第20章 成功采购的艺术(2)

　　(2)具有较强的讨价还价的谈判能力；

　　(3)具有与其他部门的沟通能力；

　　(4)具有较强的判断和决策能力；

　　(5)具有吃苦耐劳的敬业精神；

　　(6)具备丰富的商品知识；

　　(7)身体素质良好，精明干练。

　　采购人员在按照以上这七条来提高对自己的要求，并参加一些培训活动，努力使自己成为一名合格、出色的专业采购人员。

　　二、采购人员的职责要求

　　1、控制成本

　　意义：小店以赢利为目的，控制成本是利润得到保证的基础。

　　在保证质量的情况下控制成本，这是采购的基本目标。利润的获取不外乎业务的开展与成本的控制，即所谓的开源与节流。

　　从食品、用品到设备器材，采购人员对进货价格的控制很大程度上决定了整个店铺的利润率和竞争力。

　　2、选定供货商

　　意义：采购的基本责任就是替公司购买物品，不论采购的项目是什么，必定得有供货商，且要选择信誉良好、配合意愿高的供货商。

　　执行采购工作是采购工作之一，当供货商选定、采购物品确定、供货条件签订后，采购人员会对供货商执行采购行为，即所谓的合约性采购。采购工作执行得正确与否，将直接影响营运部门的运作与公司成本的负担，可说是一项专业性很高的工作。

　　3、确保质量

　　意义：对于采购人员来说，替公司采购物品，以获取最高的供货质量、最低的成本负担与最好的售后服务，是其永无休止的追求目标。

　　无论是多大规模的小店，如果分工较细，在整个材料管理系统中规划出独立的单位，对原材料的采购、验收、配送、储存与使用进行稽核工作，就可以确保顾客的利益。

　　因此，采购工作也要包括货品交到使用单位投入使用后的这一时期，因为货品经使用后才算是结束了一个完整的物料流程，这时才能确认采购人员的绩效，以作为下次采购时的参考依据，这也才是采购质量管理工作的精神所在。

　　三、采购人员的附加职能

　　从表面上看，采购人员主要负责采购，但其实不然，采购人员可谓小店中能力最全面的员工。在采购的过程中，他会获悉商品的进价，从而制定商品的售价；同时还能了解到商品的属性、其他小店进货的情况，从而协助小店促销、预测当月销售情况等。

　　一般来说，除了基本职能外，采购人员还应具有以下一些附加职能。

　　1、熟悉市场，了解商品

　　（1）到其他同类小店中了解别人的商品和服务，寻找适合自己的商品和服务。

　　（2）参加各类商品展示会，了解新商品的动态。

　　（3）了解商品的销售走势，清除滞销商品，为新商品让出空间。

　　（4）制订季节商品销售计划，提供行业商品种类报告。

　　2、把握毛利控制

　　（1）调查最低的商品成本。

　　（2）回顾商品销售情况，改进滞销商品陈列方式或进行促销。

　　（3）调查竞争对手是如何推销高毛利商品的。

　　（4）确保获得最低的成本。

　　（5）每一期促销展示时，尽量选择品质好、毛利高的商品。

　　（6）查询每一次价格上涨的原因，了解价格上调是否合理，并及时做出调整。

　　3、做好库存控制

　　（1）定期跟踪未送货订单。

　　（2）对滞销商品采取措施，如改变陈列方式、调价或清货等方法，以降低库存。

　　（3）经常巡店，确定销售结果，换季和节日时应特别注意。

　　（4）坚持采购金额预算。

　　4、协助广告宣传

　　（1）了解竞争对手广告的水平和品种。

　　（2）改进广告商品的运输情况。

　　（3）平衡商品在广告上的品种类型及价格水平。

　　（4）选择保证能收效的商品做广告。

　　（5）检查广告商品的销售情况。

　　（6）检查广告商品和广告收益。

　　（7）选择应节商品做广告。

　　（8）严格控制广告商品的成本和促销费用。

　　5、配合商品陈列

　　（1）提供季节商品的陈列指南。

　　（2）新商品的陈列，月商品和季商品的陈列展示。

　　（3）与小店和市场部门配合，做好商品的招牌标志。

　　（4）分析商品的包装，确保为顾客提供最佳的展示效果。

　　（5）对滞销商品采取适当的调整，如改变陈列等。

　　（6）与促销商品配合，进行特别的展示。

　　（7）从竞争对手那里学习新的商品展示构想。

　　6、及时订货和补货

　　（1）确保不会断货。

　　（2）为小店再订季节性商品提供适当的指导。

　　（3）安排再订货频率，以保证商品平稳流动及销售。

　　（4）做好销售预算，计划好首单订货数量。

　　挖掘采购人员的深层潜力，这对小店未来的发展，可谓有着最积极的作用，同时对成本的节约也有积极的意义。

　　第四十八招轻松赢得采购谈判

　　一、谈判前的准备

　　在确定小店需要的商品后，采购人员就需要与供货商进行谈判，争取以合适的价格进行采购。商品采购不仅是小店的一项主要业务，而且还是一门商业艺术，其中商品采购谈判尤为重要。

　　商品采购谈判的核心是议价，也就是说，小店采购人员与供货商就商品价格及交易条件直接进行谈判。最佳的商品采购谈判往往会使顾客获得最大的实惠，同时也会使小店与供货商喜获双赢。

　　如何才能达到采购目的，这需要采购人员在谈判中不断总结经验。通常在谈判前，采购人员需要首先对供货商进行调查，这样才能在谈判中获得先机。

　　一般情况下，供货商的情况不难了解，关键是要确定供货商属于哪一个级别的批发商。

　　目前，绝大多数的商品代理有全国性、区域性及地方性之分。在谈判前，采购人员要设定两个以上的可商议目标，一个是理想目标即单赢，另一个是合理目标即双赢，并带好相关资料，如市场调查报告、竞争对手的海报、合同文本，以及笔、计算器、会谈记录等，更重要的是，要带上各种有效证件。

　　二、谈判过程中的重点

　　1、采购人员的谈判项目

　　在谈判过程中，采购人员需要掌握一定的技巧，否则会让供货商感到你很不专业。

　　一般来说，采购人员经常谈判的项目有下列几项，采购人员必须提前在心中做好准备。

　　(1)商品质量。商品质量的高低是采购的第一标准，因此，采购人员应设法了解供货商对自身商品品质的认识或了解程度。

　　一个管理制度较完善的供货商应有下列有关品质的文件。

　　(1)品管（产品质量管理）合格范围；

　　(2)产品规格说明书；

　　(3)检验方法。

　　采购人员应尽量向供货商索要以上资料，以利未来的交易。在合约或订单上，品质通常是以下列方中法一种来表示的。

　　(1)品牌；

　　(2)商业中常用的标准；

　　(3)物理及化学的规格；

　　(4)工程图；

　　(5)市场上的商品等级；

　　(6)样品。

　　采购人员在谈判时，应先与供货商对商品的品质达成一致的标准，以避免日后发生纠纷，甚至法律诉讼。

　　(2)包装。在自选式量贩的营业方式中，包装通常扮演着非常重要的角色。通常，包装可分为两种。

　　第一种，内包装(Packaging)。

　　内包装是用来保护、陈列或说明商品的。良好的内包装往往能增强顾客的购买意愿，加速商品的流转。采购人员应说服供货商在这方面加以改进，以利彼此的销售。

　　第二种，外包装(Packing)。

　　外包装仅用在仓储及运输过程中。

　　外包装若不够坚固，就会增加仓储运输的损失，降低作业效率，并影响利润。外包装若太坚固，则会使供货商的成本增加，这样采购价格势必偏高，从而导致商品价格缺乏竞争力。

　　此外，采购人员在采购包装的项目时，应先了解超市的政策，进而与供货商协商并选用对彼此都有利的包装，而不应草率订货。

　　(3)价格。采购人员须根据小店市场形象及目标顾客群选择适当价格的商品。采购人员对任何其所拟订采购的商品，以进价加上合理的毛利后，若判断该价格无法吸引顾客购买时，就不该向供货商采购。

　　(4)折扣。折扣形态通常有新产品引进折扣、数量折扣、付款折扣、促销折扣、无退货折扣、季节性折扣、经销折扣等数种。有些供货商可能会将无折扣作为谈判的起点，有经验的采购人员则会引述各种形态的折扣，要求供货商让步。

　　(5)付款条件。付款条件与商品的采购方式紧密相关，通常经销的商品采取“货到的××天”的方式付款，代销、联营的商品采取“月结××天”的方式付款。

　　付款天数(账期)与采购价格息息相关，在国内一般供货商的付款天数(账期)是30~90天，视不同商品的周转率和市场占有率而定。

　　采购人员应计算对小店最有利的付款天数(账期)，对于惯于外销或市场占有率大的供货商，一般要求的付款期限都比较短，有的甚至要求现金或预付款，因此，要想维护小店的利益，采购人员就要凭经验与谈判能力与供货商进行谈判。

　　2、谈判中的注意事项

　　为了给供货商留下良好的印象，同时也为将来采购打通关系，采购人员应当注意自己的行为举止，以免引起供货商的不满。

　　（1）讲礼貌。要讲礼貌，着装得体，遵守时间，提前五分钟到达谈判地点，要充满自信心。

　　（2）积极提问。通过提问，从对方的回答中获得有用的信息，引导供货商说出你所需要的东西。

　　（3）强调合作。谈判的最终结果有以下四种。

　　(1)单赢；

　　(2)单输；

　　(3)双赢；

　　(4)双输。

　　我们所倡导的是以信任、亲善为理念，追求的是双赢效果，强调的是双方合作。

　　（4）妥善处理异议。当供货商过分强调理由或提出较为苛刻的条件时，可以先保持短时间的沉默，然后询问其原因，并试着有理有据地提出反驳理由，明确表示对方的条件是不能接受的，并提出自己的要求和条件，最后坦然地告诉对方，如果不能供货，将会失去一定的市场份额。这样一般会收到较为理想的效果。

　　3、谈判后仍有注意事项

　　谈判的结束，并不意味着采购活动的终结，还有很多方面的工作需要采购人员留意。一个优秀的采购人员还要完成因商品采购所延伸出来的一些工作。

　　通常，这些延伸工作包括了解并掌握商品在质量、价格、品牌、产地等方面是否与样品相符，是否完全履行了合同约定的条款，商品进入卖场后售货员的反应如何，销路是否畅通，是否符合市场的需要，商品的质量是否符合国家、行业及小店规定的标准。此外，采购人员还要从六个方面对谈判后的效果进行追踪。

　　（1）商品采购总量、商品结构、批量是否合适。

　　（2）商品货源是否来自源头。

　　（3）商品质量是否合格，能否满足顾客的需求。

　　（4）交货是否及时，供货量是否有弹性，交货时间是否合适，能否保证购货所需时间内的正常销售，因为过早送货会导致库存积压，过迟送货则会出现缺货。

　　（5）售后服务是否良好、可靠，对投诉是否能做出迅速的反应，索赔是否简便易行。

　　（6）商品是否满足顾客的需求，顾客的满意度如何。

　　把握好谈判的每一个环节，相信采购到价格适中、品质过硬的商品就不会成为难题。

　　第四十九招采购成功的经验之谈

　　采购既然是一门学问，那么就有一些经验可循。掌握成功采购的经验，就好比找到了开启经商大门的“金钥匙”。

　　如果采购人员能比竞争对手更早地发现颇具市场潜力或物美价廉的商品，并能确保商品的销售，这将是对小店的一大贡献。对市场行情的判断，第一，要有看透商品市场潜力的眼光，第二，要有销售商品的判断力。

　　采购人员只有两种能力兼备，才能提高采购水平。同时，为了科学地组织商品采购，小店采购人员可以借鉴以下几条经验。

　　1、制定商品经营目录

　　商品经营目录是小店所经营的全部商品品种目录，是小店组织采购的指导性文件，它根据目标市场需求和自身的经营条件，具体列出各类商品经营目录，借以控制商品采购范围，确保主营商品不脱销，辅营商品花色、规格、式样齐全，避免商品采购上的盲目性。

　　小店的商品经营目录并不是一成不变的，要根据市场需求变化和小店经营能力适时进行调整。

　　调整中，可依据商品销售数据分析哪些商品的销售量下降了，如果较长时间内无销售记录，可逐渐筛选淘汰，如果有些商品的销售量上升了，可适当增加经营品种和采购数量。

　　同时，小店还应经常开展市场调研预测活动，分析市场需求变化趋势，了解新产品的开发情况，根据小店条件增加市场前景好的商品来经营。在深入研究市场发展变化，总结自身经营状况的基础上，适时调整商品经营目录，是小店改善经营状况的重要手段。

　　2、建立相应的商品采购机构

　　小店的商品采购机构有两种：一种是正式的采购组织，专门负责商品及原材料的采购工作，人员专职化。设立正式的采购组织，使采购工作更加专业化，小店创业者可以统一规划商品采购工作，使采购人员职责、权限明确，便于提高工作效率，加强与供货商的业务联系。