第15章 效率第一，把工作完成在昨天(1)

　　上司们总是世上最心急的人，按他们的计划，罗马三天建成都是慢的。自然，效率就成了他们对下属的基本要求之一。要让上司花时间等你的工作结果，比任何一件事情都让他心痛。要想成为优秀员工，工作中一定要以“是的，我立刻去做”为第一标准，力求今日事，今日毕，绝不拖延到明天。

　　一事一清，不做一心二用游戏

　　信息的丰富产生注意力的贫乏。

　　——诺贝尔经济学奖获得者赫伯特·西蒙

　　在“大侠”金庸笔下，单纯憨厚的郭靖和美丽脱俗的小龙女在机缘巧合之下从周伯通那里学到了一门叫做“左右互搏之术”的武功，这样一来，战斗力最少增加五成。这种功夫最有意思的就是入门阶段：一手画圆，一手画方。

　　心理学对于这种现象有一个名词，叫做注意分配，就是说在同一时间内把注意分配到不同的对象上。“左右互搏之术”不过是小说里设计的情节，在现实生活中，能够做到一心二用，一手画圆，一手画方的人少之又少。

　　对此，我们总结出了一句话，叫做一心不可二用。美国密歇根大学心理学和神经学科学家通过相关实验也证实了这一点。

　　在实验中，研究人员让志愿者在同一时间内同时处理两个或两个以上的问题，例如一边做数学运算，一边辨认图形。结果发现，由于大脑在两项任务间需要不断地转换，由此大大降低了工作效率，而且从事两项工作所用的时间，也比做完一件再做另一件所用的时间要多花费50%。

　　在另一项实验中，研究人员一边让志愿者听复杂的句子，一边让他们辨认几何图形——这两项任务由大脑的不同部位处理。结果显示，在同时处理两项事务时，大脑的两个部位都不能进入最佳状态。

　　由此，他们得出一个结论：人的大脑只有在持续不间断地处理一件事务的时候才能发挥出最佳功能。不过研究人员也承认，这并不意味着人们不具备同时处理多项工作的能力，只是当人们这么做的时候，效率和准确率都会大大下降。

　　为此，研究人员强调，有时候一心二用会带来危险，比如在开车时，无论是喝水、梳头，还是聊天、听音乐，都会带来危险，特别是在打电话时，更为危险。

　　对于这项研究结果，还有另外一个生理学实验提供了一些佐证。科学家发现，在大脑中存在着一处“瓶颈”，当大脑在间隔不到300毫秒的时间里同时处理两件事情时，大脑对于第二件事情的反应就要慢一些，也就是说，当同时做两件以上的事情时，神经讯息在传递过程中会受到阻碍。

　　看到这里，也许有人会说：“我经常一边打电话，一边用洗衣机洗衣服，没觉得这样就降低效率了。”对此，《财富》杂志曾经做过一个报道说：当一个人同时做简单而且是熟悉的事情的时候，在不同的工作之间转换，不需要花费太大的心力，因此能够同时完成两件事情，增加总生产力，比如一边讲电话，一边操作洗衣机。

　　但是，利用宝贵的时间同时做一种以上的事情，并不总能够增加总生产力。当我们同时做复杂而且不熟悉的事情的时候，总生产力往往就会不增反降，这也就是为什么，一边讲电话，一边开车常会发生意外的原因——这两件事都只获得了驾驶的部分注意力，而不是全部注意力，当其中一件事所需要的注意力突然升高时，驾驶会来不及应付。因此，我们必须养成每次只做一件事情，一事一清的好习惯。

　　在只有10平方米的纽约中央车站问询处，每天都是人潮汹涌，匆匆的旅客都争着询问自己的问题，都希望能够立即得到答案。对于问询处的服务人员来说，工作的紧张与压力可想而知。可柜台后面的那位服务人员看起来一点也不紧张。他身材瘦小，戴着眼镜，一副文弱的样子，显得那么轻松自如、镇定自若。

　　一位头上扎着一条丝巾的矮胖妇人，脸上充满焦虑与不安。服务人员倾斜着上半身，以便能倾听她的声音：“您要问什么？您要去哪里？”

　　这时，一位穿着入时，提着皮箱，戴着帽子的男子，试图插话进来。但是，这位服务人员却旁若无人，只是继续和这位妇人说话：“您要去哪里？”

　　“春田。”“是俄亥俄州的春田吗？”“不，是马萨诸塞州的春田。”“那班车是在10分钟之内，在第15号站台发车。您不用跑，时间还足够。”“您是说15号站台吗？”“是的，太太。”

　　女人转身离开，这位先生立即将注意力转移到下一位客人——戴着帽子的那位男子。但是，没多久，那位妇人又回头来问一次站台号码。“您刚才说是15号站台？”这一次，这位服务人员没有再管这位头上扎丝巾的妇人了。

　　有人请教那位服务人员：“能否告诉我，你是如何做到并保持冷静的呢？”那个人这样回答：“我并没有和公众打交道，我只是单纯处理一位旅客。

　　忙完一位，才换下一位，在一整天之中，我一次只服务一位旅客。”

　　现代社会的节奏很快，工作也很繁重，总是让人们觉得有做不完的事情，不得不时时刻刻告诉自己这事应该做，那事拖不得，最后往往被纠缠在各种各样的事情当中，搞得自己疲惫不堪。

　　贪心的猎人，如果想同时追到向四个方向跑的兔子，只能是一无所获。一个人的精力总是有限的，绝对不能“吃着碗里，瞧着锅里”。我们不能贪多求快，不管有多少事情在等待你处理，你都应坚持一次只做一件事，彻底完成一件事后，然后再开始做下一件事。

　　要想做到日事日清，不留遗憾，就请你抛开杂念，专注于眼前的那一件事。如果你在写工作报告，就不要听你喜爱的音乐，如果你在赶着明天要交的财务报表，就不要同时想着怎么修理刚刚罢工的电脑。全心全意地体验一下那份专注，等完成了工作，你才能体会到那份闲适和轻松，生活原来是这样的简单明了。

　　日事日清工作箴言

　　1.人永远只能停留在一个时空中做一件事情。

　　2.一个人围着一件事转，最后全世界可能都会围着他转；一个人围着全世界转，最后全世界可能都会抛弃他。

　　先装石块，再装沙子

　　没有一家企业可以做所有的事。即便有足够的钱，它也永远不会有足够的人才。它必须分清轻重缓急。最糟糕的是什么都做，但都只做一点点。这必将一事无成。不是最佳选择总比没有选择要好。

　　——“现代管理学之父”彼得·德鲁克

　　如果你问别人在做什么，可能会得到同样的答案——忙。至于忙的是什么，有多忙，无人可知。对于这个“忙”字，很多人又爱又恨，爱的是，“忙”代表我们有事情做，代表我们正在积极、努力地奋斗着；恨的是，“忙”未必代表高效率，甚至可能是像一只无头苍蝇一样瞎忙，这样的“忙”很难预示着一个美好的未来。

　　我们总是有很多的事情要做，甚至日程表上会从早到晚安排得满满登登，其中还会有一些不识趣的紧急事务出来捣乱，搞得我们晕头转向，不得不“头疼医头，脚疼医脚”，结果效率没有什么提高，工作质量也没有什么改进。

　　那么，对于那么多的事情，我们应该做怎样的安排，才能既有效率，又不耽误其他工作呢？看完下面的这个故事，也许你会有所领悟。

　　教授正在给即将毕业的MBA班的学生上最后一堂课。令学生们不解的是，讲台上放着一个大铁桶，旁边放着大小不等的大块石块。“我能教给你们的都教了，今天我们只做一个小实验，”教授说着把石块一一放进桶里，当桶里再也装不下任何一块石头的时候，才停了下来接着说，“现在桶满了吗？”

　　“是。”学生们回答。“真的吗？”教授问。随后，他不紧不慢地从桌子底下拿出了一小桶碎石块，抓起一把，放在铁桶，然后慢慢摇晃，又抓起一把……不一会儿，一小桶碎石块都装进了桶里。

　　“现在桶满了吗？”教授又问。“还可以吧。”有了上一次的经验，学生们开始变得谨慎了，事实上，他们对于这个回答也不是很确定。

　　“没错！”教授一边说，一边从桌子底下拿出一小桶细沙，倒在铁桶的表面，然后慢慢地摇晃铁桶，半分钟之后，细沙不见了。

　　“现在铁桶满了吗？”“还没有。”尽管学生们心里很没底，仍然这样回答。“没错！”教授从桌子底下拿出来一罐水，全部倒进了桶里。

　　教授抬起头来，微笑着问：“这个小实验说明了什么？”一个学生站起来说：“它说明，你的日程表排得再满，也能挤出时间做更多的事。”

　　“有点道理，可不是我想说的，”教授顿了顿说，“我想说的是，如果你不是首先把石块装进桶里，那么你就再也没有机会把石块装进铁桶里了，因为铁桶里早已装满了碎石、沙子和水。而当你先把石块装进去，铁桶里会有很多你意想不到的空间来装剩下的东西。在以后的职业生涯中，你们必须分清楚什么是石块，什么是碎石、沙子和水，并且要总是把石块放在第一位。”

　　其实这个故事的结论，可以用一句很容易理解，也是最有指导性的话来概括，就是凡事分清轻重缓急：工作中我们不要“眉毛胡子一把抓”，要根据事情的紧急和重要程度安排处理的先后顺序。

　　在一般的情况下，确定一项工作是否需要立即去做，有两个最基本的要素，即紧迫性和重要性。紧迫的工作往往显而易见，它们会给你造成压力，要你立即采取行动，而且通常很容易完成，但它们又往往是不重要的。要想提高工作效率，精髓就在于：分清轻重缓急，设定优先顺序。

　　美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·施瓦伯向效率专家艾维·李请教更好地执行计划的方法。艾维·李声称可以在10分钟内就给施瓦伯一样东西，这东西能把公司的业绩提高50%。他递给施瓦伯一张空白纸说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”

　　施瓦伯用了5分钟写完。艾维·李接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”