第27章 学习单元五商务谈判的组织与管理(4)

　　（4）在第三地谈判。在第三地谈判对双方的有利因素表现在：在双方所在地之外的地点谈判，对双方来讲是平等的，不存在偏向，双方均无东道主优势，也无做客他乡的劣势，策略运用的条件相当，可以缓和双方的紧张关系，促成双方寻找共同的利益均衡点。

　　对双方的不利因素表现在：双方首先要为谈判地点的确定而谈判，而且地点的确定要使双方都满意也不是件容易的事，在这方面要花费不少时间和精力。第三地点谈判通常被相互关系不融洽、信任程度不高、尤其是过去是敌对、仇视，关系紧张的双方的谈判所选用，可以有效地维护双方的尊严、脸面，防止下不了台。

　　2.谈判时间

　　谈判总是在一定的时间内进行的。这里所讲的谈判时间是指一场谈判从正式开始到签订合同时所花费的时间。在一场谈判中，时间有三个关键变数：开局时间、间隔时间和截止时间。

　　（1）开局时间。开局时间就是说，选择什么时候来进行这场谈判。它的得当与否，有时会对谈判结果产生很大影响。例如，如果一个谈判小组在长途跋涉、喘息未定之时，马上便投入到紧张的谈判中去，就很容易因为舟车劳顿而导致精神难以集中，记忆和思维能力下降而误入对方圈套。所以，我们应对选择开局时间给予足够的重视。

　　一般说来，我们在选择开局时间时，要考虑以下几个方面的因素。

　　（1）准备的充分程度。俗话说：“不打无准备之仗”，在安排谈判开局时间时也要注意给谈判人员留有充分的准备时间，以免到时仓猝上阵。

　　（2）谈判人员的身体和情绪状况。谈判是一项精神高度集中，体力和脑力消耗都比较大的工作，要尽量避免在身体不适、情绪不佳时进行谈判。

　　（3）谈判的紧迫程度。尽量不要在自己急于买进或卖出某种商品时才进行谈判，如果避免不了，应采取适当的方法隐蔽这种紧迫性。

　　（4）考虑谈判对手的情况，不要把谈判安排在让对方明显不利的时间进行，因为这样会招致对方的反对，引起对方的反感。

　　（2）间隔时间。一般情况下，一场谈判极少是一次磋商就能完成的，大多数的谈判都要经历过数次，甚至十数次的磋商洽谈才能达成协议。这样，在经过多次磋商没有结果，但双方又都不想中止谈判的时候，一般都会安排一段暂停时间，让双方谈判人员暂作休息，这就是谈判的间隔时间。

　　谈判间隔时间的安排，往往会对舒缓紧张气氛、打破僵局具有很明显的作用。常常有这样的情况：在谈判双方出现了互不相让，紧张对峙的时候，双方宣布暂停谈判两天，由东道主安排旅游和娱乐节目，在友好、轻松的气氛中，双方的态度和主张都会有所改变，结果，在重新开始谈判以后，就容易互相让步，达成协议了。

　　当然，也有这样的情况：谈判的某一方经过慎重的审时度势，利用对方要达成协议的迫切愿望，有意拖延间隔时间，迫使对方主动做出让步。

　　可见，间隔时间是时间因素在谈判中又一个关键变数。

　　（3）截止时间。截止时间也就是一场谈判的最后限期。一般来说，每一场谈判总不可能没完没了地进行下去，总有一个结束谈判的具体时间。而谈判的结果却又往往是在结束谈判的前一点点时间里才能出现。所以，如何把握截止时间去获取谈判的成果，是谈判中一种绝妙的艺术。

　　截止时间是谈判的一个重要因素，它往往决定着谈判的战略。

　　首先，谈判时间的长短，往往迫使谈判者决定选择克制性策略还是速决胜策略。同时，截止时间还构成对谈判者本身的压力。由于必须在一个规定的期限内做出决定，这将给谈判者本身带来一定的压力。谈判中处于劣势的一方，往往在限期到来之前，对达成协议承担着较大的压力。他往往必须在限期到来之前，再做出让步、达成协议、中止谈判或交易不成之间做出选择。一般说来，大多数的谈判者总是想达成协议的，为此，他们唯有做出让步了。

　　四、确定谈判的议程和进度

　　谈判的议程是指有关谈判事项的程序安排。它是对有关谈判的议题和工作计划的预先编制。谈判的进度是指对每一事项在谈判中应占时间的把握，目的在于促使谈判在预定的时间内完成。这方面，重点应解决以下几个问题。

　　（1）议题。凡是与本次谈判有关的，需要双方展开讨论的问题，都可以成为谈判的议题。我们应将与本次谈判有关的问题罗列出来，然后再根据实际情况，确定应重点解决哪些问题。

　　（2）顺序。安排谈判问题先后顺序的方法是多种多样的，应根据具体情况来选择采用哪一种程序：其一，可以首先安排讨论一般原则问题，达成协议后，再具体讨论细节问题；其二，也可以不分重大原则问题和次要问题，先把双方可能达成协议的问题或条件提出来讨论，然后再讨论会有分歧的问题。

　　（3）时间。至于每个问题安排多少时间来讨论才合适，应视问题的重要性、复杂程度和双方分歧的大小来确定。一般来说，对重要的问题、较复杂的问题、双方意见分歧较大的问题占用的时间应该多一些，以便让双方能有充分的时间对这些问题展开讨论。

　　在谈判的准备阶段中，我方应率先拟定谈判议程，并争取对方同意。在谈判实践中，一般以东道主为先，经协商后确定，或双方共同商议。谈判者应尽量争取谈判议程的拟定，这样对己方来讲是很有利的。谈判议程的拟定大有学问，首先，议程安排要根据己方的具体情况，在程序上能扬长避短，即在谈判的程序安排上，保证己方的优势能得到充分的发挥。其次，议程的安排和布局，要为自己出其不意地运用谈判手段埋下契机，对一个经验丰富的谈判者来讲，是绝不会放过利用拟定谈判议程的机会来运筹谋略的。最后，谈判议程的内容要能够体现己方谈判的总体方案，统筹兼顾，还要能够引导或控制谈判的速度以及己方让步的限度和步骤等。典型的谈判议程至少包括以下三项内容。

　　（1）谈判应在何时举行，为期多久。若是一系列的谈判，则分几次谈判为好，每次所花时间大约多少，休会时间多久等；（2）谈判在何处举行；（3）哪些事项列入讨论，哪些不列入讨论。讨论的事项如何编排先后顺序，每一事项应占多少讨论时间等。

　　谈判议程的安排与谈判策略、谈判技巧的运用有着密切的联系，从某种意义上来讲，安排谈判议程本身就是一种谈判技巧。因此，我们要认真检查议程的安排是否公平合理，如果发现不当之处，就应该提出异议，要求修改。

　　五、制定谈判的对策

　　谈判桌上风云变幻，任何情形都会发生，而谈判又是有时间限制的，不容许无限期地拖延谈判日程。这就要求我们在谈判之前应对整个谈判过程中双方可能做出的一切行动作正确的估计，并选择相应的对策。

　　谈判的对策是指谈判者为了达到和实现自己的谈判目标，在对各种主客观情况充分估量的基础上，拟采取的基本途径和方法。

　　谈判对策的确定应考虑下列影响因素。

　　（1）双方实力的大小。

　　（2）对方的谈判作用和主谈人员的性格特点。

　　（3）双方以往的关系。

　　（4）对方和己方的优势所在。

　　（5）交易本身的重要性。

　　（6）谈判的时间限制。

　　（7）是否有建立持久、友好关系的必要性。

　　以上谈判方案的制订，有赖于对双方实力及其影响因素的正确估量和科学分析，否则，谈判计划就没有什么意义。

　　六、谈判物质条件的准备

　　当谈判双方经过协调，选择其中一方所在地为谈判地点时，按照惯例，所在地一方即谈判的东道主应负责谈判物质条件的准备，即谈判地点的场景布置以及准备与谈判相关的各种物品。此时，作为谈判中的东道主，如果能巧妙地运用“地利”之便，使空间环境因素真正发挥其作用，则可以有效地促进谈判走向成功。东道主对空间因素的利用，主要体现在对谈判地点和谈判场景的精心选择与巧妙安排上。东道主通过这种精心的选择与安排，创造出一种有利于达成协议和取得谈判成功的气氛，这一点受到中外诸多谈判名家的重视，并且这方面也有很多成功的例证。

　　谈判物质条件准备的目的是为了创造出一种有利于达成协议和取得谈判成功的环境和气氛。因此，创造谈判和谐氛围必须适宜，要综合各方面因素进行周密考虑，不可脱离具体情况妄加渲染，否则，矫枉过正，过犹不及，反而起不到好效果。

　　谈判物质条件的准备，包括两个方面的内容：一是谈判室及室内用具的准备；二是谈判人员的食宿准备。

　　（1）谈判室及室内用具的准备。一般来说，谈判室应选择在距谈判人员住宿地较近的地方，否则会造成诸多不便。另外，要远离闹市区和街道，嘈杂的周围环境会影响谈判人员的情绪和谈判技巧的发挥。

　　谈判最好能安排在两个房间，一间作为主谈室，另一间作为备用室，有可能的话再配一间休息室。

　　主谈室作为双方进行谈判的主要场地，应当宽敞、舒适、光线充足、通风设备良好，并且要有良好的通信设备，谈判人员能够很方便地打电话。还应设有类似黑板的视觉设备，供谈判双方进行计算和图表分析时使用。除非征得双方同意，否则主谈室不要安装录音、录像设备，因为这会增加双方的心理压力，言行举止都会谨小慎微，很难畅所欲言。

　　备用室是双方都可以使用的单独房间，它既可以作为某一方谈判小组内部协商的场所，又可供双方进行小范围讨论之用。备用室最好能靠近主谈室，内部也要配备应用的设备和接待用品。

　　休息室应布置得轻松、舒适，条件允许也可以适当配置些娱乐设施，以便能使双方松弛一下紧张的神经，缓和彼此之间的气氛。

　　房间的布置也很重要。如选择什么样的谈判桌，是圆形的还是长方形的等。一般来讲，比较重要的、大型的谈判选用长方形的谈判桌，双方代表各居一面，相对而坐，无形中增加了双方谈判的分量；在规模较小或双方谈判人员较熟悉的情况下，多选用圆形谈判桌，这样就可以消除谈判双方代表的距离感，双方团团围坐，会加强双方关系融洽、共同合作的印象，使谈判容易进行。所配椅子尽量要舒适，会谈所需的其他设备和服务也应周到，如烟缸、茶水及饮料等。

　　谈判座位的安排也是值得考虑的。最常见的排位方法是双方人员各自坐在谈判桌的一边，主人居背门一侧，客人居面对正门一侧。主谈人居中，译员一般坐在主谈人旁边，其他人按礼宾顺序排列。这种排位法使谈判小组容易产生安全感和实力感，便于查阅一些不想让对方知道的资料，并可以就近和本方人员交换意见。但这也容易造成双方的冲突感和对立感。另一种排位方法是双方人员随意就座。这种方法能减少对立感，体现双方谋求一致的指导思想，利于形成轻松、合作、友好的气氛。但谈判人员内部的信息传递比较困难，不利于主谈人对本方人员言行的控制，如果事先没有这方面的心理准备，还会产生谈判人员被分割、包围、孤立的感觉。

　　总之，谈判现场的布置及座位的安排，都应该为谈判的总目标服务，并且根据双方之间的关系、己方谈判人员的素质和谈判实力等因素而定。

　　（2）食宿安排。谈判是一项艰苦复杂、体力消耗大、精神高度紧张的工作，对谈判人员的精力及体力有较高的要求。因此，东道主一定要妥善安排谈判人员的食宿问题，应体现周到细致、舒适的原则。要根据谈判人员的饮食习惯，尽量安排可口的饭菜。本着友好的态度，尽量提供方便、安全的住宿条件，这样才有利于谈判者精力、体力的恢复，也是东道主应持的态度。

　　七、进行模拟谈判

　　在正式谈判开始前，虽然我们尽力收集了各方面与谈判有关的信息资料，在此基础上拟定了详细的谈判方案，并进行了人员的准备，选择了相关的谈判策略，但这还不够，要保证谈判成功，常常需要采取模拟谈判的方法来改进和完善谈判的准备工作，检查方案可能存在的漏洞。尤其对一些重要的谈判、难度较大的谈判，模拟更显得必要。模拟谈判是商务谈判，尤其是大型商务谈判、国际商务谈判准备工作中不可或缺的重要组成部分。

　　所谓模拟谈判，就是将谈判小组成员一分为二，或在谈判小组外，再建立一个实力相当的谈判小组，由一方实施本方的谈判方案，另一方以对手的立场、观点和谈判作风为依据，进行实战操练、预演或彩排。

　　1.模拟谈判的作用

　　模拟谈判能使谈判人员获得一次临场的操作与实践，经过操练达到磨合队伍、锻炼和提高本方协同作战能力的目的。在模拟谈判中，通过相互扮演角色会暴露本方的弱点和一些可能被忽略的问题，以便及时找到出现失误的环节及原因，使谈判的准备工作更具有针对性。

　　在找到问题的基础上，及时修改和完善原订方案，使其更具实用性和有效性。

　　通过模拟谈判，使谈判人员在相互扮演中，找到自己所充当角色的比较真实的感觉，可以训练和提高谈判人员的应变能力，为临场发挥做好心理准备。

　　2.模拟谈判的主要任务

　　检验本方谈判准备工作是否到位，各项安排是否妥当，计划方案是否合理。寻找本方被忽略的环节，发现本方优劣势，提出如何发挥优势、弥补劣势的策略。