第29章 配送作业(2)

　　1）厂商补货。供应商直接将商品放在车上，依次给各订货方送货，缺多少补多少，这种方式常用于周转率较快的商品或新上市商品。

　　2）厂商巡货、隔日送货。供应商派巡货人员前一天先到各客户处寻查需补充的货物，隔天再予以补货。这样厂商可利用巡货人员为店铺整理货架、贴标或提供经营管理意见等的机会促销新产品或将自己的产品放在最占优势的货架上。

　　3）口头订货。订货人员以电话方式向厂商订货，但因客户每天需订货的种类可能很多，数量也不尽相同，因此，错误率较高。

　　4）传真订货。客户将缺货资料整理成书面资料，利用传真机发给厂商。利用传真机可快速地传送订货资料，但传送的资料常因品质不良而增加事后的确认作业。

　　5）邮寄订单。客户将订货表单、磁带邮寄给供应商。目前，这种方式的邮寄效率及品质已基本不能满足市场的需求。

　　6）业务员跑单接单。业务员到各客户处推销产品，而后将订单带回公司。

　　不管利用何种方式订货，上述订货方式皆需人工输入资料且经常重复输入，并且在输入输出间常造成时间误差，造成无谓的浪费。随着现代经济的发展，现在客户更趋于高频度的订货，且要求快速配送，传统订货方式显然已无法满足需求，因而新的订货方式——电子订货应运而生。

　　7.2.2.2电子订货方式

　　电子订货，即采用电子传输方式取代传统人工书写、输入、传送的订货方式，它将订货资料由书面资料转为电子资料，通过通讯网络进行传送。此系统即称为电子订货系统（EOS—Electronic Order System）。

　　其做法通常可分为以下三种：

　　1）订货簿或货架标签配合手持终端机及扫描器。订货人员携带订货簿及手持终端机巡视货架，若发现商品缺货则用扫描器扫描订货簿或货架上的商品标签，再输入订货数量，当所有订货资料皆输入完毕后，再利用数据机将订货资料传给供应商或总公司。

　　2）POS（Point of Sale销售时点管理系统）。客户若有POS收银机则可在商品库存档里设定安全库存量，每当销售一笔商品资料时，电脑自动扣除该商品库存，当库存低于安全存量时，即自动产生订货资料，特此订货资料确认后通过电信网络传给总公司或供应商。

　　3）订货应用系统。客户资讯系统里若有订单处理系统，就可将应用系统产生的订货资料经转换软件转成与供应商约定的共同格式，再在约定时间将资料传送出去。

　　电子订货方式是一种传送速度快、可靠性及正确性高的订单处理方式，它不仅可大幅度提高客户服务水平，也能有效地缩减存货及相关成本费用。但其运作费用较为昂贵，因此，在选择订货方式时应视具体情况而定。

　　7.2.3货物数量及日期的确认

　　货物数量及日期的确认是对订货资料项目的基本检查，即检查品名、数量、送货日期等是否有遗漏、笔误或不符合公司要求的情形。

　　尤其当送货时间有问题或出货时间已延迟时，更需与客户再次确认订单内容或更正运送时间。同样，若采用电子订货方式接单，也须对已接受的订货资料加以检验确认。

　　7.2.4客户信用的确认

　　不论订单是由何种方式传至公司，配送系统的第一步都要查核客户的财务状况，以确定其是否有能力支付该订单的账款。通常的做法是检查客户的应收账款是否已超过其信用额度。接单系统中一般采取以下两种途径来查核客户信用的状况。

　　7.2.4.1客户代号或客户名称输入

　　当输入客户代号名称资料后，系统即加以检核客户的信用状况，若客户应收账款已超过其信用额度，系统加以警示，以便输入人员决定是继续输入其订货资料还是拒绝其订单。

　　7.2.4.2订购项目资料输入

　　若客户此次的订购金额加上以前累计的应收账款超过信用额度，系统将此订单资料锁定，以便主管审核。审核通过后，此订单资料才能进入下一个处理步骤。

　　原则上顾客的信用调查由销售部门负责，但有时销售部门往往为了获取订单并不太重视这项查核工作，因而也有些公司授权运销部门负责调查客户的信用问题。运销部门一旦发现客户的信用有问题，则将订单送回销售部门再调查或退回订单。

　　7.2.5订单形态确认

　　配送中心虽有整合传统批发商的功能以及有效的物流信息处理功能，但在面对较多的交易对象时，仍需根据顾客的不同需求采取不同做法。在接受订货业务上，表现为具有多种订单的交易形态，所以物流中心应对不同的客户采取不同的交易及处理方式。

　　7.2.5.1一般交易订单

　　交易形态：一般的交易订单，即接单后按正常的作业程序拣货、出货、发送、收款的订单。

　　处理方式：接单后，将资料输入订单处理系统，按正常的订单处理程序处理，资料处理完后进行拣货、出货、发送、收款等作业。

　　7.2.5.2现销式交易订单

　　交易形态：与客户当场交易，直接给货的交易订单。如业务员到客户处巡货、补货所得的交易订单或客户直接到配送中心取货的交易订单。

　　处理方式：订单资料输入后，因货物此时已交给客户，故订单资料不再参与拣货、出货、发送等作业，只需记录交易资料即可。

　　7.2.5.3间接交易订单

　　交易形态：客户向配送中心订货，直接由供应商配送给客户的交易订单。

　　处理方式：接单后，将客户的出货资料传给供应商由其代配。此方式需注意的是客户的送货单是自行制作或委托供应商制作的，应对出货资料加以核对确认。

　　7.2.5.4合约式交易订单

　　交易形态：与客户签订配送契约的交易，如签订某期间内定时配送某数量的商品。

　　处理方式：在约定的送货日，将配送资料输入系统处理以便出货配送；或一开始便输入合约内容的订货资料并设定各批次送货时间，以便在约定日期系统自动产生所需的订单资料。

　　7.2.5.5寄库式交易

　　交易形态：客户因促销、降价等市场因素先行订购一定数量的商品，往后视需要再要求出货的交易。

　　处理方式：当客户要求配送寄库商品时，系统应检核客户是否确实有此项寄库商品。若有，则出此项商品，否则，应加以拒绝。这种方式需注意交易价格是依据客户当初订货时的单价计算，而不是依现价计算。

　　从上可以看出，不同的订单交易形态有不同的订货处理方式，因而接单后应先确定其交易形态，然后针对不同形态的订单采取不同的处理方式。

　　不同的客户（批发商、零售商），不同的订购批量，可能对应有不同的售价，因而输入价格时系统应加以检核。若输入的价格不符（输入错误或业务员降价接受订单等），系统应加以锁定，以便主管审核。

　　客户订购的商品是否有特殊的包装、分装或贴标等要求，或是有关赠品的包装等资料系统都需加以专门的确认记录。

　　每一份订单都要有单独的订单号码，此号码一般是由控制单位来指定，它除了便于计算成本外，还有利于制造、配送等一切相关的工作。所有工作的说明单及进度报告都应附有此号码。

　　将客户状况详细记录，不但能有益于此次交易的顺利进行，而且有益于以后合作机会的增加。客户档案的内容一般包括：

　　1）客户姓名、代号、等级形态。

　　2）客户信用度。

　　3）客户销售付款及折扣率的条件。

　　4）开发或负责此客户的业务员。

　　5）客户配送区域。

　　6）客户收账地址。

　　7）客户点配送路径顺序。

　　8）客户点适合的车辆形态。

　　9）客户点的下货特性。

　　10）客户配送要求。

　　11）过期订单处理指示。

　　7.3存货

　　7.3.1存货查询和存货分配

　　7.3.1.1存货查询

　　存货查询的目的在于确认库存是否能满足客户需求。存货资料一般包括品项名称、号码、产品描述、库存量、已分配存货、有效存货及期望进货时间。

　　在输入客户订货商品的名称、代号时，系统应查核存货的相关资料，看是否缺货，若缺货则应提供商品资料或此商品的已采购未入库信息，以便于接单人员与客户的协调，从而提高接单率及接单处理效率。

　　7.3.1.2存货分配

　　订单资料输入系统，确认无误后，最主要的处理业务在于如何将大量的订货资料作最有效的分类、调拨，以便后续物流作业的顺利进行。存货分配模式可分为单一订单分配及批次分配两种。

　　1）单一订单分配。这种情况多为线上即时分配，即在输入订单、资料时，就将存货分配给订单。

　　2）批次分配。输入所有的订单资料后，一次分配库存。配送中心因订单数量多，客户类型等级多，且多为每天固定配送次数，因此采取批次分配是确保配送中心库存能力的最佳分配方式。

　　进行批次分配，需注意订单分批原则，即批次的划分。根据作业的不同，各配送中心的分批原则可能不同，总的来说常有以下几种划分方法：

　　（1）按接单时序。这种方法将整个接单时段划分为几个合理区段。

　　若一天有多个配送批次，可配合配送批次将订单按接单先后顺序分为几个批次来处理。

　　（2）按配送区域\/路径。即将同一配送区域\/路径的订单汇总后一起处理的方法。

　　（3）按流通加工需求。即将需加工处理或需相同流通加工处理的订单一起处理的方法。

　　（4）按车辆需求。若配送商品需特殊的配送车辆（如低温车、冷冻车、冷藏车）或由于客户所在地、下货特性等需要特殊形态车辆可汇总合并一起处理。

　　7.3.2计算拣取的标准时间

　　对于每一份订单或每批订单可能花费的拣取时间需要事先安排，即要计算订单拣取的标准时间，有计划地安排出货时程，步骤通常如下：

　　1）先计算每一单元（一件、一箱）的拣取标准时间，将之记入电脑档案。

　　2）有了单元拣取标准时间后，即可根据每项订购数量，再配合每项寻找时间，计算每项拣取标准时间。

　　3）根据每张订单或每批订单的订货项目，并考虑一些纸上作业的时间，算出整批订单的拣货标准时间。

　　7.3.3按订单排定出货时序及拣货顺序

　　前面已由存货状况进行了有关存货的分配，但对于这些已分配存货的订单，应如何安排其出货时序及拣货先后顺序，通常应按客户需求和标准拣货时间等具体情况而定。

　　7.3.4订单资料处理输出

　　订单资料经上述处理后，即可开始印制出货单据，展开后续的物流作业。

　　7.3.4.1拣货单

　　拣货单据的产生，在于提供商品出库指示资料，以作为拣货的依据。拣货资料的形式需配合配送中心的拣货策略及拣货作业方式来设计，以提供详细且有效率的拣货信息，以便于拣货的进行。

　　7.3.4.2进货单

　　货物交货配送时，通常需附上送货单据给客户清点、签收。因为送货单是客户签收和确认出货资料的凭证，故其正确性十分重要。送货单应要特别注意以下内容：

　　1）单据打印时间。最能保证送货单资料与实际出货资料一致的方法是在出车前完成一切清点工作，而且不相符的资料也在电脑上修改完毕，再打印出货单。但这种方法常因单据数量多而耗费较长的时间，进而影响出车时间。

　　2）送货单资料。送货单据上的资料除基本出货资料外，还应附上一些订单的异常情形如缺货项目或缺货数量等。

　　3）缺货资料。库存分配后，打印缺货商品或缺货的订单资料表。

　　（1）库存缺货商品。提供按商品或供应商的名称代号查询的缺货商品资料，以提醒采购人员及时采购。

　　（2）缺货订单。提供按客户或业务员的名称代号查询的缺货订单资料。

　　7.4拣货

　　拣货作业是配送作业的中心环节。所谓拣货，是依据顾客的订货要求或配送中心的作业计划，尽可能迅速、准确地将商品从其储位或其他区域拣取出来的作业过程。拣货作业在配送作业环节中不仅工作量大，工艺复杂，而且要求作业时间短，准确度高，服务质量好。因此，加强对拣货作业的管理非常重要。在拣货作业中，根据配送的业务范围和服务特点，即根据顾客订单所反映的商品特性、数量多少、服务要求、送货区域等信息，采取科学的拣货方式。

　　7.4.1拣货作业的构成

　　拣货作业按实际作业情形大致分为以下四个部分：

　　1）拣货资料的形成。拣货作业开始前，指示拣货作业的单据或信息必须先行处理完成。虽然一些配送中心直接利用顾客订单或公司交货单作为拣货指示，但因此类传票容易在拣货过程中受到污损而产生错误，无法正常指示产品储位，所以大多数拣货方式仍需将原始传票转换成拣货单或电子信号，使拣货员或自动拣取设备进行更有效的拣货作业。但这种转换仍是拣货作业中的一大瓶颈，因此，如何利用EOS（Electronic Ordering System），POT（Portable Ordering Terminal）直接将订货资讯通过电脑快速及时地转换成拣货单或电子信号，是现代配送中心未来发展的重要研究课题。

　　2）行走或搬运。拣货时，拣货作业人员或机器必须直接接触并拿取货物，因此，形成拣货过程中的行走与货物的搬运。这一过程有两种完成方式：

　　（1）人—物方式。即拣货人员以步行或搭乘拣货车辆方式到达货物储存位置。这一方式的特点是于货物处于静态储存方式，主要移动方为拣取者（拣取机器人也属拣取者）。

　　（2）物—人方式。和第一种情况相反，物—人方式中，主要移动方是货物，拣取人员在固定位置作业，不必去寻找商品的储存位置。

　　这种方式的特点在于货品保持动态的储存方式，如轻负载自动仓储、旋转自动仓储等。

　　3）拣货。当货品出现在拣取者面前时，一般采取的两个动作为拣取与确认。拣取是抓取物品的动作，确认则是确定所拣取的物品、数量是否与指示拣货的信息相同。在实际的作业中多采用读取品名与拣货单据作对比的确认方式，较先进的做法是利用无线传输终端机读取条码后，再由电脑进行确认。通常对小体积、小批量、搬运重量在人力范围内且出货频率不是特别高的货品，采取手工方式拣取；对体积大、重量大的货物，利用升降叉车等搬运机械辅助作业；对于出货频率很高的货品则采用自动分拣系统进行拣货。

　　4）分类与集中。配送中心收到多个客户的订单后，可以批量拣取。

　　拣取完毕后再根据不同的客户或送货路线分类集中，有些需要进行流通加工的商品还需根据加工方法进行分类，加工完后再按一定方式分类出货。分货过程中多品种分货的工艺过程较复杂，难度也大，容易发生错误，它必须在统筹安排形成规模效应的基础上，提高作业的精确性。在物品体积小、重量轻的情况下，可以采取人力分货，或机械辅助作业的方式，还可利用自动分货机将拣取出来的货物进行分类与集中。分类完成后，货物经过查对包装便可以出货、装运、进货了。