第36章 使用高科技带来的高效武器

　　人是世界上最智慧的动物，因为人可以制造工具、利用工具，将自己的能力一千倍一万倍地扩展。

　　现在科学技术日新月异，身边出现越来越多的数码产品和高科技办公用品，善于使用这些东西，不但能够节省时间，还能让你和时间“打通关系”让时间对你更加青睐，让你的任务完成得最高效。

　　1 善用电话的省时功能

　　电话的省时功能最主要的是，可以缩短时空的距离。哪怕相隔万里的两个人，在瞬间就可以完成信息的交流。利用电话的省时功能，可以使用电话处理信息，绝对不亲自面谈。面谈不仅要浪费协调见面地点的时间，走路的时间，还要把面谈中的各种闲话的时间计算到其中。面谈的时候，人往往更乐于多说一些闲话，由于话费的存在，电话中人的话要少很多。可以电话订购的一般物品，不必亲自去超市买。至于时间特别紧张的时候，电话更可以帮上大忙，直接一通电话，一个外卖就会送来，午饭的时间就节省了。

　　电话的来电显示，是另一个节省时间的法宝。在接电话前，可以通过对方来电的号码就可以判定对方的方位和身份，从而决定是否接听，节省时间，提高效率。稍稍计算一下，你每天浪费在不必要的电话如推销打错电话的时间，你就能瞬间明白来电显示将会为你带来的好处。其次，接到那些推销、骚扰的电话，留意一下号码，日后再也不用接听，可以消除下次被骚扰浪费时间的隐患。

　　另外一个可以利用的电话功能是电话预约。在一些活动之前，通过电话预约，约定好见面、会议或者其他事务的时间。没有预约，你兴冲冲地跑过去拜访某人，突然发现某人已经出差了。电话预约，可以使双方都能合理地安排好自己的时间，免去了吃闭门羹的危险，节省了等待的时间。

　　需要注意的是，在使用电话的时候，也要注意节制，使用电话时应开门见山，长话短说；打电话前应先列出讲话要点，以免遗漏；此外，还要注意控制谈话的节奏，甚至为通话计时，不要让电话变成闲聊浪费时间的工具。

　　2 多用电子邮件

　　传统的邮件费时费资费力，一般除了实物邮寄或者想要那种亲笔书写的感觉，都不宜采用这种方式。与传统邮件相比，电子邮件具有免费、省时、省力和节约空间四大优点，孰优孰劣，显而易见。

　　电子邮件是人类另一件能够极大促进人们交流效率的发明，它诞生于36年前的美国。因为以互联网为依托，Email操作简便，传输迅速，而且容量也越来越大，已逐渐成为效率社会的必须工具。

　　在节约时间的课堂里，这个基本的高科技工具是一定要掌握的。目前电子邮件的容量普遍可以变为十几M，可以传送文档、小的软件、歌曲或压缩包，而且新的可以传输更大附件的技术正在开发中，不久的将来，用邮箱传输电影都将不是问题。而且通过电子邮件，可以很方便地进行通知的发布(群信方式)，提供资源共享(建立公共邮箱)，获得最新的消息(订阅新闻)和信息的整理保存。在信息爆炸的当代，有这样一个好帮手的确可以节省自己很多宝贵的时间。

　　当然，电子邮件也并非万能。首先，它不具备即时性的优点，也就是说，如果一件事情迫在眉睫，那发邮件并不是一个明智之举，还是应该使用电话等即时通讯工具，以免贻误。另外，邮件在传输过程中会经过多道网络程序，秘密性质的文件宜小心对待，防止泄露。邮件也有可能丢失，虽然概率很小。

　　和手机相比，使用电子邮件最大的好处是，人可以完全地掌控回复的主动性。手机铃声响起，一个电话打过来，瞬间你便陷入了被动，拒绝接听最大的可能性是让对方愤怒甚而质问；而当你收到一封电子邮件，你完全可以根据自己的需要，回复那些你觉得重要的邮件，忽略那些没有意义，只能浪费你时间的邮件。

　　3 能用传真发送的资料，绝不邮寄

　　传真是近二十多年发展最快的非话电信业务。就结构和工作原理而言，传真机像一台带有打印机、扫描仪、调制解调器的专用电脑。它是一种将文字、图表、相片等记录在纸面上的静止图像，通过扫描和光电变换，变成电信号，经各类信道传送到目的地，在接收端通过一系列逆变换过程，获得与发送原稿相似记录副本的通信方式。

　　传真具有传统邮件和电子邮件都无法比拟的优势。首先，它具有快捷高效性，一份传真几分钟内就可以搞定，不像传统邮件需要在漫漫长途中等待几天。并且它能够保持材料的原样，在需要各类证件、正式材料或者其他纸质文件等场合的传送过程中可谓大派用场，这一点电子邮件也只能黯然失色。而且传真可以保证不遗失文件(丢失了可以立即发现并且补发)，不会造成传统邮件或电子邮件都可能造成的这类损失。

　　传真在很多紧急关头可以妙手回春。举个例子，席卷全球数亿美元票房的大片《谍影重重3》中，里面有一个男主角叫杰森·波恩。他凭借着超人的胆识、敏锐的感觉、迅捷的身手和可爱的性格，相信早已取代007，成为很多人的新宠了。但我们这里出场的主角并不是他，而是帕梅拉·兰蒂，CIA总部的一个女高官，也是一个一度被蒙在鼓里为坏人利用的好人。当她发现了boss的犯罪档案却被追击时，她急中生智设法进了一家传真室，把证据档案通过传真传输给了国会。这样在boss赶到时，杀人灭口已经迟了，只会更证实了犯罪事实。于是帕梅拉就这样利用了传真完成自救并且揭露了boss的罪恶行径。

　　传真是个可以救场的通讯工具，也是一个华丽的信息美人。能够恰当地利用传真，可以在焦头烂额之时顿感神清气爽，心旷神怡，让自己游刃有余。但是，传真是救命稻草，不是日常玩具，它不像电邮那样费用低廉，所以用传真取代邮寄是可以的，千万不要用来传送大部头的书籍之类，除非是十万火急，否则既是一种资源的浪费，也真是得不偿失了。

　　4 实行联网办公，节省存储及信息查找的时间

　　网络是一种资源共享的平台，是信息的海洋。能够在这广袤海洋中闲庭信步是一种心境，能够从这信息的万花丛中采到自己想要的那朵花是一种本事。如果我们做不到那样超然世外，或者这般游刃有余，那么我们至少可以学会轻巧地借用别人二次筛选的成果——而这种方式，就是联网。

　　联网办公是区别于单机工作的另一种方式，它通过多个不同主机之间的信息共享，达到提高效率和节省时间的目的。联网办公是一种新兴的工作方式，具有很大的成长优势。简而言之，联网办公的好处至少有简化资源共享、促使速度更快和便于集中化管理，从而极大地节省了存储及信息查找的时间，促进了工作效率的提高。

　　信息联网方兴未艾，小到几台电脑的局域网，大到全国联网的铁路售票体系，甚至全球联网的各种公司都已如雨后春笋。就拿火车票来说，以前没有联网，大家都去火车站排队买票，火车站里总是人山人海，绝大部分还至少是排了一天一夜队伍的。结果很多人不但浪费了时间还空手而归，给管理上也增添了诸多不便，治安困难，黄牛猖獗，窗口的售票员看了这种场面都是一脸愁绪，打不起精神。后来实行了全国联网，买票地点分散了，车站没票了，这边在网上立刻就能知道，节约了所有人的时间，提高了工作的效率，实实在在的双赢。

　　在工作中，到底选择做一个智慧的人，还是一个愚蠢的人，决定权在你自己。不善于利用工具的人，只能单纯地依靠自己的能力。想象一下，这是多么可怕的一种生活，你不得不步行到很远的地方和人进行面对面的交流，联网会议的休闲你再也无法体会，取而代之的，只能是大量时间的浪费和精力的消耗。

　　你必须使用自己的大脑来进行大量的计算，算盘不能使用，计算器不能，电脑更不能，大量复杂的计算你根本就不能完成。那些电脑可能不到一秒钟就能处理的数据，你甚至用一辈子也不能处理完。

　　不能使用邮件，不能使用传真，信息传递已经够你忙碌一辈子了。

　　不能使用电话，离你很远的人，你无法再和他们交流。若是执意要交流的话，又要付出多么大的时间的代价。

　　不能使用网络，不能使用搜索引擎，你的知识量和信息狭小得可怜。为了得到更多的信息，你必须付出天大的代价。

　　想一想这样的生活，时间全都被浪费在一些极其简单的活动上。“工欲善其事，必先利其器”离开了工具的你，便不能做出什么成就，更不用说高效率地利用工具了。

　　在某种意义上来说，工具创造时间，工具创造未来，工具创造效率，工具创造成就。聪明的人，不是拒绝工具，而是思考如何能更好地利用工具，让工具的各种功能充分利用，而人就从各种简单劳动脱离出来，做一些真正有意义的事情并有所成就。