第21章 给事业加点油——金口才让你纵横职场 (4)

　　打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够 “听”得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

　　打电话重要，接电话同样也不能忽视。

　　丽娜在快要下班的时候接到一个重要客户的电话。丽娜为人直爽，不拘小节，接起电话大声说“喂，谁啊”。因为有事赶着下班，丽娜告知经理暂时出去后，就急急地挂了电话，客户那边还没挂电话，就听见重重的挂电话声音，很是不高兴。后来客户和经理聊天的时候无意中说起这件事情，让经理很恼火，回来就把丽娜狠狠地说了一顿。

　　原来接电话也是有学问的，那么职业女性在接电话要注意哪些方面呢？

　　一，应尽快应答电话。

　　听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约 3秒种，若长时间无人接电话或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。应答时，先自报姓名。应答或转接电话一定要尽力帮助对方。记住，你代表的是公司，第一印象十分重要。打电话的人会根据你接电话的语言及态度得出对公司的判断。

　　二，语气态度要真诚恳切。

　　你的情绪、语气和姿态都能通过声音的变化传达给对方。接每个电话都要将对方视为自己的朋友，态度要恳切，语言要中听，使对方乐于与你交流。

　　三，做好电话记录。

　　随时牢记5W1H技巧，所谓5W1H是指：

　　① When何时；

　　② Who何人；

　　③ Where何地；

　　④What何事；

　　⑤Why为什么；

　　⑥How如何进行。

　　在工作中这些信息是十分重要的。接电话具有相同的重要性，电话记录既要简洁又要完备，有赖于5WIH技巧。

　　四，挂电话前的礼貌。

　　要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别， 说一声“再见”，等对方挂了电话之后再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。

　　只要你注意以上事项，相信电话一定能成为你事业中的利器。

　　艺术地表达不同意见

　　恰如其分地表达不同意见，不但是职场的一种必备能力，更是一种必备的说话艺术。

　　在工作中，和同事、客户或者上司之间的意见不统一很正常。需要注意的是，表达不同意见的时候，谦虚的态度很容易使对方对你产生好感。如果你的意见又切实可行，别人还是非常愿意接受的。

　　一天，上司召集所有员工一起开会，说是要研究一个问题。

　　公司做的是对外贸易，当时正好和一个新的服装厂家谈好了一个项目，拿服装的价格非常便宜，上司的意思还是想走原来的价格销售服装。他想大量进货，然后按照原来的价格销售。

　　当时，林然的想法和上司的不同，她觉得价格应该稍微低一些。因为人们都有这样的心理，买东西的时候即使便宜一块钱，也会觉得很实惠。既然买进服装的价格便宜了，为什么零售和批发价格都和原来一样呢？另外，就是进价便宜了，可以大量采购，但是如果价格依然还是原来的价格，有可能衣服的款式卖得就慢。不能及时更新款式对于公司来说，也是致命的损失。

　　林然是这么想的，但并没有说出来。因为她只是一名秘书，记录会议才是她的工作。

　　当所有的中层领导将自己的看法说完之后，上司的表情非常激动。大家都是顺着上司的，有的人说他的看法好，有的人说如此一来，业绩一定会大大上升等等。

　　虽然林然很想说出自己的观点，但她知道，此时她不能说自己的观点，一是因为如此说会影响上司的情绪，二是她觉得向上司表达自己的不同意见要“含蓄”。

　　开会到最后，上司突然将眼光盯在林然的身上，笑着说：“我想起来了，我们几个大老爷们在这里评论衣服。你看我的秘书小林，她的衣服多时髦啊！我们的衣服不就是面向这些小女孩的吗？我觉得她更有发言权！小林，你的意思呢？”

　　林然谦虚地说：“其实，我并不是一个时尚的女人，我姐姐很时尚，她经常是非名牌的衣服不买。”说到这里，上司和其他人一起笑了起来。

　　上司问林然：“那你买衣服有什么原则？”

　　林然笑着说：“我是那种特现实的人，如果有两家服装店卖一样的衣服，我肯定会买便宜的，即使便宜一元钱。”

　　老板这次没有笑，而是陷入沉思。过了一会，他说：“我想起来了，我们不能将所有的衣服都和原来的价钱一样，我们要分类处理，一类衣服走高价，一类衣服走低价。”于是，他和几个领导又研究了几个方案。最终确定下来新的方案后，上司还请林然吃了顿饭，表示感谢。

　　后来，衣服销售得果然很好，林然也越来越被器重了。

　　在工作中，讨论棘手的问题或商量复杂的事情时，难免会有不同的意见和观点。不同的意见和观点往往是建立在否定他人意见之上的，如果方法不巧妙，很可能会使人处于尴尬境地，甚至得罪了人。因此，如何提出不同意见是大有讲究的。这里介绍几种较为可行的方法。

　　一，不要完全否定对方。

　　用辩证的方法先肯定对方的意见有合理的因素，再提出自己的不同意见。比如在讨论怎样提升业绩时，有人提出一个方案，而你觉得不妥。这时，你不妨这样说：“刚才黄某某提出的意见有一定的道理，也是一种方法，但我觉得还是……”接着，你可以具体说说理由。先肯定对方，再提出不同意见，有理有据，这样显得公正和客观，也容易让人接受。假如硬梆梆地直说，很容易形成紧张气氛，给人家难堪而迫使人家不肯放弃自己的意见。

　　二，用商量或者探讨的语气表达。

　　尽量用商讨或询问的口吻，不用命令或过于绝对的语气。当你要表达不同意见时，先可用较温和的口吻来说，比如：“你的意见是这样，我觉得是不是可以那样？说不定那样会更好呢？你再想想。”或者这样说：“我们能不能换一个角度来考虑？你看那样行不行？”先商量，当对方仍坚持己见时，你再用坚定的语气也不迟。商量是尊重人的表现，你非常尊重人家，即使人家不想否定自己的意见，不想接受你的意见，也会充分考虑你的意见，并给以相应的尊重。

　　三，表达出你的为难。

　　在表达不同意见时，先表现出明显的不好意思和为难情态。当你的意见与对方的意见分歧较大时，在说出来之前，你可表现出犹豫不决或吞吞吐吐的样子，让对方有心理准备，让对方劝你说出来：“讲吧，没关系的，有什么不同意见就直说吧。”此时，你就可以直接告诉对方：“我们一直合作很好，我这个人也很直率，你也非常痛快，我就不客气了。”待彼此感情沟通后，再说出自己的不同意见。表现不好意思和为难情态，是一种退让，它给对方的是一种宽慰，一种暂时的有利，以便使自己的进击有了基础，最后达成心理上的平衡。

　　四，分析弊端。

　　由对方的观点推导出可能产生的不良后果，在此基础上，再提出自己的意见。你要提出不同意见，肯定对人家的意见不满意，对方的意见弊端在哪里呢？你得好好思考一番，尽可能多找一些出来，你给对方的意见找的毛病越多，否定起来就越容易，一旦人家的意见被否定了，自己的意见被人接受的把握就大了。不破不立，讲的就是这个道理。分析别人意见的弊端要实事求是，要有理有据，不能无中生有，更不能任意扩大。

　　五，借助他人的观点和做法来替代自己的不同意见。

　　有时，自己直接说出不同意见比较为难，譬如面对的是老师、长辈或上级。此时，你可借助同类型的、对方也熟悉或已经明确了的事例来替代自己的意见。同类型的是指性质和类型相同的；对方也熟悉的，往往说服力强。比如你可这样说：“张三他们也有过这种事，他们就是这样处理的，结果倒不错，我们是不是可以借鉴。”借助法，实际上就是用事实来说话。

　　工作中批评他人的艺术

　　没有批评，这个世界不完美。虽然每个人都希望别人恭维自己，但是只要你的出发点是好的，再加上一点点的技巧，你会发现批评别人是这么的轻松。

　　在日常交际中，我们难免会受到批评，自然有时也难免批评别人。假如你是一个公司的主管，对于下属的过失视而不见，只是当“好好先生”的话，那么你就是一个不称职的上司，职业前途堪忧；如果你是一个普通职员，对于同事的错误听之任之，那么你就是一个不合格的员工，往往还会牵连到自己。批评别人不仅需要勇气，而且更需要策略。一个有修养的女人、一个有智慧的女人会不动声色地用巧言妙计，让下属或者同事在不知不觉中受到教育，而且能自觉改正，达到“治病救人”的神奇“功效”。如何让“良药”不“苦口”而利于“病”，让“忠言”不“逆耳”而利于“行”，是每个女人必须修炼的基本功。

　　智者千虑，必有一失。错误并不可怕，可怕的是身在错中不知错。这时就要靠“旁观者”来指点迷津。也许你的出发点是好的，但是如果不注意说话的技巧，不但目的达不到，还很有可能会伤了对方的感情。

　　做事一定有方法。在这里，特介绍一下治疗不良批评的灵丹妙药。

　　一，批评从赞美开始。

　　一天，销售员被叫到市场主管的办公室。主管看出了销售员忐忑不安的神情，微笑示意他坐下。

　　“你知道我为什么叫你来吗？”主管微笑地问道。

　　“知道，”销售员轻轻地回答，头埋得更低了。因为他知道自己虽尽了一番努力，但业绩就是上不来。

　　“你来到我们公司也快三个月了，一直都很努力，进步也快，看得出来，你的潜力很大，而且你还可以做得更好，只是现在找不到合适的方法，缺乏一点运气。这样吧，以后不懂的地方可以问我。以你的能力，我相信你完全可以做到。”销售员几乎不敢相信自己的耳朵，主管的话让他坚信了自己的能力。

　　很多人也知道在批评别人的时候首先要给予适当的赞美，然后再用“但是”，语调陡然一转，犹如火炉上浇冷水，让别人更加失望。所以，你不妨学学这位主管，衔接的巧妙让人拍案叫绝，不但巧妙地提出了批评，还鼓舞了士气。

　　二，用自己的行动，含蓄地指出他人之误。

　　曹妍的一个同事的桌子上总是很凌乱，让人看着不舒服，她几次欲言又止，惟恐落得个爱管闲事之名。后来曹妍灵机一动，早早地去上班将同事的桌子收拾得整整齐齐。同事来上班时，眼睛不由为之一亮：“谁帮我收的？”

　　“我来得早无聊。”曹妍谎称。这一天，她们的心情都很愉快。

　　江山易改，秉性难移。第二天同事的桌子上又是一团糟，曹妍再次不动声色地帮她收拾。受人恩惠，不报答一下是说不过去了，于是同事晚上请曹妍吃饭。

　　一来二去，此后同事的桌子总是摆放得很整齐。

　　很多时候你不妨用自己的行动暗示别人的错误，“含沙射影”地去“点醒”对方，对方自然会带着感激接受你的批评。

　　三，保全对方的面子。

　　安妮负责一家公司的市场调查。一次当她在会议作报告的时候，猛然意识到自己犯了一个极大的错误几乎导致会议的中止，当时的气氛比较尴尬。

　　“我感谢你认真的工作，但也要注意休息，”老板说，“我有信心你在下一次的调查中会更加准确，对公司更有意义。”

　　散会后，安妮下定决心决不会再让老板失望。

　　使他人保全面子，这是多么重要，而我们当中却极少有人能够想到这一点。我们无情地蹂躏别人的感情，咄咄逼人，为所欲为，当着众人的面去批评别人，伤害了别人的自尊。就算我们绝对正确，别人绝对错误，当我们在摆出高姿态去批评别人的同时也丢失了自己的风度。

　　四，学会理解，设身处地为他人着想。

　　人有七情六欲，人性的欲望是不可泯灭也不可满足的，面对世间纷繁的诱惑，有人难免会失足。错误或许并不是别人的初衷。犯错误本来就是一件难受的事情，即使我们的安慰也会刺激别人敏感的心灵，更别说我们的不理解和不宽容，伤口上加盐，只会让人更加闷闷不乐，一蹶不振。这个时候我们要告诉别人“我明白你的苦衷”求得心灵的共鸣，得到别人的信任。由此拉开序幕，一切水到渠成。

　　没有批评，这个世界不完美。虽然每个人都希望别人恭维自己，但是只要你的出发点是好的，再加上一点点的技巧，你会发现批评别人是这么的轻松。