第32章 商务拜访礼仪--商务活动的重要形式(1)

　　拜访前的准备工作--知己知彼，才能百战百胜

　　商业的拜访，关键是为了商业的合作，增强双反的感情和信任。所以，为了做一个受欢迎的拜访者，事前应该有所准备，从而确保拜访计划的顺利进行。

　　第一：确定拜访的性质，也就是说，要明确拜访的主题。有了明确的主题之后，然后才可以准备相应的工作。比如商业性的拜访。那么，你就要事先将相应的资料准备好，将自己的目的、宗旨理清，这样就不会仓促而去，浪费对方的时间。对于任何人而言，时间都是宝贵的，别人花时间来陪你，你又怎么好意思讲别人的时间都浪费在琐事上呢？

　　第二：准备好自己的形象。除了衣着和仪表方面的适当准备，还要注意因地制宜，以及了解自己及你所拜访对象的身份。有了这些原则就能帮助你展现出专业风采。因为在商业拜访中，你代表的不仅仅是个人，而是整个公司的形象。如果客户对你产生美好的第一印象，这次拜访就等于成功了一半。而据科学调查表明：人们的第一印象大多取决去外表。也就是说，外表能传达给别人的信息包括关于你是个什么样的人，你所在的公司又是一个什么样的公司。

　　第三：适当的了解对方的一些情况。这有助于安排谈话内容的顺序。只要有了充分的准备，在拜访的时候，就会避重就轻，避免一些不必要的麻烦，从而成功地达到预期的拜访目的。另外，适当的称谓亦是商业礼节中重要的一点。欲达到目的，就须将“正确无误的称谓”列入事前对对方背景资料的捜集情报之中。如果你要与商业客户会面，却不知道他正确的称呼，便可先打电话请教其秘书，对方必然会很乐意告诉你。即使这是长途电话，仍有其必要性。那么，在你们会面的时候，得体的称呼，会让你收到对方热烈的欢迎。

　　拜访时间的选择--避免对方的用餐时间

　　作为商业人士，时间观念是很重要的，一般在商务拜访的时候，还要注意拜访的时间，以免给对方造成不便。那么，受先你要做的，就是和对方和对方预约拜会的时间。预约时，要有礼貌地请教对方，你所定时间内他是否有空接见你，同时也必须告知对方你此次的拜访需要占用对方多久时间，使被访者有所准备，不要做不速之客。其次，在选择时间的艺术上要特别注意：千万不要选对方公司刚开门时，或是对方中午用餐及休息时间，再者就是即将下班的时间，选择在这三个时间段去拜访别人，一般都是不合适的，所以在预约的时候，要尽量避免。

　　等待会见时的礼仪--等待不能超过二十分钟

　　拜访的时候，有时候难免会出现主人“迟迟不可肯现身”的现象。这时，对方一般是有什么临时紧急的事情在处理，或是上一个约会还没有结束。那么，你该这样傻傻的等，还是做点别的什么呢？一般来说，你可以这些措施：

　　一：到达对方公司后，首先告知前台人员，你代表哪一家公司、你的姓名以及你要拜访的对象是谁，然后要有耐性地等候他的通报。千万不要显出一副不耐烦的样子，而要安静耐心地等待。

　　二：等待时，千万不要携带小说或者在纸上乱写一通。因为有可能受访者已经站在你面前了，却由于你看小说看得太入神而忽略了，不知他是何时来的，这样会给人非常不专业的形象。三：拜访时，如果提前到达，千万不要在被拜访的公司内乱走.甚至乱翻别人的资料档案，这是非常失礼的行为。想在拜访地借用电话时，记住要尊重主人，先打声招呼，才可使用电活。

　　四：如果你是客人，到达后就应进行登记，告诉接待员你的姓名、公司名称，给她一张名片，并告知约见人的姓名。在大公司里，知道主要的电话分机号码是很有用的。你可以通知主人或其助手你已经到了，他们会派人接你去办公室或告诉你到哪座楼哪个房间以及怎样走。

　　五：不管是否能继续等待，只要已超过20分钟，就可以请问秘书或前台服务人员“您是否能告诉我，xxx先生何时有空？”，记住对秘书也要有礼貌。

　　六：当要拜访的对象始终没有办法和你见面，而你又无法再继续等候下去时，可以留下名片，但切记要将名片左上角往内折！这个动作就是告诉对方你已经来过，而且一定要请前台人员转送并致谢，表示你实在是因为接下来还有其他事情，所以没有办法继续等待。也可要求前台小姐再约下次时间。但是千万别跟前台小姐抬杠，或批评对方主人，这是商务拜访时需特别注意的细节。

　　拜访时的礼仪--商务拜访，谨记守时

　　一：首要规则是准时，让别人无故干等无论如何都是严重失礼的事情。如果有紧急的事情，不得不晚，必须通知你要见的人。如果打不了电话，请别人为你打电话通知一下。如果遇到交通阻塞，应通知对方要晚一点到。

　　二：到达被访人所在地时，一定要用手轻轻敲门，进屋后应待生人安排指点 了后坐下。后来的客人到达时，先到的客人应该站起来，等待介绍。

　　三：约好去拜访对方，无论是有求于人还是人求于己，都要在礼节上多多注意，不可失礼于人，而有损自己和单位的形象。

　　四：当你到达时，告诉接待员或助理你的名字和约见的时间，递上你的名片以便助理能通知对方。冬天穿着外套的话，如果助理没有主动帮你脱下外套或告诉你外套可以放在哪里，你就要主动问一下。

　　五：在等待时要安静，不要通过谈话来消磨时间，这样会打扰别人工作。尽量不要不耐烦地总看手表。如果你等不及，可以向助理解释一下并另约一个时间。不管你对要见的人有多么不满，也一定要对接待或助理有礼貌。

　　六：当你被引到约见者办公室时，如果是第一次见面，就要先做自我介绍；如果已经认识了，只要互相问候并握手就行了。

　　七：时间宜厂短不宜长，所以你要尽可能快地将谈话进人正题，而不要闲扯个没完。清楚直接地表达你要说的事情，不要讲无关紧要的事情。说完后，让对方发表意见，并要认真地听，不要辩解或不停地打断对方讲话。你有意见的话，可以在他讲完之后再说。

　　八：拜访时应彬彬有礼，注意一般交往细节。告辞时要同主人和其他客人一一告别，说“再见”、“谢谢”；主人相送时，应说“请回”、“留步”等等。

　　接受奉茶的礼仪--双手接茶才合“礼”

　　拜访时，对方为了表示礼貌，往往会为你奉茶。正所谓“来而不往非礼也”，这时你应该同样给予对方相应的回应，包括以下几个方面：

　　一：应注视奉茶者，并诚恳地说声“谢谢”，即使是餐厅服务员帮忙加水，也要对其表示谢意，感谢他们的辛勤劳动。

　　二：在商务活动中，当别人奉茶时不要以手去接，以免增加奉茶者的困扰。但若是领导或长辈亲自给你奉茶则要起身双手恭敬地接迎。

　　三：受人招待奉茶时，如果无法说感谢，也要以和蔼的眼神予奉茶者以回应，绝不可视而不见、听而不闻，否则是非常失礼的行为。

　　四：如需调和糖与奶精，应先调好之后，茶匙横放在碟子上，再以右手端起杯子。当然，习惯用左手者例外。

　　五：喝茶时不需将杯垫一起端起，以单手端起茶杯，另一手轻扶杯垫，预防杯垫掉落即可。但若坐在矮茶几旁，则必须连同杯垫一起端起，以免不慎打翻了。

　　六：喝茶时不可出声，不要因怕将茶叶喝入口中而以嘴滤茶，如果发出声音则是十分不雅的。

　　七：女士喝茶先用化妆纸将口红轻轻按掉些，以免口红印留在杯子上。

　　另外，值得注意的是，在商务拜访时，如对方未先提出备有饮料款待时，作为客人，一般不宜主动提要求。否则，就显得对方招待不周，是很不礼貌的。

　　办公室拜访礼仪--向接待者表明来意

　　如果你拜访的地点是对方公司的办公室，那么在经过对方通知接见之后，你应该根据当时的场地和环境，注意一些礼节。

　　一：注意仪表和办公环境的的搭配。到办公室拜访要注意仪容，穿戴要整洁大方，这既是对对方的尊重，同时也表明自己对拜访的重视程度。

　　二：先敲门再入室。进入办公室前应先敲门，经允许后方可进入。如果办公室门是关着的，进来后应轻轻把门关上。

　　三：注意见面礼仪。向接待人员应问候“你好”或“各位好”或点头致意，然后自我介绍或向接待人员递名片，请求与要会见者见面。如系与约好的会见人见面，应提及双方约会的事，让接待者明白来意。

　　四：注意馈赠礼品。到办公室拜访，特别是一般性的工作访问，多数情况下不必准备什么礼物。但若是为了感谢对方单位的支持，就应准备相应的礼品，一般的锦旗、牌匾之类的礼品为宜。