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《赢在中层》 作者:黄杰

第8章 中层如何与上级有效沟通(1)

  了解上司,让工作更有成效

  作为企业的中坚力量,中层领导既要管理好下级,又要理顺与上级的关系。其中,吃透自己的上级,落实和执行好上级的指令,给上级做好参谋工作,相对来说更加重要。这可以拉近与上级的距离,博得上级的信任和好感,更好地完成自己上传下达的工作。

  详细了解你的上司,是中层工作的组成部分,也是你得到欣赏的前提。为什么这样讲?中层经理要开展工作,就要得到上司的支持。而要让自己的工作效率更高、成效更大,就要了解上司的思路,摸清他的喜好与做事的规律。夸张地讲,你甚至要比他自己还要了解他,才能从容不迫地做好事情!

  比如你在与上司谈话之前,就要清楚以下信息:他喜欢在什么时间会客;通常与下属的谈话会占用多长时间;他是否喜欢直截了当的谈话方式;他经常询问下属什么样的问题;他对下属的着装有什么喜好。

  摸清上司的工作与生活规律,你就能提前准备,为自己设计最好的策略,来处理与他的关系和工作的方式。如果不了解上司的品质、性格、习惯,只知道挥汗如雨地埋头苦干,即使工作十分出色,也不一定就能得到上级的赏识和认同。了解你的上司是为他做好参谋工作、得到他欣赏的前提。

  案例

  一次,拿破仑的一名私人秘书身染重病离职休息,需要临时招募一名“书写漂亮”的秘书以做帮补。消息传出,人们展开了激烈的竞争。结果,陆军部长办公室的S先生被选中。突如其来的好运使他激动莫名,在同事们的一片欢呼声中,这位幸运儿穿戴整齐地就职去了。大家都以为S先生飞黄腾达了,谁想到没多久,S先生就失魂落魄地出现在大家面前。帽子丢了,手套不见了,头发乱七八糟,四肢直打哆嗦。

  原来,S先生入宫后,拿破仑打量了他一番,便叫他坐在靠近窗口的椅子上,然后就在房里大步地走来走去,指手画脚,不时地从嘴里迸出一些含混不清的词语。初来乍到的S先生以为皇帝心绪不佳,嘴里嘟哝的东西与己无关,因此,并不注意听,只是屏住呼吸偷偷地用目光注视拿破仑的一举一动。

  过了约半小时,突然,拿破仑大步流星地朝他走来,说:“给我重述一遍。”什么也没有记下的S先生张口结舌,一下子惊呆了。拿破仑见纸上一片空白,顿时像狮子般暴跳如雷,连声怒吼。年轻的S先生被吓破了胆,连秘书的椅子还没坐热,就连滚带爬地逃离了杜伊勒利宫,一连五天卧床不起。

  这个秘书之所以惹得拿破仑动怒,就是因为他对自己的上司缺乏了解。拿破仑是在口述命令,他却以为与己无关,既没听清楚,又没记下来。这样的下属,如何做好领导分配的工作?连领导是什么意思都不知道,还怎么为领导做参谋?遇到这样的下属,难怪拿破仑要暴跳如雷了。

  中层领导起着承上启下的作用,需要将上级的战略和政策准确地落实执行。如果你对上级不够了解,对上级的意图领会得不够,使工作方向发生了偏差,甚至南辕北辙,与上级的预期结果产生了很大的差异,那么即使你付出了很大努力,也是劳而无功的。你必须透彻了解你的上级,才能准确贯彻他的意图,做好自己的工作。

  那么,你应该了解领导的哪些方面呢?

  1.了解上司的品性

  每个人都有不同的品质或特性,一个上司的品性,主要是指责任感、信赖感、积极性、忠诚、进取、忍耐、公平、热情、勇气、公私关系等方面,而这些方面既与上司的不同气质、性格等先天素质有关,又与上司后天的训练如理论修养、经验积累等有关。

  2.了解上司的作风

  上司的作风可以分为专制型、民主型和放任型三种。专制型上司要求下属对自己绝对服从,在工作中发号施令,表现出雷厉风行的特征。民主型上司注重集体智慧,重大事情由集体民主决定,也诚恳地欢迎下属提一些建设性的意见,注重单位内的人际和谐。放任型上司喜欢把权力分散下去,调动广大员工的积极性,给人一种随和、不拘小节的印象,情绪表现不热烈,没有多少喜怒哀乐的极端表现。从上司的言谈举止上你就可以得到比较准确的判断。

  3.了解上司关心的对象

  从上司关心的对象来看,可以把上司分为重工作、重组织和重关心人三种类型。关心工作和组织的上司在谈话中也较多地谈到单位的工作,在这种上司面前,你就得尽量表现出自己对待工作、事业的热忱,并且有着良好的专业素质与专业能力。而关心人的上司一般希望单位内上下级关系融洽,团结协作好,那么你必须给上司一个具有合作精神、尊重他人尤其是尊重上司、不计较个人得失、宽以待人的良好印象。

  此外,对上司的需求、好恶、工作习惯、业余爱好等,中层领导都要有所了解。这样全方位透析你的上级,你才能对他有深刻的了解,知道如何与他共处、共事。

  灵活应对上级的“授权”

  中层的位置决定我们在做事的时候,既要听从指挥,又要有一定的自主权,才可能把工作做好。但在实际的操作中,经常会遇到这样的现象:上司向你布置任务,但是却语焉不详,时时需要你去请示一些模糊不清的细节问题。甚至上司本身是一个爱干涉的人,常对你的工作方式进行纠正和训斥,让你战战兢兢、不知所措,不知道何时请示、何时自己做主。尤其是,有些本来就要求苛刻的上司会在你无奈请示的时候来一句:“该怎么办,你自己决定吧!”这种看似“授权”的方式其实是一种责任的下放,并没有给你相应的权力,实在给人出尽了难题。那么,如何解决上级出的这道难题呢?

  面对这样的上司,我行我素肯定是不行的,这不但是对上级权威的藐视,更会伤害到上级的利益;然而,缩手缩脚也不行,不仅办不成事,最后很可能因为你解决问题的能力不强而惨遭上级的“毒手”。如何发挥自己的才能,证明自己的价值,将事情办得漂亮圆满,还要让上级满意呢?此时犹豫不决的你最聪明的做法就是针对上级的性格类型,对症下药。

  不同的上级,其领导风格是不一样的,对下属的要求也不同。根据他们具体的心理特征,身为中层的你可以做到有备无患、灵活应对。

  1.针对放权型领导,可以放手大胆地发挥

  面对敢于放权,对你充满信任的领导,他不会过度干涉你的具体工作,通常在布置完任务后,让你自己去看着办。只要大的原则有了沟通和确认,他会对你非常放心!除了能力实在平庸的人,没人不喜欢放权型的上司,因为既可以发挥主观能动性,又能得到上级的认可。

  然而,需要注意的是,即使领导如此信任你,敢于放权给你,你仍然需要跟他保持随时的沟通,主动汇报和透露工作的进度,尤其一些工作中的重要阶段。即使你完成工作的过程中再顺利,也要让上级知道你完成工作的进度,给上级一种掌握全局的感觉。你需要明白:上级始终是你的上级,当他主动来询问你工作进展情况时,往往意味着他开始对你不汇报情况的不满!

  如何与上司及时沟通呢?具体可以用工作报告的方式将自己的想法和工作的进展告知给上级,让他看到你的努力,对你的价值做到心中有数。否则,你即使做的再出色,他也对此一无所知,再信任你、敢于放权的领导也难免会心中不安,怀疑你的能力。如果他真的有这样想法的时候,他对你的价值也同样会产生新的判断。

  2.针对抓权型的领导,与上级保持一致性

  这种类型的领导,对下属的工作往往具有强烈的控制欲望,事事都想要参与。而且还总会先对你摆出放权的包容姿态,表面上看起来是一副“我绝不干扰你”的大度模样,但是当你放手去做的时候,他又会紧追不舍,总在你背后指手画脚、唠叨不休,使你疲于应付、左右为难。

  这样的领导确实很难应付,也很常见。这时,你首先要做的就是与上级保持一致性,做事情的时候,尽可能地与其以往或者平时的行事风格保持一致性,在这个基础上再寻求自主性,挖掘自身的创造力。

  案例

  周经理在一家采购公司负责选择采购设备的供应商,他在考察了一番后,认为公司提供的这些供应商既不能提供最好的质量保证,价格方面也比较昂贵,于是就在这份名单外又找了几家供应商,并选定了一家相对物美价廉的单位。这样一来,周经理就为公司省下了一大笔钱。他本以为这样的做法会受到公司领导的表扬,可是当他把结果报表提交上去后,却遭到了领导的严厉批评:“既然你这么喜欢自作主张,我的位置就由你来做好了!”当时他只觉得尴尬万分,有苦说不出。

  周经理把自己在公司受到的“不幸”遭遇向同部门的一位主管好友李先生倾诉,抱怨上级实在是难伺候。但是,李先生却笑了。他说:“我看不是这样。每月上交报表的时候,即使领导没有要求和交代,我也会选择用他最常用的报表格式,让他查阅起来不仅方便而且还感到熟悉和亲切。这就是投其所好,与他的工作风格保持一致。我们的工作不仅是完成自己的工作,更重要的是协助领导完成任务。你想想,如果每个人要是都采用自己最擅长的风格,那么,是不是要领导花费时间来适应我们?其实,换位思考一下就可以知道,如果你是领导。你愿意让你的手下每月所交的报表都五花八门,让自己花费很多的时间来研究它、适应它,让自己看着头大吗?当然是自己最喜欢、最熟悉的方式才能提高工作效率!不管做什么工作,做什么事情,都是如此。我想,领导给你的那几家供应商都是公司与他们来往、合作很久的,相互之间都比较熟悉。你现在重新挑选了一家,很多未知的因素都很难掌控。所以,你只有跟领导的喜好保持一致性,让他满意,他才能给你一定的自主性啊。”

  通过周经理的案例我们可以知道,与上司保持一致性才能更好地胜任我们的工作,减少工作中的阻力。这并非是献媚、拍马屁,而是为了公司整体前进步伐的整体划一,体现出井井有序的制度和规范。其次,只有让领导感觉放心,他才能放心、大胆地交付给你更多的权力。否则,你做的第一步就让他暴跳如雷,他又如何对你的后续工作感到放心呢?

  一个聪明的中层能够迅速判断出自己的顶头上司是放权型,还是抓权型的领导。摸清了他的工作规律,就会明白如何行事--什么时候请示,什么时候放手干。体现出自己果断的决策力和执行力!

  不过需要注意的是:无论是何种类型的领导,他们对你的最终要求只有一个--用最好的方式完成任务!因此,只要你的能力足够,又肯卖力地投入,不管是放权型还是抓权型的领导,都会对你另眼相看;他们让你“自己看着办”的时候,你也会从容和自信许多。

  始终站在上级的立场上

  如果中层领导在组织中没有摆正自己的角色位置,错误地认为自己是群众领袖,是民意代表,代表着你手下员工的利益,那么,这种想法就很容易破坏你和上级领导的关系。因为你代表的并不是员工的利益,而是公司的利益,你上级领导的利益;你应该对领导负责,而不是对员工负责。这个问题弄不明白,你这个中层领导会做得很吃力,而且最后还不讨好--既讨不了下级的好,更讨不了上级的好。

  比如说做上中层经理以后,手下的人对自己都很尊敬,也很信赖,然后有什么问题都来向自己讨公道,有什么困难也来请自己帮忙。自己一看,弟兄们对我如此信赖、如此拥戴,感觉自己既然是他们的头,当然要为弟兄们撑腰,要为他们说话。然后就开始处处为弟兄们说话,为弟兄们撑腰。弟兄们说了,我们的工作时间是不是太长了,一天工作8个小时,能不能工作7个小时?每年安排一次出去旅游度假?好,没有问题,我去跟领导说。然后跑到总经理那里:“总经理,你看我们员工每天的工作时间是不是太长了?是不是可以考虑每天工作7个小时?每年安排一次出去旅游度假?”

  手下的人又说了,我们的工资太低了,上有老下有小,这么点钱怎么养活家人?你一听,没关系,我去找总经理理论,这种事我不讲谁来讲?于是你又跑到总经理那里:“总经理,我们的员工虽然收入不错,但是目前的家庭负担都挺重,你看能不能上调50%?”

  如果你这么想,那你就错了。因为你并不是民意代表,你不能代表民意。反映基层员工的呼声、反映下面的意见、代表部门员工的意愿,这些并不是你这个中层领导的职责。这是一种错误的角色定位。

  首先,中层领导是员工的上司,代表上司对所负责的部门实施管理,这是由公司任命的,而不是因为你代表了员工的利益。作为中层领导,你应该及时将公司的决策传达至基层,同时将下属的声音和变革的思想传递给公司上层,但其行为,必须站在公司的立场上,体现公司的意志,代表公司的利益。

  其次,中层领导代表不了员工的利益。员工的利益有劳动合同和国家有关法律、公司有关法规加以保护,有劳动主管部门出面维护,中层领导应当代表公司维护员工的利益,而不是代表员工维护员工的利益。谁是公司的代表?那就是你的领导。所以你代表的只能是领导的利益,而不是员工的利益。此外,很多中层领导认为要取得下属的拥戴和支持,就必须要代表下属的利益,为下属说话,这也是不正确的。取得下属的拥戴和支持,需要提高的是你的领导力,而不是做“民意代表”。一些中层经理之所以经常“出头”做“民意代表”,其目的不外乎是想取得下属的拥戴和支持。但是,你不是下属们推荐出来的“领袖”,你想通过代表下属利益的方式取得拥戴和支持是行不通的。当然,正当的必要的下属利益还是得维护的,但你必须通过别的方式取得拥戴和追随。

  这并不是说,中层领导作为“民意代表”反映出的问题不合理、不客观,相反,由于代表了“民意”,其合理的成分、合情的地方更多,让人几乎无从反对,但要从公司有效管理和可持续发展角度来看待却是不利的。

  案例

  某公司为了改变员工上班懒散、下班时间未到就不见人的现象,实行了严格的考勤打卡制度。下属普遍反映,公司最近出台的考勤办法太过分了,迟到1分钟就扣30元,有些不近人情。但公司的出勤率从过去的80%提高到了96%,许多经常迟到10分钟、30分钟的人也按时到公司了。改革考勤的目标已经达到,客户来该公司也感觉工作作风好多了,找人也容易找到。

  在这里,出勤率是公司行为,如果作为中层领导的行政经理“代表民意”做到人情味,那么公司的形象问题等就会受到损害。所以,行政经理必须站在公司行为上看问题,而不是一味地代表民意。这才是明智中层领导的做法。

  勤于向上级汇报工作

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