第14章 管理时间，做掌控工作的高效能人士(2)

　　一分钟，说长则长，说短则短，说它长，当你厌烦工作的时候，它就会变得很漫长，长到让你发狂；说它短，当你来不及完成工作，马上就到最后期限的时候，它就会变得很短暂，短到让你窒息。

　　每个人被分配的时间都很公平，同样，一分钟对每个人来说也是一样长的时间，只是大多数的一分钟被有意无意地浪费掉了。一分钟，足以让一个人感受肩负的责任、等待的焦虑、失望的无奈、失败的痛苦、胜利的欢乐，足以让人被彻底击垮，丧失所有的信心，也能让人选择重新生活，改变整个人生。

　　有一次，获得哈佛大学荣誉学位的发明家、科学家本杰明·富兰克林接到一个年轻人的求教电话，并与他约好了见面的时间。

　　年轻人如约而至时。看到本杰明的房门大敞着，房子里却乱七八糟、一片狼藉，年轻人感到很是意外。

　　没等他开口，本杰明就招呼道：“你看我这房间，太不整洁了，请你在门外等一分钟，我收拾一下，你再进来吧。”然后本杰明就轻轻地关上了房门。不到一分钟的时间，本杰明又打开了房门，热情地把年轻人让进客厅。

　　这时，年轻人看到房间内的一切已经变得井然有序，还有两杯倒好的红酒。年轻人在诧异着，还没有把满腹的有关人生和事业的疑难问题讲出来，本杰明就非常客气地说道：“干杯！你可以走了。”手持酒杯的年轻人一下子愣住了，带着一丝尴尬和遗憾说：“我还没向您请教呢。”

　　“这些……难道还不够吗？”本杰明一边微笑一边扫视着自己的房间说，“你进来又有一分钟了。”

　　“一分钟……”年轻人若有所思地说，“我懂了，您让我明白了用一分钟的时间可以做许多事情，可以改变许多事情的深刻道理。”

　　珍惜眼前的每一分钟，就等于珍惜你所拥有的今天。我们所拥有的每一天，都是无数个一分钟组成的，每一分钟都非常可贵，都不可以轻易地挥霍、浪费，那些被挥霍、被浪费掉的一分钟时间永远不再回来，不管你想用多少时间去弥补。

　　人生就是要以珍惜的态度把握每一分钟时间，从今天开始，从现在做起。这是能够做到日事日清、日事日毕的基本保障。

　　尽管我们强调一分钟的重要，但是不得不承认在这么短短的时间里，能做的事情还是极其有限的，因为一分钟过得太快，但越是这样，我们越是应该珍惜每一个一分钟，学会将其化零为整，那样的话，一分钟就能做出很多伟大的事情来。

　　日事日清工作箴言

　　1.不管你怎样对待时间，时间都会一如既往覆水难收。

　　2.把每一分钟都当成最后一分钟来过。

　　3.如果你能抓紧每一分钟，那你的时间就会比别人要长得多。

　　抓住那些偷时间的贼

　　时间是世界上一切成就的土壤。时间给空想者痛苦，给创造者幸福。

　　——美国管理会计创始人麦金西

　　在现代化办公中，最不可缺少的恐怕就是电脑了。它能够帮助我们接触到大量的信息，帮助我们实现办公自动化。但是你可能并不知道，电脑在帮助我们节约时间的同时，正在一声不响地偷走我们的时间。

　　《芝加哥先驱报》指出：办公室职员每个星期平均浪费在电脑上的时间为五个半小时。在这段时间里，19%用于等待电脑或同事来做事情，16%用于帮助同事使用电脑，17%用于电脑检查或格式化，12%用于学习使用新软件，14%用于删除库存档案，5%用于安装软件，还有17%用于“玩电脑游戏，但无法证实，因为接受调查的人皆不愿意进一步讨论”。该报纸还做了一个假设：如果美国使用电脑办公的人数为2500万人，那就表示每年将浪费掉50亿个小时，折算成工资支出为1000亿美元。因此，对于一些人来说，电脑纯粹是个浪费时间的发明，是个不折不扣的时间大盗。

　　要保证及时完成工作，不耽误时间，真正成为一个日事日清的高效能人士，首先就要拿和我们工作密不可分的电脑开刀，提高电脑使用效率。你应该提高文件和档案电脑化所花费的时间，不要浪费时间输入不必要的信息，不要花太多的时间过度地编辑或改写文件，不要放任自己浪费时间去摸索电脑和软件的使用，更不要沉溺于工作时间上网交友……只有这样，电脑才能成为帮助我们节约时间的工作好伴侣。

　　当然了，偷时间的贼还远远不止这一个，而且从表面上看我们不会因为它们失去什么，但你不得不承认，这些小偷们会一直给我们的生活添乱，因为它们总是悄无声息地偷走你的宝贵时间。要想抓住它们，没有别的办法，最好的办法就是揭开它们的面具，看清它们的真面目。

　　某公司的董事长，十分肯定地对彼得·德鲁克说他的工作时间安排得非常合理，利用得非常充分：1\/3用于与公司高级管理人员研讨业务，1\/3用于接待重要客户，其余1\/3则用于参加各种社会活动。

　　德鲁克给他提了一个建议，让他记录下自己的时间分配情况，并且一连记录6个星期，之后再跟他原来的估计比较。结果，这位董事长发现他的时间基本上都没有花在这三个方面。他所说时间分配，不过是他的理想状态，是他的记忆，而不是实际情况。

　　在工作中，我们也是这样，总是认为自己在争分夺秒地工作着，总是觉得时间不够用，实际上，那些黄金钻石都换不回的时间，早已经被数不清的藏在暗处的家伙们窃走了。

　　时间有三个，第一个是过去的时间，第二个是现在的时间，第三个是未来的时间。如果你现在觉悟了，你失去的不过是第一个时间，也就是说你还有三分之二的胜率。我们不妨从现在开始抓贼，优化自己的时间管理。

　　懒惰。这是时间的最大窃贼，是荒废工作的最主要因素。我们可以借助一些日程表排定工作顺序，并规定完成时间，而且要避免在家里工作，因为家里过于舒适和放松，最关键的就是及早开始，立刻行动。

　　找东西。美国一项对200家大公司员工进行的调查显示，他们每年都要把六周的时间花在寻找乱放的东西上。这就是说，每年他们要损失10%的工作时间。对付这种小偷，虽好的办法就是不用的东西扔掉，用的东西分门别类保管好。

　　独自若撑。虽然我们讲分工，讲按劳分配，但是有分工必有合作，要想提高时间的使用效率，最好能够寻求他人的协助，授权他们去做好，这样你不仅能获得和别人沟通的机会，享受双赢的成果，还能减轻自身的负担。

　　做白日梦。有些人工作的时候，总会开小差、溜号儿，不是翻来覆去地想着某些电影情节，就是想着未来发达的机会，这些不会给你的时间管理带来任何益处，只会让时间在空想的时候白白溜走。

　　拖拖拉拉。做事情要花许多时间思考，担心这个，顾虑那个，要么就是找借口推迟行动，或者因为没有完成任务而悔恨。在这段时间里，如果我们付诸行动，事情早已经结束了，甚至已经转入下一个工作了。

　　缺乏规划。总是没有明确的时间安排，不知道应该先做什么后做什么，结果脚踩几条船，同时周旋在几件事情之间，顾得了头，顾不了尾，忙乱不堪，根本集中不了精力去处理那些最重要的事情。

　　像这样的时间小偷还有很多，比如开不完的会议、响不停的手机、混乱的办公桌、需要应付的快递员、别人难以拒绝的要求、不能遵照执行的计划等，这些都会耗损时间的内存，让你真正用于工作的时间大幅度削减。

　　永远不要说自己的时间有限，忙得不可开交，时间管理永远有可以提升的空间，只要你发现那些具体的时间盗贼，抓住它们，挨个消灭，就能够提升时间管理水平，就能做到“今日事，今日毕”，实现日清日高的目标。

　　日事日清工作箴言

　　1.你对时间毫不在乎，时间就会对你敷衍了事。

　　2.你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它，而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。

　　3.不要抱怨时间不够，时间本身是无辜的，错都在你自己身上。

　　“工作中，请勿打扰！”

　　我不熟悉的人给我打来电话和我认为较不重要的电话，我会委托别人代回，并嘱咐他们关注事情的进展。

　　——特拉华退休投资基金会总裁玛丽·巴恩比

　　日本专业的统计数据指出：人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50~60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，按每日工作8小时计，也就是约50%的工作时间，其中80%，约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾起原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，这占了工作时间的68.7%。

　　这就告诉我们，要保证自己的工作时间，保证自己的工作节奏，保证按照计划按时完成自己的工作，就必须学会处理来自各个方面有意无意的打扰。

　　作为微软总部产品部门晋升最快的经理，潘正磊在职场扶摇直上，其成功之道就是“保护时间”。

　　潘正磊刚加入微软的时候，职位是软体开发工程师，由于任职的小组开发产品速度很快，几个月内就生出3个版本，每个版本又需要支持6种语言。由于工作的要求，潘正磊需要和很多其他不同的研发小组进行互动。于是每天潘正磊的办公室里总是人来人往，每个人都给他带来不同的问题。

　　刚开始的时候，潘正磊总是停下自己手边的事，先解决这些人的问题，结果让自己忙得不可开交，还耽误了自己的工作。为了把分内的工作做完，他的工作时间拖得很长，效率却没有提高。

　　后来潘正磊规定了所谓的“回答问题时间”，只有在这个时间同事们才能来找潘正磊，向他寻求帮助，其余时间不可打扰他。“青年导师”李开复说，如果潘正磊当初没这么做，就不会有现在的成就，可能只会在同一间办公室里，每天回答四面八方涌来的问题，直到精疲力竭为止。

　　真正的时间管理专家，不会无限制地让别人打扰自己，当他们已经负荷过多，或是对某件事情并不感兴趣的时候，他们也会学着潘正磊的做法，尽量想办法改善，或者规定一个可以打扰的时间，或者干脆找别人代劳，或者干脆告诉对方“抱歉，我现在没有办法帮你”，表示自己爱莫能助。

　　挂上一个“工作中，请勿打扰”的牌子，目的就是要赶走占用自己时间的不速之客，以保护自己的时间，去做最重要的事。因此，一旦你发现自己的时间被别人窃取，一定要告诉他你认为的最重要的事，以及你最在意的事，以捍卫自己的时间。

　　有些打扰来自于部门或上级，而且我们无法避免，比如临时会议或活动、临时谈话等，不过它们又确确实实会打扰正常的工作秩序，影响工作计划。因此规划时间的时候，我们应该考虑到工作的不确定性，为意外事件预留一点时间，毕竟计划没有变化快。如果这类事情真的发生了，也不必慌慌张张，你可以加快工作速度或适当延长工作时间，努力完成预计的工作，以免影响后面的工作安排。

　　如果你是一个中层管理者，打扰大多来自于下属，甚至可以说，被下属打扰已经成了管理者工作的组成部分。但是，你必须协调好时间的分配，以免影响自己的工作。你可以安排某个特定的时段用于管理互动，和下属们讨论相关问题，以减少突如其来的打扰。

　　每个人的工作都不是真空，往往需要和其他人一同工作，这构成了一个工作环境，这也成了一个重要的打扰源。温度不适的空调，敞开的窗户，同事的说笑声，打印机、抽水马桶、门把手的声音，键盘的敲击声，这些都会影响我们的工作状态。你可以给自己安排一个相对安静的环境，或者干脆戴上耳机，如果允许的话，把自己隔离起来。

　　无价值的电话、短信、邮件，比如招聘广告、移动服务电话，除了浪费时间，不会对工作有任何帮助。对于无用的电话，应该礼貌地挂断，应答家人、朋友的来电，应尽量做到简洁明了。对于短信、邮件之类的，我们可以安排固定的时间，如午饭前后集中处理。不要小看上面这些小小的安排和调整，它可以很有效地帮你省下大量的时间，从而帮你提高工作效率，让你全心全意地投入到工作中去，按时完成当天的任务，真正做到日事日清。

　　日事日清工作箴言

　　1.当你遇到挫折的时候，当你百思不得其解的时候，与其冥思苦想，不如找个僻静的地方进入免打扰状态，或许会有意想不到的收获。

　　2.你可以尝试投入音乐的怀抱，将自己和其他人隔离开来。

　　3.投入和打扰此消彼长，如果你足够投入，周围环境很难干扰你。