第19章 效率第一，提高效率才能保障落实(2)

　　三、要善于处理两类时间

　　所谓两类时间主要是：一类是属于自己控制的时间，称做“自由时间”；另一类是属于对他人他事的反应时间，不由自己支配，称做“应对时间”。两类时间都客观存在，都是必要的。没有“自由时间”，就完全处于被动、应付状态，这在高度分工合作的职场是一大忌。但要完全控制自己的时间在客观上也是不可能的。没有“应对时间”，只想“自由时间”，实际上也就侵犯了别人的时间。因为你的完全自由必然会造成他人的不自由。

　　四、要善于利用零散的时间

　　时间不可能全部集中，往往出现很多零散时间。要珍惜并充分利用大大小小的零散时间，用来从事零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。

　　五、要善于运用聚会或会议时间

　　这种时候是你与同事们沟通信息、讨论问题、安排工作、协调意见、做出决定的最好时间。会议时间运用得好，可以提高工作效率，节约你和大家的时间；运用得不好，反而会降低工作效率，浪费大家的时间。

　　你若想成为一个能尽可能提高工作效率的行家里手，那就按照上面几个原则，每天制订一个工作时间图表。在每天事先安排的工作时间表中，应该使自己除了能为“烫手”的项目留出额外的时间外，还能使工作有所变化并保持平衡。

　　每天制订一个工作时间图表，并用每天的行动去完成这个图表，就像在办公室里放上自己的人生目标借此提醒自己一样。即使是在干一件最小的事，心中也不忘那个制订好的工作时间图表。在每天早晨就进行计划，安排好一天工作进度。每天都有一张当天要做哪些事的清单，并将它们按重要性程度排列，然后尽可能一有时间就去干最重要的工作。为自己，也为别人都定下工作的最后期限。养成好习惯，按着“任务清单”的顺序干，绝不跳过困难的工作。

　　事实表明，在职场上，成功与失败的界线有时仅在于怎样分配时间，怎样安排时间。可见制订工作时间图表的重要性。

　　每天制订一个工作时间图表是利用时间的高效运行方法，可行而实用。我们每个人应该学会和利用提高时效的方法，充分开发和利用时间的价值。

　　5不要等待万事俱备才去落实

　　很多人一生都没什么建树，这是因为他们一定要等到万事俱备以后才去做，因而常常丧失很多解决问题的良机。其实，决策一定，就要毫不犹豫地付诸行动去落实，因为落实是决策的唯一目的。

　　1958年初春，李嘉诚心情沉重，经营塑胶花为他带来一笔可观的财富，但他预测到塑胶花市场的开发潜力已经不大了。他苦苦思索着应付市场变化的方法，眼前忽然一亮，连日来工厂的土地业主只肯签短期租约，于是，每次续约都大幅度加租的情形涌上心头。李嘉诚灵机一动，想到：“如果自己兴建一座大厦，不仅可以解决工厂自身的问题，而且可以做房产主，将大厦空余的厂房租出去。”

　　决策一定，李嘉诚立即行动。在他看来，决策的目的只有一个，就是落实。1958年，李嘉诚在香港北角购地兴建了一座12层高的工业大厦，开始涉足房地产。

　　房地产业是香港经济发展的中流砥柱，占有举足轻重的地位，有“香港经济的寒暑表”之称。机遇总是降临到那些有准备的人身上，在这股房地产经营狂潮中，李嘉诚一方面继续建造厂房，另一方面密切关注局势的变化。

　　李嘉诚将塑胶工厂所赚取的利润以及第一幢工业大厦的巨额收入，全部投到房地产经营中去。

　　1971年6月，李嘉诚成立了长江地产有限公司，走上集中经营房地产的道路。他郑重宣布：把香港置地有限公司作为竞争对手。香港置地有限公司号称世界上最大的地产发展商，有“地产大王”之称。

　　1979年9月25日，风度翩翩、神采奕奕的长江实业有限公司董事局主席兼总经理李嘉诚激动地向新闻界宣布：“在不影响‘长江实业’原有业务的基础上，本公司已有了更大的突破——‘长江实业’以每股7元1角的价格，购买汇丰银行手中持有的占22.4%的9000万普通股的老牌英资财团和记黄埔有限公司。”

　　长期以来，有着远见卓识的李嘉诚一直密切注意“和记黄埔”的发展，充分预测到“和记黄埔”将是一家极具发展潜力而且前途无限的集团公司。他确信汇丰银行不会长期占有“和记黄埔”，这就预示着汇丰银行会在适当的时机出售“和记黄埔”。因此，他马上采取行动，与汇丰银行建立关系。

　　到1980年10月，“长江实业”通过整整一年不间断地吸收与接纳，并在汇丰银行的积极主动配合下，成功控制了“和记黄埔”40%以上的股权，李嘉诚也正式出任“和记黄埔”的董事局主席。

　　1981年“长江实业”成功收购及控制和记黄埔有限公司，不仅使“长江实业”成为声誉大振、取得老牌英资财团控制权的首家华资财团，李嘉诚也因此成为入主英资财团的首位华人。

　　创业需要实力，需要机遇，更需要决策后的动力，决定做某件事时，要提前搞好调查，决定后马上投入工作，用行动去创造成绩。

　　成功人士并不是落实前就解决了所有问题，而是遭遇困难时能够想办法去克服。我们无论如何也买不到万无一失的保险，所以，当你制订决策时，不要总是瞻前顾后，而是要下定决心去实施你的决策。唯有如此，才有成功的可能。否则，永远都只能遥遥无期地等待。

　　沃斯特是一位美国女孩，她的父亲是波士顿有名的外科整形医生，母亲是一所很有名的大学的教授。沃斯特从踏入大学校园那一刻起，就梦寐以求地想成为一名电视节目主持人。她觉得自己具有这方面的才能，因为每当她和别人相处时，即便是陌生人也都愿意亲近她并和她长谈。她知道怎样从人家嘴里“掏出心里话”，她的朋友们称她是他们的“亲密的随身精神医生”。她自己常说：“只要电视台肯录用我，我相信一定能成大事。”

　　只可惜，她只是空有这个理想而已，没有真正为其落实。实际上，她的自身条件的确很优秀，完全可以通过自己的努力进入主持人的行列，但是，她一直在等待机会主动上门。当然，肯定不会发生这样的事，奇迹永远不可能出现，因为奇迹从来不会青睐一个没有任何行动和准备的人。

　　其实，在工作中，很多员工都是同沃斯特一样等待奇迹的人，他们希望得到高报酬，得到老板赏识。想法固然是好的，但是，他们在实现这个期望的过程中，没有将希望变成实际的行动去落实，对待工作马马虎虎，敷衍了事，遇到问题能避则避，或者是希望别人来解决，甚至是隐瞒问题，以此来逃避责任。试想，有哪个老板会重用这样的员工呢？

　　世界上永远不存在绝对完美的事，“万事俱备”只不过是“永远不可能做到”的代名词。一个落实型的员工是不会等待万事俱备的时候再动手的。

　　提到可口可乐谁都知道，但是它那既美观又实用且设计独特的瓶子，估计就没几个人知道是谁发明的了。

　　在几十年前，美国一位叫鲁特的年轻人设计发明了这种瓶子。当时，鲁特只是一名普通的制瓶工厂的工人，每天和心爱的女友约会是他最高兴的事。

　　有一次，他和女友约会的时候，发现她的裙子很漂亮，这个裙子上部分较窄，腰部就显得更有吸引力。他当时突然萌生一个想法，如果能把玻璃瓶设计成女友裙子那样，一定会大受欢迎。

　　这种想法虽然很简单，但鲁特并不只是想想而已。第二天，他就开始动手设计制作这样的瓶子。在经过反复的试验和改进后，终于制成一种造型独特的瓶子：握在瓶颈上时，没有滑落的感觉；瓶子里面装满液体，看起来比实际分量多很多，而且外观别致优美。

　　鲁特看着自己的设计成果非常满意，并且相信这样的瓶子一定会很有市场，于是他为此申请了设计专利。让人意想不到的是，当时可口可乐公司恰好看中他设计出来的瓶子，并以600万美金买下瓶子的专利。鲁特因此从一名工人摇身变成了一位百万富翁。

　　鲁特因为一时灵感而把想法具体落实，最后取得成功。其实，我们每个人都有成功的机会，但大多数人只是空有想法，而不去立即落实。如果鲁特没有立即采取行动，灵感或许就会转瞬即逝，那么他就失去了成为百万富翁的机会，很可能这一辈子就只是一名制作瓶子的工人。

　　因此，成功的落实者应当秉持这样一种工作理念：立即行动，不要等待万事俱备。任何好的规划和蓝图只有付诸行动，才能保证落实成功，从而提高工作效率。很多员工今天的成就，不是事先规划出来的，而是在落实中一步一步经过不断调整和实践积累出来的。规划是纸上的，与实际总是有一定的距离，只有立即落实，规划才不会成为白日梦。

　　6第一次就把工作落实到位

　　在落实过程中，最没有效率、最倒胃口的事情就是一件事情开始没有做好，被推倒重来。生活中这样的事情俯拾即是。比如：刚才往垃圾桶里扔一个棉签，想少走两步道，结果没有命中，只好弯腰捡起来再扔，费了第二遍事。

　　生活中，忙中出错是常有的事儿。每个人一生当中都会犯很多这样的错误，有的是不起眼的小错误，有的是伤筋动骨的大错误，无论大小错误，都要为之付出代价。

　　第一次就把事情做对、做好、做到位，是一个观念，也是一个良好的习惯。它会节省我们很多的人力、物力、财力，使我们少走很多不必要的弯路。在落实工作时，我们第一次哪怕多花点时间、多用些精力，力求把事情做到符合要求，一定要坚决避免一切无谓的重头再来！要提高落实的效率，最重要的一条方法就是“第一次就把事情做对”。

　　有这样一个故事：

　　一次工程施工中，一位师傅需要一把扳手。他叫身边的小徒弟：“去，拿一把扳手。”小徒弟飞奔而去。师傅等啊等，过了许久，小徒弟才气喘吁吁地跑回来，拿回一把巨大的扳手说：“扳手拿来了，真是不好找！”

　　可师傅发现这并不是他需要的扳手，他生气地说：“谁让你拿这么大的扳手呀！”小徒弟没有说话，但是显得很委屈。这时师傅才发现，自己叫徒弟拿扳手的时候，并没有告诉徒弟自己需要多大的扳手，也没有告诉徒弟到哪里去找这样的扳手。

　　第二次，师傅明确地告诉徒弟，到某间库房的某个位置，拿一个多大尺码的扳手。这次，没过多久，小徒弟就拿着他想要的扳手回来了。

　　在工作中，每个员工第一次就把事情做对，是提高落实效率的第一步。

　　到中国一汽大众的现代化车间参观过的人，都会在感叹那里汽车流水线现代化的同时，发现在车间的醒目位置上，有一排巨幅广告“第一次就把事情做对”。

　　初看之下，众皆哗然。怎么这么“现代”的车间里，竟然会有这么“不客观”的广告？这样的广告，不禁让我们思考：第一次就把事情做对，可能性到底多大？

　　静下心来想一想，不禁为一汽大众的广告所折服：要把事情做对，需要多少次？是四次，还是三次？最好是几次呢？当然是——一次！

　　第一次就把事情做对，是对员工的期待，他时时刻刻提醒员工们，要尽最大的可能，在接手每一件事情时，抱着“一次就做对”的信念。

　　第一次就把事情做对，是对“质量”品质的要求，只有“第一次就做对”，才能尽可能减少废品，保证质量；第一次就把事情做对，需要员工有扎实的职业技能基础，需要员工对“第一次”从事的工作有充分的准备。

　　很多人在工作中都遇到过越忙越乱，解决了旧问题，又产生了新故障的情况，在忙乱中造成的错误，轻则自己手忙脚乱地改错，浪费了大量的时间和精力；重则返工检讨，给公司造成经济损失。

　　第一次没把事情做对，忙着改错，改错时又很容易制造新的错误，恶性循环的死结越缠越紧。在“忙”得心力交瘁的时候，我们是否考虑过这种“忙”的必要性和有效性呢？

　　盲目的忙乱毫无价值，必须终止。再忙，也要停下来思考一下，使巧劲解决问题，而不盲目地拼体力。第一次就把事情做对，把该做的工作做到位，这正是解决“忙症”的要诀。

　　你还忙吗？当然忙！但希望你是忙着创造价值，而不是忙着制造错误或改正错误。在工作完工前想一想出错带给自己和公司的麻烦，想一想出错造成的损失，你就应该能够理解“第一次就把事情做对”这句话的分量。

　　企业中每个人的目标都应是“第一次就把事情做对”，而要做到第一次就把事情做对，就首先要知道什么是“对”。

　　7落实要靠制度做保障

　　有这么一个经典的小故事：

　　有7个人组成了一个小团体共同生活，每天共喝一桶粥。为了公平，他们采用了许多办法来分配这一桶粥。

　　方法一：抓阄决定哪一个人负责分粥。结果，这个人总为自己多分。换了一个人，也是如此。

　　方法二：每人轮流一天分粥。结果，每个人一周中只有一天吃得饱，其余六天都得挨饿。

　　方法三：大家选举一个信得过的人主持分粥。开始这位品德尚属上乘的人还能公平分配，但不久他就开始为自己和溜须拍马的人多分，这样就形成了乌烟瘴气的风气。

　　方法四：选举一个分粥委员会和一个监督委员会，形成监督和制约。公平基本上做到了，可是由于监督委员会常提出各种议案，分粥委员会又据理力争，等分粥完毕时，粥早就凉了。

　　方法五：每个人轮流值日分粥，但是分粥的那个人要最后一个领粥。令人惊奇的是，在这个制度下，7只碗里的粥每次都一样多，就像使用科学仪器量过一样。因为每个主持分粥的人都认识到，如果7只碗里的粥分配得不均衡，他确定无疑将享有那份最少的。

　　这个故事说明：制度至关重要。制度是落实各项工作任务的重要保障。在西方，有一种流行的说法：总统是靠不住的，唯一可靠的是制度。

　　管理学家还作过这样一个假设：

　　假如一架飞机不幸失事，飞机上载着A公司和B公司的老板，两位老板都不幸遇难。事后，A公司一片混乱，呈现出群龙无首的状态；而B公司则秩序井然，没有受到大的影响。

　　那么，造成这种差异的一个重要的原因，就是B公司一定已经具备了一套完备而系统的管理制度。

　　如果没有完善的制度，就往往容易陷入“人走政息”的怪圈。原山西长治市委书记吕日周，曾经讲过这样两件事：

　　他在离开原平的第一天，天降大雪。他在原平时，带头组织大家扫雪，可那天，干部们知道吕日周走了，也就没人扫雪了。结果，许多人摔伤了。吕日周听说这件事情后，很受刺激。

　　后来，吕日周到美国水牛城参观，正好遇上漫天大雪。他去看望一位留学生，只见他早早起来扫雪。吕日周问他：“你在国内也没这么积极，怎么在这里倒学起雷锋来了？”他说：“因为这里的法律规定，如果遇上下雪，你的门前必须扫三次雪，否则就要罚款，包括在我门前摔倒的人也要我去花钱给他治疗。所以，我得积极扫雪。”

　　显而易见，必须依靠建立制度和长效机制来解决落实的问题，让大家明白并行使自己的权利、知道法律的界限，发现自愿合作与交换的更好渠道和方式，这样，才能有效地避免“人走政息”。