第35章 做好自己的会计师(1)

　　做好自己的会计师，就意味着必须学会理财。“经商会理财，财源不断来。”合理的理财之道，会让小店在商海中任意遨游；倘若缺乏理财知识，那么小店将面临坐吃山空、一路溃败的境地。

　　第八十一招学会理财，获得更大利益

　　一、理财的意义

　　学会理财，无论对于小店现阶段的发展还是未来的发展，都有着积极的意义。

　　我们知道，财务涉及经济组织的全部经济活动，是保证小店经营活动顺利进行的必要手段。财务管理好了，就有利于加强经济核算，加速资金周转，节约开支，增加积累，促进小店的健康、快速发展。

　　财务管理是按照资金运动的规律，对资金来源和资金运用进行合理安排，对生产经营过程中的物质、劳动消耗和经营成果进行计划、监督、核算和分析的一项综合性工作。

　　小店创业者可以通过财务管理达到以下几个目的。

　　1、节约成本

　　通过财务管理节省开支，降低经营成本，提高经济效益。

　　2、管理资金走向

　　通过财务管理实行严格的财务监督，认真审查费用开支是否合理、合法，对浪费现象及时采取措施加以遏制，对收益分配、工资以及福利加以正确处理。

　　3、增加资金积累

　　通过财务管理积极筹集资金，广辟财源，增加资金积累，并对资金进行合理分配和灵活调剂，保证小店经营活动的顺利进行。

　　在理财的基础上，还可以考虑如何获得更大的利益。

　　4、确保合理利润

　　做生意，必须获得合理利润。大家都知道赔本的生意不能做，小店生意还要更进一步，即没有合理利润的生意也不能做。所谓合理利润，是指除了不赔本之外，还必须赚到一定的利润。小店生意如果最后只赚了一些存货，应当是失败的生意。

　　二、获得更大利益的前提：敏锐的金钱感

　　1、什么是金钱感

　　俗话说“一分钱难死英雄汉。”不会珍惜小钱的人干不了事业。对自己囊中的金钱稍微大方一点儿没有什么关系，但是，对小店的金钱则一分也不能浪费。一分也不能浪费并不仅限于现金，连原材料、燃料、劳动力都不能浪费。它们虽然没有表露出金钱的面孔，但在小店的经营活动中与金钱的性质相同。

　　有不少人只看重金钱，却在不断地浪费商品和原材料，这些人也属于金钱感薄弱型。

　　2、认识金钱感对于小店的重要性

　　金钱感是小店创业者必须具备的素质，它决定了小店的经济情况及未来发展状况。一般来说，小店创业者对小店的金钱必须严格把关。

　　那么，小店的金钱包括哪些？一般来说，以下这几个方面都属于小店金钱的范畴。

　　(1)现金；

　　(2)原材料；

　　(3)商品；

　　(4)设备。

　　小店里的一切，都能反映为金钱。

　　把商品看做与标注的价格相等的现金，才是敏锐的金钱感。1万元的商品货款呆账，必须看做是1万元的现金呆账。退货时也是一样。如果有100万元的商品退货，那就等于是从小店的金库里支出了100万元的现金，这样的感觉往往使小店创业者有一种深刻的危机意识，将会更为谨慎地面对自己企业的经营活动。

　　通常情况下，小店创业者会出现这样的情况：小店动用的金钱数目越多，人对金钱的感觉就会变得越麻痹。如果平时经常动用巨额金钱，小额钞票常常显得像垃圾一样不被重视。如果小店创业者每天操纵着10万元、100万元的巨额现金，那么对一两万元就会变得无所谓。

　　因此，小店创业者必须避免这样的情况出现，只有做到这一点，小店的生意才会越来越红火。

　　第八十二招财务分析与建议

　　一、财务分析的程序

　　财务分析，就是要让小店创业者对自己小店的财务有一个全面的了解，这样才能避免在出现问题时手忙脚乱。

　　要做好财务分析，并非匆忙地制定一个计划。为了保证财务分析的有效性，小店的经营管理者、投资人、债权人、小店财务人员等在进行财务分析时，必须遵循以下一些基本程序。

　　1、选择恰当的分析方法

　　常用的财务分析方法有以下几种。

　　(1)比较分析法；

　　(2)有比率分析法。

　　在具体分析时，可根据这些方法各自的特点，结合实际情况具体使用。例如，局部的财务分析可选择其中的某一种方法；全面的财务分析则应该综合运用各种方法，以便做出客观、全面的评价。

　　2、分析各种因素

　　在进行财务分析的过程中，必然会发现影响小店经营活动的各种因素，作为小店创业者应善于在诸多因素中抓住主要矛盾，即影响小店生产经营活动的主要因素，然后有的放矢地找出相应的办法与对策，做出正确的决策或建议。

　　3、确定财务分析的范围

　　财务分析的范围取决于财务分析的目的，其范围可以是小店经营活动的某一方面，也可以是全过程。

　　作为债权人，他可能关心的只是小店偿还债务的能力，因而不必对小店经营活动的全过程进行分析。而作为小店创业者，则必须进行全面的财务分析，这就有必要搜集小店各方面的资料。

　　4、做出正确决策

　　财务分析的最终目的，是为经营决策提供依据。

　　作为小店创业者，应依据上述比较分析的结果，提出各种方案，然后权衡各种方案的利弊得失，从中选择最佳方案，做出经济决策。这个过程也是一个信息反馈过程。

　　小店创业者可通过财务分析不断总结经验、吸取教训，使小店的效益不断提升。

　　二、小店的财务建议

　　1、公私财产要分开

　　现在有不少小店均为创业者独自经营，因此，这就会出现一个问题：财务公私不分。本来生意的现金周转、利润水平都处于相对理想的状态，但个人的高消费足可以严重影响生意的财务状况。同时，尽管是“肉烂在锅里”，但由于财务公私不分，很难使小店正常发展。

　　究其财务公私不分的危害，主要有以下两条。

　　（1）增加成本。我们都知道，尽量减少企业营运过程中的不可预计因素，是保证小店营运与发展的重要措施，并且可以起到减少成本的作用。小店创业者的日常消费如果实施供给制，完全由企业按需供应，则将增加企业的营运费用，使经营成本比同行高出许多。

　　（2）难以养成好习惯。“由俭入奢易，由奢入俭难”，小店创业者如果不加以控制，很容易快速提高自己的消费水平。如果再有一些不良嗜好，处于创业期的企业通常是很难承担如此高额的费用的，这样下去，小店离破产也就不远了。

　　对于合伙经营的小店，财务公私分开具有更加重要的意义。

　　假设小店合伙人中，有一个人不遵守“游戏规则”，大家都将不遵守“游戏规则”。转眼之间，一家前途光明的小店也就倒闭了。

　　2、防止小额开支变巨额开支

　　在小店里，许多小额费用加起来，会成为一笔很大的费用。尤其是当你允许你的雇员可以不经你的批准，就直接去订购产品、存货和办公用品时，情况就更是如此了。当然，为了小店的发展，你不得不放手让你的雇员直接去干一些工作，包括一些购买工作。但是，如果雇员不加节制地在这里花几百元，在那里花几百元，加起来就是上千元。把这些项目综合起来看，你愿意花上千元吗？如果答案是否定的，你就需要从所有这些项目对小店的综合影响上来考虑超过一定数额的费用花得是否值得，而不是只看相互分离、彼此互不联系的购买项目。

　　因此，建立适当的财务制度，当费用超过一定的限额(比如说两百元)时，予以追踪或要求执行批准程序。

　　作为小店创业者，每个月都要检查一下账目，随时检查财务报表，以确保小店的支出费用保持在稳定的状态。如果小店创业者不能做这项工作，就应该找一个能够胜任的人来做，比如会计师。

　　第八十三招基础管理：

　　完善资金计划及日清月结体系

　　一、资金运用计划

　　在筹备到足够的资金之后，首先要有周密的资金运用计划。

　　当然，不可避免的是，在小店的发展中，资金运用计划可能随开店计划的变动而发生变动，因此，在实际操作过程中，应力求紧密结合计划目标，以免造成太大的出入，影响资金的运用。另外，在制订计划时，也要考虑临时应变措施。

　　一般来说，资金运用计划可以分成以下三个部分。

　　(1)资金规划；

　　(2)收支规划；

　　(3)利益分配规划。

　　需要小店创业者特别关注的是，开店前可能需要大量的资金，而在开店后，收支的情况对资金的运用也有很大的关系。所以，对于经营环境、业内动向和小店本身的经营状况等，在制定收支规划时要多方面地考虑，并慎重地拟定计划。

　　此外，为了小店的长远发展，小店创业者还需拟定开店后五年乃至十年的中长期计划。

　　1、资金规划

　　资金规划分为开店前规划和开店后规划两部分。

　　（1）开店前规划。主要有小店租金、装潢费、硬件设备及保证金、入股金及商品准备金等。

　　（2）开店后规划。主要有经营运转资金、商品采购费、贷款利息以及扩建、维修等各种费用等。

　　2、收支计划

　　（1）营业额估算。开店第一个年度的营业额，需根据市场调查、卖场构成、小店实地条件、经营能力等内容，并与同行加以比较后进行估算。次年度以后的营业额则根据收入所得与消费支出成长状况，配合其他已设立的小店年度变化情形予以估算。经营中若有扩建计划时，对于营业额的预估也要计入。

　　（2）收入估算。毛利额计算，一般依据毛利率及营业额进行估计，其他收入，如利息收入、租赁收入等，则依据可能发生的情况予以列入。

　　（3）经费支出计算。按照经营之需，分为固定费用与变动费用。

　　固定费用包括人事费、水电费、邮电费、日常用品费及其他各项管理费等，在固定费用中，也有一部分费用与营业额的高低有连带关系。固定资产的折旧以及摊位的租金等也应列入经营费用当中。

　　变动费用是依营业额的高低比例所确定的，如包装费、广告费、营业税等。

　　3、利益分配规划

　　小店的利益分配，除了缴纳各项税款外，可依营运的需要提取公积金，或是作为股东、员工的股利分配。

　　如何筹备与运用资金，这是每个小店创业者都应当深入了解的。只要能参照以上内容，谨慎执行原定目标额度，一定能顺利地实现开店的目的。

　　二、建立日清月结体系

　　为了避免出现长款、短款的情况，日清月结就成为小店现金管理工作的基本原则和要求。

　　所谓长款，是指现金实存数大于账面余额；所谓短款，是指现金实存数小于账面余额。

　　因此，日清月结体系就是小店的收银员必须做到按日清理，按月结账。

　　这里所说的按日清理，是指收银员应对当日的小店业务进行清理结算，全部登记日记账，结算出库存现金账面余额，并与库存现金实地盘点数核对。按日清理的内容包括以下几点。

　　1、清理各种现金收付款凭证

　　小店有必要按日清理各种现金收付款的凭证，如果不当日清理，繁杂的日常事务会使这些事情很容易出现差错。

　　2、现金盘点

　　收银员清点现金数量，将清点出的实存数和账面余额进行核对，看两者是否相符。如发现有长款或短款，应进一步查明原因，及时进行处理。

　　对于长款，经查明属于记账错误、丢失单据等，应及时更正错账或补办手续，如属于少付他人，则应查明并退还原主；对于短款，如查明属于记账错误，应及时更正错账，如属于收银员工作疏忽或业务水平问题，一般应按规定由过失人赔偿。

　　3、登记和清理日记账

　　将当日发生的所有现金收付业务全部登记入账，在此基础上，看看账证是否相符，即现金日记账所登记的内容、金额与收、付款凭证的内容、金额是否一致。清理完毕后，结算出现金日记账的当日库存现金账面余额。

　　4、检查库存现金是否超过规定的现金限额

　　如果实际库存现金超过规定的库存现金限额，则应将超过的部分及时送存银行；如果实际库存现金低于规定的库存现金限额，则应及时补提现金。

　　第八十四招财务审批制度

　　——明确资金流向

　　几乎所有的小店创业者都会认为：一家利润很高、规模很大的企业不可能破产倒闭。

　　实际上，当我们静下心来思考之后就会发现，一家利润很高、规模很大的企业也有可能破产倒闭。因为企业破产倒闭的原因不在于利润的高低，而在于现金的流量。

　　成熟的企业是建立在商业信用的基础上的，企业既对外欠债，外界又欠企业的债。如何维持一种平衡，就是现金流量管理的重点，也是企业管理的重点。

　　现金流量预计与小店营业的规模具有直接的关系。因此，小店创业者必须提前确定自己的营业规模。因为现金流量预计仅仅是一种预计，用于理解未来一段时间内的资金情况，所以，即使实际情况可能有很大的出入，也不要紧。

　　需要特别说明的是，这里的概念是完全从小店实战出发的，与专业的财务报表有很大的差异。现金流量预计，仅仅与营运周期中的现金流动情况有关。

　　相对于小店来说，大型企业的资金流向管理方式显得过于复杂。对于小店创业者，可能通过以下程序确定自己未来一段时间内的现金流量，并据此提前采取相应的应对措施。

　　1、确定现金流量预计表中的分项金额

　　期初余额(启动资金)：在开始营运之前，手头持有的资金。

　　营运支出：须付供应商的金额与企业的各种营运费用。

　　营业收入：营运周期内销售额的预计。

　　现金余额：特定周期期末的持有现金，下一周期的期初余额。

　　因此，现金余额=期初余额+营业收入—营运支出

　　应当根据实际情况，对营运周期中的每个月进行分项核算，并按营运支出与营业收入汇总。

　　2、建立财务审批制度

　　也许很多小店创业者都会遇到这样的问题：刚开业的时候许多地方需要花钱，但是不知道哪些地方必须花钱，哪些地方可以节省，因此，小店创业者应该算清每一笔账，不该花的钱少花一分，就会降低一分成本，赢利自会增加一分。注意提高管理水平和经营水平，在不改变服务质量、不降低商品品质、不损害顾客利益的基础上，通过管理和经营的方式来使成本降低，从而达到“减支增效”的目的，这便是财务审批制度制定的依据。

　　小店应该建立合理的财务审批制度，如果费用超过一定限额，就应予以追踪或要求有批准程序。每个月都要检查一下账目，随时检查财务报表，以确保小店的费用不超出限额。

　　另外，经营商品过程中的浪费往往不易被察觉，例如，卫生间里的“长流水”，饭店包间内的“长明灯”等。小店创业者若不注意这些方面，很可能会导致经营失败。因此，小店创业者要养成良好的习惯，制定严格的财务审批制度来降低成本，并做好以下几个方面的工作。

　　(1)教育员工养成随手关灯、关水龙头的习惯，这样可节省水电费。

　　(2)经常评估、考核员工的工作效率。只有不断地评估、考核，才能激发员工的潜能，使其提高工作效率。工作效率一提高，成本自然就会降低。

　　(3)聘用能身兼数职的员工，以节省工资费用。

　　(4)发动员工提出改进工作、革新商品销售方式的合理建议，并适当奖励优秀方案。

　　(5)降低商品运送成本。

　　(6)明确规定长途电话和市内电话的通话时间，尽量做到物尽其用和节省时间。

　　(7)经常更换能力差的员工。