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《做最好的管理者》 作者:陈浩

第17章 优秀的管理者是高效的信息传递员(2)

  这就是不善于向上司汇报的结果!身在江湖,应该管好自己,不该你做主的时候就不要随意做主,那样会给上司以下犯上、不尊重他的坏印象。

  作为下属,不管你替上司承担了多少责任,帮他做了多少事情,不管他有多么无能,甚至离开了你,他连电脑都打不开、报表都看不懂,但他始终是你的上司,有最终决定权的人还是他,如果你擅作主张,肯定没有好果子吃。

  小案例

  在公司所有的副总经理中,唐文是最年轻的一位。有人问他是不是有什么诀窍,他说:“我的成功归功于我‘三于法则’,就是精于业务,勤于动脑,善于汇报。具体点说,精于业务就是要对自己的工作非常熟悉,这是最基本的要求,如果做管理者的不懂专业知识,下面的人肯定不服你。勤于动脑就是要多思考,多创新,老方法解决不了新问题,必须找新思路、新方法,学习新技术、新知识。”

  至于最后一点善于汇报,他微笑着说了两个字:“对路!”然后他举了一个自己的例子。有一次公司召开大会,那时候他还是一个行政部副经理,做的都是一些不咸不淡的工作,在会上,部门经理们依次向公司高层汇报近期工作。

  唐文看了看周围的人,基本上都是一些老资格。要想得到领导的重视,就必须让领导记住自己,而要想让领导记住自己,汇报就必须有特点。于是该他发言的时候,他针对自己的工作内容,提纲挈领地说力争“多出彩”,确保“不出事”,“多出彩”就是要多出成果,“不出事”就是避免出差错。哪个领导不希望这样的工作结果呢?他一下就吸引了领导们的注意,让领导牢牢地记住了自己,此后他的发展非常顺利,很快就得到了提升的机会。

  也许你会说,汇报工作不就是“上嘴皮碰下嘴皮”么,有什么难的。实则不然,这里面可有的是学问。

  首先,你的汇报要抓住重点。不要觉得把工作一股脑地倒出来会有很好的效果,唯恐上司对你了解得不够。如果你面面俱到,那么就会主次不分,既不得要领,又不能吸引上司。一般来说,你汇报的事情应该是上司最想听、最关心、最想强调的事情,或者是那种最能表现你成绩的事迹,或者是那些有自己特点的东西,也就是汇报要“多出彩”。

  虽然说汇报要有亮点,但不能随意加工润色,不能主观臆断,不能胡编乱造,必须本着认真负责的态度和实事求是的精神,以事实为依据,绝对不能弄虚作假,糊弄上司。这不仅是一个职业道德问题,也是一个人格问题。

  作为领导,他看重的是结果,而不是过程,因此在汇报的时候,最好先概括性地讲结果。当领导的即便不是日理万机,也有他自己的事情要做,没有大把的时间来供你浪费,千万不要等他冲你摆摆,让你化繁为简,应该直截了当地给出答案。就算工作失败了,出了差错,也要告诉上司这是目前的结果,之后你才能说明原因,寻求弥补过失的方法。

  4.不把问题留给自己的上司

  公司的决策层,他们负责公司的整体管理,负责为公司的发展制定长远战略,他们不应该成为“问题汇总站”。管理学家史蒂芬·布朗说过:“领导并不是问题的解决者,而是问题的给予者。”中层管理者和决策的关系就是这么简单--他们任命你为管理层,你负责给下属安排工作,解决问题。

  你的上司有他需要解决的问题,你也有需要自己解决的问题,工作中遇到问题,要明白这是你职责范围之内的事情,如果你什么事情都解决不了,不能替上司分担工作,那他还要你这个下属有什么意义呢?反过来说,只有你能够解决问题,才有更多的发挥潜能的机会,才能建立起自己的职场信誉和职业形象。

  小案例

  波恩是一家大型商场的值班经理,他每天都“勤劳”地工作着:检查员工们的精神状态,督促员工杜绝迟到早退现象,亲自验货……他自认为已经是一个好的中层管理者了,觉得自己已经做了管理者应该做的所有的事情。然而有一天,当他正在和一个同事闲聊的时候,商场主管走了进来,他环顾了四周之后,示意波恩跟上来。

  主管一句话也没有说,波恩也就没有问。主管走到货架边,开始动手整理那些被订购出去的商品,然后走到食品区,开始清理柜台,清空购物车。

  波恩惊讶地看着这一切,仿佛过了一个世纪一样,这时他终于明白了:主管是在以行动告诉他,他应该像主管一样负责而主动地工作,他现在做的工作还远远不够好。最后主管终于开口了,他望着发愣的波恩说:“要记住,你就是商场的主人,你的工作就应该是积极主动的。”

  作为一名商场工作人员,清理柜台、摆放商品,这绝对是本职工作,但就是这些本职工作,却出了问题。要知道,这种问题会严重影响商场的形象,甚至影响商场各个环节的工作效率,从而影响公司的整体业绩。这样说一点都不为过。

  《致加西亚的信》的作者阿尔伯特·哈伯德曾经说过:“每个雇主总是在不断地寻找能够助自己一臂之力的人,同时也在抛弃那些不起作用的人--任何阻碍公司发展的人都要被淘汰。”作为中坚力量的管理层,就是那些助公司一臂之力的人,如果你不能解决问题,就是没有尽职尽责。你要显示出你的价值,就要积极主动地发现问题、解决问题,不要等着上司来督促你来做。

  小案例

  钢铁大王安德鲁·卡内基年轻的时候也跑过“龙套”,他曾经在宾夕法尼亚州匹兹堡铁道公民事务管理部担任电报员。一天他正在值班的时候,突然收到了一封紧急电报:在附近的铁路上,有一辆装满货物的火车脱了轨,要求通知所有其他火车改变线路或者暂停运行,以免发生撞车事故。事有不巧,当天正是周末,他一连打了好几个电话,都没找到上司。

  面对这种危急的情况,多耽误一分钟,就多一分危险,他绝对不能袖手旁观。卡内基做出了一个大胆的决定:冒充上司,给所有要经过这里的列车司机发出命令,立即改道。

  按照规定,电报员冒用上级名义发报,是会被开除的。卡内基十分清楚这项规定,发完命令后,就写了一封辞职信,放到上司办公桌上。第二天,卡内基没去上班,却接到上司的电话。来到上司办公室后,这位向来以严厉著称的上司当着卡内基的面撕碎了那封辞职信,微笑着对他说:“由于我要调到公司其他部门工作,我们已经决定由你担任这里的负责人。不为其他任何原因,只是因为你在正确的时间做了一个正确的选择。”

  沃尔玛创始人山姆·沃尔顿说过:“想不被企业和社会淘汰的雇员必须停止把问题推给别人,应该学会运用自己的意志力和责任感,着手行动,处理这些问题,让自己真正具有卓越的工作能力和素养。”工作看的是业绩,公司要的是结果。作为一名管理层的公司员工,必须认清自己的工作使命,只能把问题留给自己,把结果带给公司。

  你应该尝试着自己去解决问题,做一个可以为上司排忧解难的“智囊”。机遇总是乔装成“问题”的样子,只要能解决问题,就能抓住机遇,对于自己能够判断,而又是本职范围内的事情,要大胆地拿主意,亲自解决,只有你把问题解决了,你才能让老板对你青睐有加。

  出现问题的时候,把问题推给自己的上司,就相当于点了一个大炮仗,然后自己一边听响,炸着谁,谁倒霉,自以为是聪明的选择,实际上是完全不负责任的表现,不要以为上司不会责怪你,等他秋后算账的时候,就没有你的好果子吃了。如果每个公司的管理者都用这样的态度工作,恐怕再知名的公司也会倒闭的,因为他们不仅不能创造价值,还会制造一大堆麻烦。

  5.不是领导固执己见,而是你缺乏技巧

  总有人抱怨自己的上司软硬不吃,油盐不进,简直就是个十足的“大魔头”。这个世界,没有人有义务一定要听你的,更何况是你的上司。他不接受你的意见,就算你说他是饭桶,是草包,又有什么意义呢?

  我们说“金无足赤,人无完人”,上司的决定、想法、指令,未必全部正确。一个富有责任感的管理者,有义务对公司管理提出建设性意见。不过,要想让上司接纳你的观点或者方案,还需要动动脑筋,别像个“傻大姐”似的,你要尊重上司,有礼有节有分寸有技巧地把你的意思渗透给他。

  小案例

  陈风大学毕业之后去了一家网络公司,从事市场开发工作。进入公司没多久,他就发现公司存在很多问题,比如管理不正规,办事讲人情,忽视管理制度,论资排辈现象严重,员工热情不高,大多是在混日子。最让陈风头疼的是公司的营销管理毫无章法,想起一出是一出,营销策略总是变来变去,搞的自己有时候都不知道刚刚承诺客户的条件猴年马月才能兑现。经过认真的思考,陈风用了近半个月的时间,写了一封建议书,洋洋洒洒近3万字,文中详细列举了他发现的问题及其危害。他以为老板看了一定会对自己刮目相看,没想到建议书一交就没了下文。后来,陈风专门向老板询问此事,老板轻巧地说:“我心里有数,你还是多想想怎么把业务做起来吧。”

  陈风觉得很没劲,嘟囔了一句:“根本问题不解决,怎么做业绩?”

  老板一听这话,大发雷霆:“你该做的不做,还有心情写这东西?问题谁不知道啊,关键是怎么解决,你给我一个解决方案看看?你把工作做好了吗?做不出业绩就是公司有问题,别人的业绩是怎么做出来的,现在公司就你一个人还一张单都没出!”陈风没等老板继续说下去,摘下工作牌往桌子上一扔:“一点意见都不听去,对不起,我不做了!”说完就冲出了老板办公室。

  其实,老板听不进去意见,是你自己挖的一个坑。做员工的总是这样,动不动就把老板归为蛮不讲理的那一类,却很少反思一下自己,是不是提建议的方式不对,是不是有更好的途径,是不是给上司留了面子。

  很多时候,向上司提建议只是在把球踢给上司,就像老板批评陈风的一样只有问题没有答案,很多时候,这注定了你的意见石沉大海,没有结果。对于你反映的问题,可能老板比你还清楚,他正在等着别人来告诉他怎么做是正确的,如果你只是提建议,只注重问题,等于是火上浇油,这样的建议不如不提。

  如果你还不是一个经验丰富的管理者,那么,原则上你最好少动嘴,别老是给上司提建议,毕竟作为中层,你的任务是管理下属,执行任务,不是参与经营决策。

  当然,由于你直接接触员工,对于实际工作和具体问题可能看得比上司还清楚,也能从中发现上司不知道的问题,但是,很多时候,大家看问题的方式是不一样的,而且你也不知道上司工作的重点所在。你必须站在和上司同样的角度和高度,否则你不仅不是帮忙,反而是给上司添乱。

  小案例

  客服部经理小李在与客户盛隆公司采购主管聊天的时候,意外地得知恒星公司老板的父亲下个月要过八十大寿。小李想这可以是一个对客户进行感情投资的好机会,就找到了老总,告诉了老总这件事情。他说:“我听盛隆公司采购主管老谢说恒星公司老板的父亲下个月过八十大寿。这个老爷子特别喜欢书法,我们给他送一套文房四宝,您看如何?”老总头都没抬地说:“行,就由你看着办吧。”

  我们可以做一个假设,所有的上司都是懒惰的,没有哪个上司肯做“思考题”,他们更喜欢做“选择题”,如果你只让他们回答是或者不是,行或者不行,或者从ABC等选项中选出一个他认为好的答案,他会非常愿意接受你的建议。

  上司始终是上司,下属终究是下属。作为接受方,就算理智上,上司知道你的建议是合理的,但在感情上他还需要一个接受过程,甚至会出于本能反驳几句。那么最好你在提建议的时候能够委婉一些,注意自己的措辞和分寸,不要“胡同里赶猪--直来直往”,在说话之前先铺垫一下,比如“不好意思”、“也许是我记错了”、“也可能是我多嘴”、“关于……我是这么看的,不知道对不对”,经过了这个缓冲,再进入正题,即使上司不接受,也不会当场拒绝。

  给上司提建议,绝对不能使用命令语气说话,比如“这是不允许的”,这种否定式的建议,很容易引起上司的反感。如果的确不允许,你不如改成提示、提醒的方式提出来。

  一般来说,你给上司提建议时最好没有第三人在场,如果有很多人在场的话,会伤了上司的面子。你还要照顾到上司的心情,如果上司心情不好,他不会愿意听絮絮叨叨、没完没了的话。你最好趁上司高兴时提建议,人在高兴的时候会很容易接受意见。

  上司制定了一个方案,肯定会对这个方案比较满意,因此,在向上司提建议时,要先表示肯定、赞同,然后再对某些局部问题提出商讨建议。这样做能够让上司觉得你们站在同一条船上,沿着共同的目标前进,你只是想让方案更加完美,任务完成得更加出色。

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