第13章 时间管理，让你效率提高10倍 (3)

　　你首先要搞清楚哪些是急需处理的事项，办法之一是为你所要做的事情规定一个数量，当数量一个个地减少的时候，你就会找到哪件事情是相对重要的，哪些是次要的。还有一个办法，是制订一张短期计划表和一张长期优先事项表，在最重要的事情上作出标记，加星号或者标上1、2、3。

　　现在，你已经知道了事情的重要程度，下面你可以采取行动了。需要强调的是，我们开展行动的依据并不是事情的紧迫感，而应该是它的优先程度。变被动为主动的做法才能让你取得成功。那么，怎样确定事情的优先程度，更好地开展工作呢？下面是两点建议：

　　（1）每天开始工作前，都要有一张先后表 著名的伯利恒钢铁公司总裁查尔斯·舒瓦普曾一度为公司的业绩烦恼，一天，他幸运地会见了效率专家艾维利。艾维利称他可以帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。虽然舒瓦普在管理公司上并不缺乏经验和头脑，但他的公司的确不是很让人满意。

　　他说：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理范围之内价钱由你定。”

　　艾维利解释说，他只需要给舒瓦普一样东西，钢铁公司的业绩至少会提高50%。结果他递给舒瓦普一张空白纸，并且告诉他：“在这张纸上写下你明天要做的六件最重要的事。”待舒瓦普写完他又说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”舒瓦普花了大约5分钟来完成这一步。艾维利接着说：“现在把这张纸放进口袋吧。明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项，不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第五件事，那不要紧。你总是做着最重要的事情。”

　　他又说：“每一天都要这样做，当你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”

　　这次的会见时间总共也不过半个钟头。几个星期后，艾维利收到了一张3.5万元的支票以及一封舒瓦普的来信。舒瓦普说与艾维利对话的那半小时是他一生中最有价值的一堂课，并且价值不菲。五年后，舒瓦普的钢铁厂成为世界上最大的独立钢铁厂，当然艾维利的建议至关重要，他给舒瓦普带来的财富达一亿美元。

　　多数人做事情，并不是按重要性去办的，他们宁可去做那些简单而令人省心的事，也不想劳心费力地去做那些实际上很重要的事。但是他们并不知道，按重要性办事情是最好的利用时间的方式。你可以去尝试一个月，我想效果是让人兴奋而惊讶的。那时候也许别人会发问：“你怎么会有那么充足的时间和精力？”而你可以微笑着说：“我只是把时间和精力放在了最需要的事情上。”（2）明确了先后的顺序以后，要有一个进度表 成功者都富有长远打算，你不仅要把每天的时间安排好，把每周、每月，甚至一年的事情计划好也是十分必要的。当你看到未来的某个图像，你的方向感会更加清晰，这有助于你更快地达到目的。在每个月的第一天，看一下日历和你的任务安排，将任务填入到对应的日期中，这就是你的进度表。这样你就能督促自己有计划地处理工作，不会过于慌张也不会延期完成，当然更不会漏掉工作。

　　3. 写出你的目标

　　如果要确定一件事情是否需要优先去做，你需要问自己这样一个问题：“它是否对我达成人生的目标起到重要作用？”目标会帮助你更好地区分出什么该做，什么不该做，从而更加有效地利用时间和精力。旅馆大王康拉德·希尔顿就十分重视目标的作用，并且将他的成功归于目标所产生的魔力。

　　1929年经济大萧条时期，希尔顿的生意受到严重影响。人们很少去旅行，更不会住进他在20年代收购的那些旅馆。到了1931年，他的债主威胁要撤销抵押权。不但他的洗衣店被典当，他甚至还被迫向门房借钱以糊口。在这潦倒之际，希尔顿偶然看到了沃尔多夫饭店的照片：6个厨房、200名厨师、500位服务生、2000间房间，还有附属私人医院与位于地下室旁的私人铁路。他将这张照片剪下来，并在上面写上“世界之最”。

　　希尔顿在事后形容自己的1931年：“那段迷失而混乱的日子真是连想都不敢想。”但那张沃尔多夫饭店的照片自此就保存在他的皮夹里，一直激励着他努力奋斗。当他再度拥有自己的书桌后，他便将照片压在书桌的玻璃板下，随时看着它。在事业渐有起色而且买了新的大桌子后，他仍把那张珍贵的照片放在玻璃板下面。

　　18年后，1949年的10月，希尔顿买下了沃尔多夫饭店。那张照片使得希尔顿的梦想有了雏形，让他有一个可以全力以赴的目标。那张照片就像是一张提示卡，如同格利布朗放在桌上的杂志一样，不断地激励他们向自己的目标迈进。

　　佐治亚科技大学黄夹克队的常驻运动总监荷马·赖斯，也是一个因目标而成功的人。由于赖斯卓越的成就，美国全国大学运动协会以他的名字设立了一个奖项，这个荣誉将颁发给年度最优秀的运动总监。赖斯为何能有如此大的影响力？他的成就也是在目标的激励下一步步达成的。

　　赖斯的教练生涯开始于肯塔基的一个乡下中学，后来到了一个较大的中学，也就是在这儿，他创造了人生的奇迹。关于他的成就，很简单地说：101胜、9负、7平，7季全胜，50场连胜以及连续5年的冠军。取得这些成绩后，他进一步成为大学教练、专业教练和大学的运动总监。

　　我们来看一下赖斯做到这些不同常人的秘密。事实上，他的成功得益于他找到了清楚明确的目标，并且下决心完成。年轻时候的赖斯读过很多个人成功方面的书籍，他发现这些书的作者给读者提了一个相同的建议，那就是写下你的目标，也就是你希望完成的事、你的渴望和梦想。于是赖斯饶有兴致地尝试了此方法。他不但写出了自己的目标，还制订出可行计划，并且标注上具体的达成日期。他发现这种做法非常卓有成效，他的目标总是在不知不觉中一步步完成，而他只不过是每天按照计划表行事而已。之后他让他的队员们也用这种办法达成目标，并且一直热衷于此。

　　在一次演讲上，他向同学们展示了一些小卡片，他告诉大家：“上面都是我的目标，一张一个，我都随身带着。当我等待登机时，就会将卡片拿出来温习，而且真正的乐趣在于实现这些目标。”并说：“有耐心，放轻松，保持信心，该是你的，自然跑不掉。”他一直认为目标必须是清楚明确、可执行的，并且每天把自己的想法大声念两遍，这会让目标融入你的潜意识，你会在行动中充满激情。

　　4. 制作一份可行的待办计划表，并且身体力行

　　（1）不要考验自己的记性 在你每晚睡前写下第二天要做的事情，这是很聪明的办法。因为你的脑子可以不用辛苦地提醒自己“别忘了，别忘了……”，你会睡得更踏实些。另一方面，这有助于你利用潜意识去完成事情。

　　如果你觉得一项工作不值得你去做这样的记录，那它多半是不值得我们真正去做的。人脑是一个妙用巨大的机器，它能在你写下问题的时候就开始后台运行，也就是说你会在不知不觉中开始思考问题。潜意识的作用可以大到让你难以想象。当你记下一件工作的时候，便是对自己许下了一个承诺，你不能失信，那么你的意识会时刻提醒你去完成它。

　　因为你的脑子不应该仅仅是记住问题，它应该有时间去解决问题。（2）计划表应该简单明了 确保你的待办事项尽可能地出现在同一个计划表上，而不是七零八落地涂鸦在纸片上。因为当你这样做的时候，你很可能因计划琐碎不统一而遗漏掉很多的事情。

　　记得去检查这些事项的进度，它们可以在你的随身手册里，或者你的电脑中。重要的是你可以随时看到它，并且去更新。当然，即时贴和字条在必要的时候也能很好地提醒到你。但是一定要清楚它们并非主要的，不然的话你就太愚蠢了。

　　还有一个小的细节，最好把这些事项安排计划存一个备份，假使不小心弄丢了，也不会给你带来麻烦。虽然是很简单的一个动作，却对你大有帮助。（3）定期检查计划表 每天早晨起床后的第一件事，就是查看头一天晚上制订好的计划表，确定你所要做的事情都在计划表上，并且养成每天固定检查的习惯。这样的话，你就不会因为忘记了任务而影响进度。

　　在福布斯二世的书桌上，一直有一张纸用来记录他的重要事项，而这张纸就相当于他的自我管理系统。他说：“每当我觉得进退两难时，我就会看看这张纸，确定使我动弹不得的事是否真的值得让我为难。”他的记录事项里通常包括电话、信件以及专栏文章。他总是说：“如果你没有一个固定的记事本记录你想做的事，事情永远都无法完成。”

　　这个技巧同样可以用在管理其他事情上。当你给员工分配任务的时候，你应该督促他们将这些任务列在计划表上，这样一来，他们就不会把你所交代的工作遗漏。而且在每次召开会议的时候，请他们和计划表一同出现在会议桌上，这样可以很清楚地知道他们的工作进展如何。

　　“可靠”是你在工作中必须具备的品质。主管总是指派别人去工作，这样他就能集中精力去做其他的事情。但是你也看到了，一个令主管放心的人并不很好找。人们似乎总喜欢忘记那些自己不想做的事，有些人并没有很强的自我约束能力。（4）限制计划表上的项目 计划表一定要有可行性，很关键的一点是不能过于繁琐和面面俱到，当然这实际上也是不可能的。计划表的范围可以很广，因为我们确实和很多事情存在联系，但是它不应该成为一本百科全书，那样你只会力不从心。

　　也许你并不用费尽心思地去寻找成功的诀窍，玫琳凯化妆品公司的创始人玫琳凯·艾施的成功缘于听到了一个故事。查尔斯·舒瓦普是美国钢铁公司总裁，他曾在企业顾问艾维利的帮助下成功地提高了公司的效益。艾维利在舒瓦普的允许下，和钢铁公司的每一位主管一一面谈了几分钟，之后这些主管们的表现无一例外地更加优秀，他们做事情更加专注，工作效率明显提高。

　　几个月后，他们给公司带来的生产力的提高更是惊人。而这些仅仅是因为他们拥有了一张纸，而这纸上记录的正是他们每天必须要做的六件事。艾维利也因此收到了一张3.5万美元的支票。

　　玫琳凯讲道：“当我听到这个故事后心想，如果这个方法对舒瓦普而言值3.5万美元，对我也会有同样的价值。”于是她开始每天写下六件事，这是她今天没有完成或者明天必须要做的事，并且鼓励业务员们采取同样的做法。现在玫琳凯公司已经拥有20多万员工，他们每个人都配有统一的小便条本，便条纸上写着一句话：我明天必须做的六件重要事项。

　　（5）在计划项目旁，注上日期与时间 并不是列好项目计划就大功告成了，计划的目的在于得到实施。你只有下定决心去完成每一件事，计划表才能真正起到作用。而为每项工作制定好具体时间会帮你更快地下定决心。

　　你所制定的时间应尽可能细化，除了会议记录和接待访客，一些占用你时间的重要工作都要有一个明确的记录。如果你发现自己的工作日记上有很多空余，而你却又始终感觉忙碌，这时候就有问题出现了。

　　你的工作日记应该包括会议、访客以及其他重要工作，它们都应该被你记录下来，并且安排好时间。你只有事先安排好每一件事，才能在做的时候比较圆满地完成。（6）制作长期的计划表 在全国性的业务员会议中，一位首席业务员被问到他的销售策略有什么不同于别人的地方，而他的回答只是一张“每月日程表”，他解释说：“你必须清楚下一个月将去拜访哪些客户，并且提前做好准备工作。”

　　还有一些人的计划更加长远，他们甚至已经预计好一年内该干的事。《薪水阶级》主编黛博拉·沙蓝，一直以月和年为制订计划的期限。她每月的前两周被用来写评论，除非有非常重要的活动，否则她不会接受演讲等任何邀约。如果另有什么安排，她会随身携带笔记本电脑，以便利用多余的时间进行原计划，保证其他工作不受影响。她的后两周被计划从事其他活动，比如演讲、回复信函、公关联络，当然还要留出几天来作下一步的计划。她对未来一年都有一个明确的规划，比如写书、开研讨会，都会定下具体的时间段，余下的时间她可以尽情尝试新鲜事物带来的刺激。