第31章 商务邀约礼仪--邀约拜访，更显慎重

　　邀约礼仪--五种常见的邀约方式

　　商务交往中，为了某些需要或目的，商务人员彼此之间，常会互相邀请出席各类宴会、庆典或会谈等活动。这类性质的活动，被商务礼仪称之为邀约。在邀约的时候，要注意以下礼仪：

　　一：邀约本质上是一种双向的约定行为。当一方邀请另一方或多方人士，前来自己的所在地或者在其他某地方约会，以及出席某些活动时，不能仅凭自己的一厢情愿行事，而是必须取得被邀请方的同意与合作。

　　二：作为邀请者，不能不自量力，无事生非，自寻烦恼，既麻烦别人，又自讨没趣。作为被邀请者，则需要及早地作出合乎自身利益与意愿的反应。不论是邀请者，还是被邀请者，都必须把邀约当做一种正规的商务约会来看待，对它绝对不可以掉以轻心，大而划之。

　　三：对邀请者而言，发出邀请，如同发出一种礼仪性很强的通知一样，不仅要力求合乎礼貌，取得被邀请者的良好回应，而且还必须使之符合双方各自的身份，以及双方之间关系的现状。

　　四：邀约有正式与非正式之分。正式的邀约，既讲究礼仪，又要设法使被邀请者备忘，故此它多采用书面的形式。非正式的邀约，通常是以口头形式来表现的，相对而言，它要显得随便一些。

　　五：正式的邀约有：请柬邀约、书信邀约、传真邀约、电报邀约、便条邀约等具体形式，它适用于正式的商务交往中。非正式的邀约有，当面邀约、托人邀约以及打电话邀约等不同的形式，它多适用于商界人士非正式的接触之中。前者可统称为书面邀约，后者则可称为口头邀约。

　　请柬邀约--最正规的邀约方式

　　在邀约的各种形式中，请柬邀约显得最为正式，档次也为高档。凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等，只有采用请柬邀请嘉宾，才会显得与其档次相搭配。在使用请柬邀约的时候，要注意以下事项：

　　一：注意请柬的组成。请柬一般由正文与封套两部分组成。不管是购买印刷好的成品，还是自行制作，都要注意不可发出“简便形”请柬，才能显得对对方的尊重，以及这次邀请的慎重。

　　二：注意请柬纸质量。请柬正文的用纸，大都比较考究，它多用厚纸对折而成。以横式请柬为例，对折后的左面外侧多为封面，右面内侧则为正文的行文之处。封面通常讲究采用红色，并标有“请柬”二字。

　　三：横式请柬更得体。的行文，是自左而右、自上而下地横写的。除此之外，还有一种竖式请柬。它的行文，则是自上而下、自右而左地竖写的。作为中国传统文化的一种形式，竖式请柬多用于民间的传统性交际应酬，因此在这里将它略去不提。

　　四：请柬的内容。在请柬的行文中，通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人等项内容。如：谨订于xxxx年x月xx日，x时于xxxx酒店水晶厅举行xxxx公司成立x周年庆祝酒会，敬请届时光临。联络电话xxxxxxx。

　　五：注意写下“备忘”。在请柬的左下方注有“备忘”二字，意在提醒被邀请者届时毋忘。在国际上，这是一种习惯的做法。

　　六：邀请者和被邀请者姓名的书写。邀请者的可以出现在正文中，也可以在最后落款。而对于被邀请者，他的姓名可以出现在正文中，但也可以不出现。但在在封套上必须要注上对方的姓名，否则，是很很不妥当的。

　　七：书写请柬的颜色。请柬内侧，可以同为红色，或采用其他颜色。但民间忌讳用黄色与黑色，通常不可采用。在请柬上亲笔书写正文时，应采用钢笔或毛笔，并选择黑色、蓝色的墨水或墨汁。红色、紫色、绿色、黄色以及其他鲜艳的墨水，则不宜采用。

　　书信邀约--一定要亲笔提名

　　以书信的形式向被邀请者发出的邀请方式，叫做书信邀约。这种方式相对来说，较为随意一些，显得不那么正式，一般只在关系熟悉的朋友之间使用。书信的内容应该以邀约为主，对于文中的措辞，一般要就不需要太过的拘谨和客套，基本上言简意赅，能说明问题，也不至于失礼就可以了。如果要想显得稍微正式一点，可以将其打印出来。但签名的时候，必须要有自己亲笔提上，否则就显得太过随意了。

　　下面是一封邀约书信的范文。

　　尊敬的xxxx公司负责人：

　　Xxxx展销会定于今年x月xx日至xx日在xxxx展览中心举行，欢迎贵公司报名参展。

　　报名时间：x月x日至xx日

　　报名地点：xxxxx

　　联系电话：xxxxxxxx

　　组委会敬邀xxxx年x月xx日

　　另外，对于装帖与款式方面，邀请信均不必过于太过讲究。封套上的格式，与书信格式基本上相同。

　　传真邀约--适用于远方宾客

　　所谓传真邀约，顾名思义，就是指利用传真的形式，向对方发出的邀请。与传真邀约方式类似的还有电报邀约，即以拍发专电的形式，对被邀者所进行的邀约。这两种邀约方式，在具体格式、文字方面以及其做法与书信邀约大同小异。都要求热情、友好、恳切、得体。除此之外，传真邀约和电报邀约在准确、精练方面要求得更高一些，这是由传真和电报这一形式本身所决定的。由于这两种方式邀约速度快，且不易丢失，一般多用于邀请异地的客人。

　　便条邀约--形式简便，亲切自然

　　在各种邀约方式中，便条邀约是最随便的一种，一般在商界人士进行个人接触时使用。所谓便条邀约，就是将邀约写在便条纸上，然后留交或请人代交给被邀请者。尽管在书面邀约上，便条邀约显得最为随便，却反而往往会使被邀请者感到亲切、自然。便条邀请的内容，是有什么事写什么事，写清楚为止。它所选用的纸张，应干净、整洁。依照常规，用以邀约他人的便条不管是留交还是代交给对方，均应装入信封之中，一同送交。如果交到对方手上的只有一张纸，则显得太过随便，也不符合商业交往上的礼仪。

　　值得注意的是，不论以何种书面形式邀约他人，要尽量提前预约，通常请柬应当至少在一周之前到达对方手中，以便对方有所准备。临时预约，对方可能会让感到措手不及，或无法调整自己的时间计划，显然是对对方很不尊重的一种行为。

　　回复邀约--及时回复，题写回函

　　商界人士接到正式的书面邀约之后，第一反应该是：对方是真心诚意的邀请。要知道，任何书面形式的邀约，都在邀请者经过慎重考虑，认为确有必要之后才会发出的。对方所看重的，可能是你的名气和地位，可能是希望借此机会发展双方之间的关系。总之，这是对方一种友好的方式。所以，不管怎样处理，都要给对方一个合“礼”的答复。否则，“来而不往非礼也”，也有失商业交往的礼仪原则。

　　那么，你的第一个“礼”就是“及时礼”，也就是说不管你能否出席，都要尽快给对方一个答复。一般最好不要超过三天，这样对方才能合理的进行准备和调整。

　　事实上，一般邀请者在发出邀请的时候，就要求对方能否出席作出答复。尤其是使用请柬的时候，都会在文中注明，就算不注明，有时也会在文中注上要求回复的专用符号。还有邀请者为了方便对方回复，还在在请柬上附上“答复卡”。上面一般除了“接受邀请”、“不能接受”这两项内容外，再没有其他任何东西。这样，被邀请者在答复时，只须稍费“举手之劳”，在以上两项之中，作一回“选择题”，在二者之一划上一道勾，或是涂去其一，然后再寄回给邀请者就行了。

　　如果没有在接到“答复卡”，那么就要体现出你的第二个礼仪，即“回函礼仪”，也就是说，要你写封信来进行回复，而这样的书信就叫做回函。一般情况下，回函要亲自书写，以示慎重。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。

　　回函的具体格式，可参照邀请者发来的书面邀约，在人称、语气、措辞、称呼等方面与之不相上下就算不上失礼。对于回函的内容要求，应当对邀请者尊重、友好，并且应当对能否接受邀约这一关键性问题，作出明确的答复，切勿避实就虚，让人觉得“难解其中味”。如果拒绝，最好要讲明理由，而且理由要充分，比如：如卧病、出差、有约在先等，均可采用。如果要是应约，那么，在写接受函时，应将有关的时间与地点重复一下，以便与邀请者核实无误。

　　另外，为了确保被邀请者准确无误地将有关信息反馈给邀请者，在书面邀约正文的左下方，依照惯例要将与邀请者联络的具体方式，详尽地提供给被邀请者。

　　如何应对不速之客--一切听从领导指挥

　　在商业交往上，也常会遇见不速之客，这样难免会耽误我们的工作。那么，该怎样正确的处理，才能让不速之客离开，而又不是礼仪呢？

　　一：如果来者是公司客户。一般来访客户，在自己能解决的情况下，就没必要非要让领导出面。不然，事事都要领导亲力亲为，那么还要员工做什么？所以，这时你可以介绍他们去找相关部门的主管或相关人员交涉。你应该先替他联系一下，然后再向他指明该部门的名称、位置。如果对方不方便的话，那么你最好是为其引路。

　　二：如果来者是领导的上级或贵宾。这时，你就应该热情地请他们到会客室就座，并给他们倒上一杯茶，然后并马上告诉领导。接下来，听领导的指示进行适当的处理。

　　三：如果来者是推销员。推销员上门是种最常见的现象，这时候你就要先让他们稍等，然后打电话给相关部门。如果相关部门有意向或是事先有约的话，就要指引他们过去。如果那些推销员坚持要见领导，则很有可能是从没预约，只是他觉得见领导可能更益于他的推销工作，这时候，你就可以委婉的拒绝他们。

　　四：是公司内部的管理人员。他们如果说有急事要见领导的话，你绝对不应该这时候拿腔拿调，而是要马上通报，以免误事。

　　五：其他不速之客。这种情况，你就要先请对方报上姓名、单位、来访目的等基本资料后，再去请示领导，由领导自己决定是不是会见。

　　由此可见，在面对不速之客的时候，最好的方式还是要向领导请示，然后按领导的指示办事，切不可莽撞行事，有时候，在你面前毫不起眼的人，就往往是你得罪不起的大客户。