和你父亲下棋的话，你会发现，除非他有意让着你，让你赢，要不然你是不会看到胜利的。你的毛病就是想到了一步棋要怎么走，然后就陷入了他所设的圈套中。可他却能够预知未来三步之外的棋局。因此，你会在不经意间，棋子一个一个被他吃掉。你的父亲之所以能赢你，是因为他预先设想后面的好几步棋，经过周密的思考后，他就会贯彻实行。

　　这一点，也是许多成功人士常做的事。他们会在自己的工作中，事先预测什么可行、什么不可行，需要花多少时间、精力、资源。如果你能在心里模拟计划的每一个步骤，也可借助纸和笔来帮忙模拟，你就可以预估需要多少资源及何时需要这些资源。如果你没有这么做，你可能会在计划进行的过程中，甚至刚刚进行的时候，才发现自己缺少完成计划所需的资源，结果是进度严重落后，甚至整个计划完全失败。

　　所以，我们一定要合理安排好自己的时间，知道什么时候做什么事情，然后把事情做到极致，只有这样，我们才更有可能获得成功。