第23章 有效地管理时间：学会快(2)

　　1998年至1999年赛季，美国NBA球队的老板和球员围绕着新合约产生了巨大的矛盾冲突，劳资双方关于“工资帽”的谈判陷入僵局。这场劳资纠纷致使NBA一度停办，联赛最后缩水成50场，球员、联盟、转播机构全部蒙受巨额损失。如果再将赞助商的间接损失也计算进去，那么损失资金就更大了。球员和老板们之间你来我往谈判了将近6个月，双方的损失都将进一步扩大。这个博弈，很难达到双赢，唯一的办法就是尽快解决矛盾，达成协议。最后，资方下了最后通牒，必须在限期内解决冲突，这才促使双方达成了协议。

　　如果没有最后通牒，这件事还不知要拖到猴年马月。

　　帕金森法则认为，任务的重要性和复杂度与所分配的完成任务的时间密切相关。这就是不断迫近的最终时限的魔力。因为精力更高度集中，短时限内做出的最终产品通常不比长时限内做出来的差，甚至质量更高。如果给你24小时去完成一项任务，时间的压力促使你集中精力去执行，别无选择只能做最重要的部分。同样的任务，如果给你1周去完成，它就换来了小题大作的6天。如果给你2个月的时间，它就变成了一场精神磨难。

　　因为有8小时的时间要填满，我们才有满满8小时的工作。如果我们有20个小时的时间去做完成某件事，我们也就有了一个20个小时的工作。如果有一件紧急的事情，需要我们1个小时后必须去做，而手上现有的工作又不能拖延，神奇的是，我们往往可以在这1个小时内完成我们手上的所有工作。

　　这些都体现了“设定最后期限”对人们的影响。那么人们做事情为什么能拖就拖呢？

　　因为，对于我们来说，没有一定的利益驱动，一般人是没有动力去好好利用时间的。如果你是一名员工，每天上午九点到下午五点，你都必须待在办公室里。但是你又不能让人看到你是闲着无事做的，所以你就不得不找事情来打发这段工作时间。而把一件小事拉长做或者拖着做，是最好最简单的办法。正因为有的是时间，所以你的时间才被浪费掉了。

　　但是，如果你现在的目标不是每个月定时去领那些定量的工资，那你就不能再继续拖下去了。

　　为了避免拖拉的倾向，我们在做事的时候就应该制订负荷合理的目标和计划，对可支配的时间进行管理，强迫自己在约定的时间分阶段地完成任务。也就是说，对于要做的事情，我们一定要给自己一个“最后期限”，才不至于使自己到最后关头拼命地赶，结果完不成或者影响做事的质量。

　　同时，还要让我们自己清楚如果突破这个期限，将会产生什么不良后果。每个人做事情都会本能地趋利避害。为了避免拖延，我们可以问一问自己：如果真的超过了最后期限，会给我们带来怎样的后果？我们能否承担起这个后果？比如，能力上遭到别人质疑、收入上蒙受损失、人际关系上会付出一些代价等等。

　　相反，如果我们在每一次工作中，都能做到在最后期限之前完成工作目标，你会得到上司的赏识和奖赏、你会获得多少快乐、你的加薪和升职计划将很快实现等等。

　　积极行动起来，既需要动力，也需要压力。目标是动力，期限就是一种压力。如果一个人追求目标的愿望很强烈，他的动力就会很强大，即使没有外来的压力，他也会积极主动地去充分利用时间，提前完成工作；如果追求目标的愿望弱，动力就会不足，这时候，“最后期限”就是比较有效地能够保证我们按时完成工作的施压手段了。

　　明确每件事的最后期限

　　在生活中，许多人都有这样的心理特点：对于不需要马上完成的任务，习惯性地在最后期限即将到来时才开始去努力，也就是在做一项任务时，总觉得还有很多时间，能拖就拖；一旦到了不能再拖的情况，例如到了规定的时间，基本上也能完成任务。这种情况叫做“最后通牒效应”。

　　有些人认为这是因为人在重压之下，往往会表现得更出色。所以他们会给自己的拖延找借口：“我是故意把事情推迟到最后一分钟才做的，因为我喜欢这种工作压力。当截止日期临近的时候，我的效率才会最高，也会迸发好的灵感和创意。”

　　其实这种观念是错误的。心理专家指出：在压力下，人们的表现只会变差，而不会变好。金庸先生就曾表示：对自己在交稿压力下产生的作品感到不满，因为觉得那些作品没有发挥出他应有的水平。

　　试想，如果你手上有一个需时三个月的任务要完成，前两个月拖延过去之后，你指望在期限到来之前的一个月时间把需时三个月的任务完成，你能做的除了夜以继日外就只有敷衍了事了。如果正巧此时你生病了，或者突然接到了新的任务，你怎么办？

　　所以，我们要尽量避免让自己陷入高负荷的工作状态，以发挥出自己能力的最好水平，并赢得时间上的自由。

　　行为经济学家丹·艾瑞里和克劳斯·韦坦布洛克针对麻省理工学院的三组学生，进行了一项有关拖延时间问题的研究，结果颇具启发性。

　　每一组学生都必须在12周内完成3项任务。第一组学生完成每篇论文的最后期限分别为第4周、第8周和第12周。第二组学生没有被指定明确的最后期限——三篇论文都须在课程结束时完成。第三组学生被要求自行设定最后期限。

　　最后期限设定时间分布均匀的学生——包括第一组学生，以及第三组中自行设定最后期限的学生——往往得分最高。没有自行设定最后期限或未被指定任何最后期限的学生，则表现得很糟糕。

　　所以，要完成一个大的任务，最好把其分解成若干个较小的任务，并分别给每项小任务设定最后期限。确保眼前总有一个具有约束力的最后期限。如果“最后一刻”总是在“眼下”，你将成为效率最高的一位。

　　如果只有好的想法，也有一个具体可行的方案，却没有给自己设定实现这一方案的期限，再好的想法也只是一句空话、一个梦想。不管你的目标多么伟大，听起来多么动人，没有期限的目标只是说大话，吹牛皮。所以，当你设定一个目标时，一定要把相应的步骤和期限考虑好，然后要求自己必须在规定的期限内完成，你才会成功。

　　有人问，如果我定了期限，但到期了仍然完不成怎么办？

　　答案很简单，再定一个！只要你没有在期限内完成的原因不是拖拉，不是偷懒，只是因为你低估了事情的难度，或者高估了自己的工作效率，那么你完全可以根据实际情况，调整你的最后期限。但是，这并不意味着我们可以将期限一拖再拖，总要有一个底线。越过了底线就不能再给自己找任何借口了。

　　当天的事情当天务必完成，明天的事情今天做出打算，后天的事情今天提前想好，这样一来，就形成做事的良性循环。

　　有人说过：“紧凑的一个小时更胜于一天的白日梦。”“每天都做好最重要的3件事”是通往成功的“捷径”。只要我们坚持如此，不遗余力、千方百计地把它做好，就能登上成功的巅峰。请你从今天开始自我约定，列出时间清单，将心力集中在对自己最重要的事情上，让每个小时都花得有价值吧。

　　实战训练：麦肯锡30秒电梯训练

　　麦肯锡公司是美国一家着名的管理咨询公司，专门为各大企业解决他们的管理问题。有一次，一家大企业找麦肯锡公司做咨询。咨询结束的时候，该公司的董事长在电梯里遇到了麦肯锡的项目负责人。该董事长问道：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的这短短30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。

　　发生这件事之后，麦肯锡公司就要求员工：“凡事必须在最短的时间内把结果表达清楚，直奔主题、直奔结果”。这就是着名的“30秒电梯理论”。一个计划，如果策划人在30秒内讲不清楚，那就说明计划有问题，而且操作性差；同样，一个员工如果在30秒以内讲不清楚所要表达的意思，讲不清楚公司、所在部门以及他自己的任务，那么，这个员工就已经不称职了。

　　其实，在我们平时的工作、生活当中，无论是对客户讲解还是对老板汇报，无论是与陌生人第一次交谈还是和老朋友交流，抑或是在提案、发问、商量、教导、道歉、指示等时候，都需要我们能在最短的时间内把事情讲清楚。这是一种能力，也是一种智慧。

　　比如你是一个刚入职的底层员工，当你有个好建议却根本无法越级敲开老板办公室的大门时，偶然一次你与老板两人同乘一部电梯（当然，未必非要在电梯里，任何只有你们两个人的场合都可以），你就可以充分利用这次机会。30秒后，如果你说的话打动了他，他也认为有道理，他就会说“找个时间跟你详聊”。

　　所以，最关键的是在这30秒钟的时间里，你说什么？如何找到对方的兴奋点？如何调动起对方的热情？

　　成功其实很简单，抓紧你的每一个30秒，为每一个30秒而时刻准备着，运用“30秒电梯理论”，强化自己对时间的掌控能力，为自己创造机会吧。

　　自控力训练实战：用最短的时间说清一件事

　　在短时间内说清楚一件事，最重要的就是要有充分的训练和准备。也就是说，我们既要训练自己说话讲重点、有逻辑，还要为自己要说的内容做好准备。只有这样，我们才能在转瞬即逝的机会面前展现出自己。

　　下面，我们来训练一下，该如何把一件稍微复杂一些的事情用最短的时间把它对别人说清楚。

　　训练人：用自己原来的习惯把这件复杂的事情写下来按顺序把整件事情用3条概括出来1

　　2

　　3试着用一句话把整个事情写清楚找个人来练习，在30秒内把这件事给他说清楚完成没有完成行之有效的训练方法

　　1在一分钟内讲出关键语句

　　2用十秒钟提出一个有深度的问题

　　3用一句话点出你的诉求

　　4下指令时，简洁有重点

　　5复杂的事，分条来阐述

　　6凡事要归纳在3条以内

　　7把你的时间单位以30秒来计